Koraci prilikom uvođenja ISVU-a na visoko učilište su sljedeći:
1. Propuštanje IP adresa računala na kojima će biti instalirani ISVU moduli. Prvu IP adresu na učilištu propušta Centar potpore temeljem e-maila ISVU koordinatora, a ostale IP adrese evidentira ISVU koordinator u aplikaciji ISVU Admin Koordinator, prozoru Računalo.
2. Evidencija kroz modul Kadrovi. Evidentiraju se podaci o:
- osobama koje su imenovane za rad s ISVU-om
- ustroju visokog učilišta
- nastavnom osoblju.
3. Evidencija parametara ustanove kroz modul Studiji i studenti (Ustanova→Parametri ustanove)
4. Evidencija nastavnog programa kroz modul Studiji i studenti za 1. nastavnu godinu:
evidencija studija i smjerova (Nastavni program→Elementi strukture studija)
- evidencija predmeta (Nastavni program→Predmet)
- evidencija izbornih grupa (Nastavni program→ Grupe izbornih predmeta)
- evidencija obveznih i izbornih predmeta (Nastavni program→Predmeti u semestru za element strukture studija)
- evidencija parametara studija u akademskoj godini (Nastavni program → Parametri studija u akademskoj godini)
- zaključavanje pravila za upis više godine (Nastavni program →Zaključavanje pravila za upis više godine)
- zaključavanje nastavnog programa (Nastavni program→Zaključavanje/otključavanje nastavnog programa)
- evidencija izvođača nastave na predmetu (Nastavni program→Predmet u akademskoj godini; kartica →Izvođač). Također poželjno je definirati predmet (Kartica →Opis predmeta), te Obaveznu literaturu (Kartica →Literatura).
5. Evidencija i zaključavanje akademskog kalendara (Nastavni plan→Akademski kalendar; kartica Dani ovisni o rednom broju semestra; minimalno je potrebno definirati održavanje nastave – vrsta dana 2).
6. Provjera ispravnosti opisanog nastavnog programa na probnom sustavu.
Ono što je potrebno provjeriti jest:
- jesu li se studentu upisali dobri obvezni predmeti
- nude li se dobri izborni predmeti
- pogledati ispis upisnog lista, prilikom čega se provjerava popis obveznih i izbornih predmeta, te jesu li navedeni ispravni izvođači na predmetima
7. Prebacivanje podataka o studentima iz Informacijskog sustava studentskih prava (ISSP).Potrebno je obavijestiti Centar potpore da je obavljena provjera ispravnosti nastavnog programa (točka 6.) te da se može krenuti s prebacivanjem studenata iz ISSP. Nakon prebacivanja podataka iz ISSP-a svi studenti se vode kroz ISVU. Prebacivanje podataka se radi nakon zaprimanja potpisane odluke dekana visokog učilišta.
- studenti koji se upisuju u prvu godinu po nastavnom programu evidentiranom u ISVU-u, i
- studenti viših godina (Izbornik Upis godine→Podaci iz sustava prehrane→Upis godine)
8. Evidencija upisnih listova studenata koji su upisali prvu godinu.
Priprema za ispitnu evidenciju
- Evidencija rokova (Studiji i studenti→Ispit→Ispitni rok)
evidencija termina za ispitne rokove u akademskom kalendaru (Studenti i studiji→Nastavni plan→Akademski kalendar; kartica Dani neovisni o rednom broju semestra – vrsta dana 11, 12, 13)
- Evidencija dvorana (Studiji i studenti→Nastavni plan→Dvorana).
- Evidencija pravila za ispit pred ispitnim povjerenstvom (Studiji i studenti→Nastavni plan→ Pravila za ispit pred ispitnim povjerenstvom).
- Evidencija osoba koje imaju dozvolu rada s pojedinim predmetima (Studiji i studenti→Nastavni plan→Dozvole djelatnicima nad predmetima). Važno je napomenuti da koordinator evidentira dozvole djelatnicima nad predmetima.
- Instaliranje Studomata – zatražiti od Centra potpore uputstva za instalaciju studomata na visokom učilištu.
Ispis potvrda
- Potrebno je definirati tko obavlja dužnost dekana (Studiji i studenti → Nastavni plan → Obavljanje dužnosti).
- Potrebno je definirati parametre potvrde (Studiji i studenti→Potvrde→Parametri potvrde).
- Potrebno je definirati koje se potvrde mogu izdati studentu (Studenti i studiji→Potvrde→Svrha potvrde za VU i Potvrde za VU).
- Potrebno je definirati naziv visokog učilišta u genitivu i vokativu (Studenti i studiji→Ustanova→ Naziv ustrojstvene jedinice u padežu).
- Za pojedine potvrde potrebno je da studenti imaju evidentirano mjesto rođenja.
- Studenti putem Studomata mogu, ako im se omogući takva opcija, izdavati potvrde. Da bi se to omogućilo potrebno je na neko računalo na visokom učilištu instalirati aplikaciju print server – kontaktirati Centar potpore koji će instalirati tu aplikaciju.