Podaci u prozoru Matični podaci studenta predstavljaju osnovne podatke o studentu; one koji se nikada, ili jako rijetko mijenjaju (npr. prezime koje se mijenja udajom). Upravo zbog toga matični podaci studenta se unose samo jednom, dok se podaci koji se češće mijenjaju moraju evidentirati svake akademske godine (podaci vezani uz studenta u akademskoj godini u prozoru Student u akademskoj godini). Opcija Matični podaci studenta zajedno s opcijom Student u akademskoj godini, koja se nalazi u izborniku Upis godine, zapravo su elektronička verzija formulara Matični list i Upisni list.
S obzirom na tajnost osobnih podataka izrazita se pozornost obraća na to tko smije gledati, a tko mijenjati podatke o studentu. Matične podatke o studentu mogu pregledavati samo osobe na visokom učilištu/visokim učilištima na koje je student upisan, a izmjenu podataka mogu vršiti samo osobe na visokom učilištu koje je nadležno visoko učilište za studenta. U protivnom će se javiti poruka: Korisnik nema dozvolu za ovu operaciju. Iz istog razloga nije moguće ni pregledavati matične podatke studenata koji nisu upisani na vlastito visoko učilište. Tek nakon upisa studenta na visoko učilište u prozoru Student na visokom učilištu, bit će omogućen dohvat matičnih podataka.
Prozor Matični podaci studenta otvara se odabirom izbornika Student u ISVU aplikaciji Studiji i studenti, a zatim odabirom opcije Matični podaci studenta.
Prozor se sastoji od dva okvira:
- gornjeg okvira u kojem su navedeni osnovni podaci o studentu
- donjeg okvira u kojem su navedeni podaci o državljanstvu studenta.
Slika 1. Prozor Matični podaci studenta
Pregled prozora Matični podaci studenta
U prozoru su prikazani sljedeći podaci:
- Nadležno visoko učilište - šifra i naziv visokog učilišta koje je nadležno za studenta. Više o nedležnosti visokog učilišta za studenta nalazi se na kraju ove stranice.
- JMBAG - jedinstveni matični broj akademskog građana. Studentima koji ne postoje u sustavu visokog obrazovanja prilikom evidencije matičnih podataka, odnosno upisom s razredbenog postupka sustav dodjeljuje JMBAG. Studentu se dodjeljuje samo jedan JMBAG, neovisno o tome na koliko visokih učilišta studira.
- OIB - osobni identifikacijski broj (OIB) je stalna identifikacijska oznaka svakog hrvatskog državljana i pravne osobe sa sjedištem u Republici Hrvatskoj. Određuje ga i dodjeljuje Ministarstvo financija - Porezna uprava.
- JMBG - jedinstveni matični broj građana
- Datum rođenja - datum rođenja studenta u obliku dd.mm.gggg
- Spol - spol studenta
- Ime i prezime - ime i prezime studenta. Nije dozvoljeno upisati ime i prezime studenta u kojemu su sva slova velika.
- Djevojačko prezime - djevojačko prezime studentice
- Ime majke - ime majke
- Ime oca - ime oca
- Država i mjesto rođenja - država i mjesto rođenja studenta. Ovi podaci moraju odgovarati zapisu u pomoćnoj tablici Lista-Mjesto.
- Općina rođenja - šifra i naziv općine rođenja studenta. Ovi podaci moraju odgovarati zapisu u pomoćnoj tablici Lista-Općina.
- Nacionalnost - šifra i naziv nacionalnosti studenta. Ovi podaci moraju odgovarati zapisu u pomoćnoj tablici Lista-Nacionalnosti.
- Slika + Uzorak potpisa - fotografija studenta i uzorak potpisa studenta. Ovi su podaci prikazani na X-ici studenta.
- Završena škola - šifra i naziv završene srednje škole koja mora odgovarati zapisu u pomoćnoj tablici Lista-Škola.
- Strukovno područje - šifra i naziv strukovnog područja kojemu pripada završeni program izobrazbe. Ovi podaci moraju odgovarati zapisu u pomoćnoj tablici Strukovno područje.
- Godina završetka škole - godina u kojoj je student završio srednju školu
- Program izobrazbe + Trajanje izobrazbe (u god.) - šifra, naziv i trajanje u godinama završenog programa izobrazbe. Ovi se podaci moraju slagati sa zapisima u pomoćnoj tablici Lista-Program izobrazbe.
- Razina prava na prehranu - posljednja razina prava na prehranu koju student ima ili je imao, te period za vrijeme kojeg student ostvaruje ili je ostvarivao pravo na prehranu. U ovo se polje ne unose podaci, već predstavlja informaciju o posljednjoj razini prava na prehranu koju student ima ili je imao.Trenutnu razinu prava na prehranu student može provjeriti putem Studomata → Opcija Razina prava na prehranu.
- Podaci o državljanstvima - popis svih državljanstava koje student ima. Student uvijek mora imati barem jedno aktivno državljanstvo (državljanstvo kod kojeg polje Državljanstvo vrijedi do nije definirano). Zbog tog je ograničenja, kod izmjene državljanstva, potrebno prvo unijeti novo državljanstvo, a zatim izbrisati staro. Prilikom evidencije matičnih podataka o studentu, studentu se automatski dodjeljuje hrvatsko državljanstvo koje se kasnije može promijeniti. POdatak o šifri i nazivu države čije državljanstvo student ima mora odgovarati zapisu u pomoćnoj tablici Lista-Država.
- Državljanstvo vrijedi od - datum od kojeg državljanstvo počinje vrijediti. Ovo je u većini slučajeva datum rođenja studenta. Državljanstvo vrijedi do - datum kada državljanstvo prestaje vrijediti. Ovaj podatak ne mora biti unesen.
- Europski studentski identifikator (ESI) - Europski studentski identifikator (ESI) digitalni je identifikator koji studentima omogućuje jedinstvenu identifikaciju studenata kada pristupaju uslugama mobilnosti studenata online. ESI podupire i olakšava međunarodnu mobilnost studenata i transnacionalnu suradnju institucija visokog obrazovanja.
Unošenje matičnih podataka bit će omogućeno u dogovoru s ISVU Centrom potpore nakon što visoko učilište opiše nastavni program. Ukoliko je visoko učilište uključeno u sustav studentske prehrane (ISSP), potrebno je obaviti i prijenos podataka iz ISSP u ISVU sustav.
Podaci u prozoru Matični podaci studenta mogu se evidentirati na tri načina:
- Prebacivanjem podataka iz sustava prehrane (ISSP), pri čemu se u ovaj prozor povlače podaci o studentima u sustavu studentske prehrane. ISVU je povezan s Informacijskim sustavom studentske prehrane (ISSP) procesom dvosmjerne razmjene podataka. Iz ovog razloga matične podatke studenta nije potrebno dvaput unositi. Drugim riječima, ako se podaci o studentu unesu kroz ISSP sustav, moći će ih se dohvatiti u ISVU i obrnuto. Primjerice, nakon unosa matičnih podataka studenta u prozoru Matični podaci studenta, podatke će procesom razmjene ISVU ↔ ISSP biti moguće dohvatiti u ISSP sustavu kroz koji se vrši izdavanje X-ica. Ulaskom visokog učilišta u ISVU prebacuju se podaci o studentima iz ISSP sustava, uključujući i njihove upisne listove, te će se u prozoru Matični podaci studenta pojaviti podaci svih prebačenih studenata. Prebacivanje studenata iz ISSP se obavlja stoga što će se nakon ulaska visokog učilišta u ISVU svim studentima valjanost X-ice produživati evidencijom upisnog lista u tekućoj akademskoj godini, a razina prava na prehranu se više neće direktno postavljati, već će se računati na temelju evidentiranih podataka o studentu. U ISSP sustavu će se i dalje vršiti zatraživanje X-ica i slikanje studenata (aplikacija ISVU slikanje).
- Upisom studenata s razredbenog postupka, pri čemu se u ovaj prozor prenesu svi dostupni podaci o studentima
- Upisom podataka direktno u prozor
Evidencija zapisa
Evidentiranje zapisa u prozoru Matični podaci studenta, započinje pokretanjem akcije unosa. Nakon što korisnik upiše JMBG ili OIB studenta, provjerava se jesu li su matični podaci za tog studenta već evidentirani.
Matični podaci mogu biti evidentirani ako:
- Student ne postoji u sustavu visokog obrazovanja. Za te je studente matične podatke potrebno unijeti u prozoru Matični podaci studenta.
- Student već postoji u sustavu visokog obrazovanja, odnosno upisan je ili je bio upisan na neko visoko učilište koje je u ISVU
- Student već postoji u sustavu visokog obrazovanja, odnosno upisan je ili je bio upisan na visoko učilište koje nije u ISVU, ali je uključeno u ISSP (Informacijski Sustav Studentske Prehrane).
- Student dolazne virtualne mobilnosti ne postoji u sustavu visokog obrazovanja - Unos pomoću ESI-a
Student koji ne postoji u sustavu visokog obrazovanja
- Pokrenuti akciju unosa u prozoru Matični podaci studenta.
- Navesti obvezne podatke: ime i prezime studenta, datum rođenja i spol.
- Preporučljivo je navesti podatak o državi i mjestu rođenja, jer je nužan za izdavanje potvrda o upisu.
- Ostali podaci su opcionalni, ali njihova evidencija omogućava dobivanje raznih statističkih izvještaja.
- Nakon potvrde unosa u prozor, studentu se generira JMBAG, te mu se automatski postavlja hrvatsko državljanstvo. Visoko učilište koje je evidentiralo podatke postaje nadležno visoko učilište za danog studenta. Promjena državljanstva opisana je u nastavku ovih uputa, u dijelu Promjena državljanstva.
- Nakon potvrde unosa u prozor Matični podaci studenta, automatski se ispunjava prozor Student na visokom učilištu koji sadrži podatke vezane uz upis studenta na dano visoko učilište.
Student je već upisan na neko visoko učilište koje je u ISVU
- Pokrenuti akciju unosau prozoru Matični podaci studenta.
- Kada se unosi student upisan na drugo visoko učilište koje je u ISVU, prilikom unosa podataka u prozoru Matični podaci studenta pojavit će se obavijest da je student s danim OIB-om ili JMBG-om upisan na neko visoko učilište (Slika 2).Budući da su za tog studenta već evidentirani matični podaci, nije ih potrebno ponovno unositi.
Potrebno je pritisnuti gumb U redu, te prekinuti akciju unosa.
Slika 2. Upozorenje prilikom evidencije podataka
Student s drugog visokog učilišta koje nije u ISVU, ali je u sustavu studentske prehrane (ISSP)
Za ove studente već postoje matični podaci, ali nadležno visoko učilište nije u ISVU. Prilikom unosa studentovog JMBG-a ili OIB-a, zahvaljujući dvostranoj razmjeni između ISVU i ISSP, povlače se podaci o studentu iz ISSP. Kao nadležno visoko učilište postavlja se drugo visoko učilište.
Mjesto rođenja za ove studente može evidentirati nadležno visoko učilište kroz aplikaciju Studentska prehrana, te će se ti podaci razmjenom ISSP↔ISVU prebaciti u ISVU. Podatke može evidentirati i drugo visoko učilište koje nije nadležno studentu, a na koje je student upisan, koristeći opciju Mjesto rođenja studenta. Pritiskom na gumb otvara se novi prozor prikazan u kojem je potrebno navesti mjesto rođenja studenta, te potvrditi akciju unosa.
Slika 3. Opcija mjesto rođenja studenta
Unos pomoću ESI-ja za studente dolazne virtualne mobilnosti
Studente upisane temeljem stranog ESI-ja (bez OIB-a i JMBG-a) moguće je upisati na visoko učilište samo kao goste u sklopu neke dolazne virtualne mobilnosti, odnosno takvi studenti mogu imati samo upisni list na kojem je navedeno da su gostujući studenti, kao i boravak izvan matičnog VU za koji je navedeno da se radi o dolaznoj virtualnoj mobilnosti. Ako student nije gost te ima bilo odlaznu ili fizičku dolaznu mobilnost, mora imati OIB. Njihovi podaci ne razmjenjuju se s Informacijskim sustavom studentskih prava (ISSP-om), osim podataka nužnih da se u ISSP proslijedi informacija o iskorištenom JMBAG-u.
Pravila:
Student može imati više ESI-ja. Svaki student koji je upisan u ISVU ima hrvatski ESI (točno jedan), a može imati i jedan ili više stranih ESI-ja unesenih npr. temeljem mobilnosti.
Strani ESI može unositi i brisati samo nadležno VU.
Kod upisa studenta (unosa zapisa u Matične podatke) automatski se generira hrvatski ESI, u obliku HR:<JMBAG>, kojeg nije moguće obrisati niti promijeniti.
Kod brisanja matičnih podataka, automatski se brišu i svi studentovi ESI-ji.
Za studente koji nemaju OIB ne može se obrisati zadnji strani ESI (jer bi se time obrisao zadnji identifikator temeljem kojeg je dozvoljen upis matičnih podataka). Ako se studentu bez OIB-a dodijeli krivi strani ESI, potrebno je prvo evidentirati ispravni strani ESI te nakon toga obrisati pogrešni strani ESI.
Brisanje ESI-ja nije moguće ako za taj ESI postoji zapis na drugom VU o upisanom predmetu u nekoj mreži sveučilišta
Korisnik može odabrati hoće li ili neće obrisati ESI, ako za taj ESI postoji zapis na VU o upisanom predmetu u nekoj mreži sveučilišta.
Brisanje OIB-a nije dozvoljeno, ako student nema strani ESI ili JMBG, upisan je na više VU-ova te na bilo kojem VU ima evidentirano nešto od sljedećeg:
boravak u kojem je mobilnost koja nije virtualna dolazna
upisni list na kojem nije navedeno da se radi o upisnom listu gostujućeg studenta
upisni list iz sustava prehrane
ima izdane potvrde ili e-potvrde
Ako VU održava AAI imenik kroz ISVU, automatsko kreiranje elektroničkih identiteta ne obuhvaća studente bez OIB-a, jer za njih nije moguće kreiranje identiteta kroz ISVU.
- Pokrenuti akciju unosa u prozoru Matični podaci studenta.
- Navesti obvezne podatke: ime i prezime studenta, datum rođenja i spol.
- Preporučljivo je navesti podatak o državi i mjestu rođenja, jer je nužan za izdavanje potvrda o upisu.
- Ostali podaci su opcionalni, ali njihova evidencija omogućava dobivanje raznih statističkih izvještaja.
- Nakon što se potvrdi akcija unosa zapisa bez OIB-a i JMBG-a, prikazuje se obavijest (Slika 4.) i zatim otvara prozor za unos stranog ESI-ja (Slika 5.).
Slika 4. Obavijest o obaveznom unosu ESI
Slika 5. Polje za unos ESI
Na prihvat se obavlja provjera da je ESI stvarno strani (ne počinje sa HR:). Osim toga, ako se utvrdi da već postoji student s navedenim stranim ESI-jem, prikazuje se poruka da je studenta potrebno upisati na VU (prozor Student na visokom učilištu), jer matični podaci za njega već postoje. Na isti se način obavlja i standardna provjera OIB-a (kod studenata koji imaju OIB). Razlika je što prilikom unosa podataka o ESI-u, u prozoru Student na VU nema mogućnosti dohvata podataka preko ESI-ja te se u provjeri ESI-ja, ako se utvrdi da postoji student s tim ESI-jem, ispisuje se studentov JMBAG, ime i prezime studenta, te, ako je upisan na VU, i informacija da je upisan na VU.
Pravila:
Student može imati više ESI-ja. Svaki student koji je upisan u ISVU ima hrvatski ESI (točno jedan), a može imati i jedan ili više stranih ESI-ja unesenih npr. temeljem mobilnosti.
Strani ESI može unositi i brisati samo nadležno visoko učilište.
Kod upisa studenta (unosa zapisa u Matične podatke) automatski se generira hrvatski ESI, u obliku HR:<JMBAG>, kojeg nije moguće obrisati niti promijeniti.
Kod brisanja matičnih podataka, automatski se brišu i svi studentovi ESI-ji.
Za studente koji nemaju OIB ne može se obrisati zadnji strani ESI (jer bi se time obrisao zadnji identifikator temeljem kojeg je dozvoljen upis matičnih podataka). Ako se studentu bez OIB-a dodijeli krivi strani ESI, potrebno je prvo evidentirati ispravni strani ESI te nakon toga obrisati pogrešni strani ESI.
Brisanje ESI-ja nije moguće ako za taj ESI postoji zapis na drugom VU o upisanom predmetu u nekoj mreži sveučilišta
Korisnik može odabrati hoće li ili neće obrisati ESI, ako za taj ESI postoji zapis na visokom učilištu o upisanom predmetu u nekoj mreži sveučilišta.
Brisanje OIB-a nije dozvoljeno, ako student nema strani ESI ili JMBG, upisan je na više VU-ova te na bilo kojem VU ima evidentirano nešto od sljedećeg:
boravak u kojem je mobilnost koja nije virtualna dolazna
upisni list na kojem nije navedeno da se radi o upisnom listu gostujućeg studenta
upisni list iz sustava prehrane
ima izdane potvrde ili e-potvrde
Ako visoko učilište održava AAI imenik kroz ISVU, automatsko kreiranje elektroničkih identiteta ne obuhvaća studente bez OIB-a, jer za njih nije moguće kreiranje identiteta kroz ISVU.
Izmjena i brisanje postojećih zapisa
Promjena državljanstva
Prilikom evidencije podataka o novom studentu, studentu se automatski postavlja hrvatsko državljanstvo. Ako student nema hrvatsko državljanstvo, potrebno mu je promijeniti državljanstvo.
Postupak promjene državljanstva potrebno je provesti na sljedeći način:
- dohvatiti podatke o studentu
- označiti donji okvir
- pokrenuti unos novog zapisa
- u dodani redak evidentirati drugo državljanstvo studenta
- obrisati redak s hrvatskim državljanstvom
- potvrditi akciju.
Slika 6. Postupak promjene državljanstva
Brisanje postojećeg zapisa
Matični list studenta može brisati samo nadležno visoko učilište i to samo ako u nekom drugom prozoru ne postoje podaci o studentu, primjerice evidentiran upisni list i slično. Drugim riječima, matični podaci jednostavno se mogu obrisati tek netom nakon što su evidentirani.
Ako je student upisan na više visokih učilišta, matični podaci tog studenta ne mogu se obrisati (Slika 7.)
Slika 7. Poruka koja se javlja pri pokušaju brisanja matičnih podataka
Rad sa slikama
U prozoru Matični podaci studenta postoje dva polja u kojima se prikazuju podaci u obliku slike. To su Slika i Uzorak potpisa. Dohvaćeni podaci u obliku slike mogu se spremiti u datoteku. Slike studenata mogu se spremti na dva načina:
- Opcija Slike studenata (SLika 8.) omogućuje spremanje slike trenutno prikazanog studenta ili svih dohvaćenih studenata na lokalno računalo, pri čemu pohranjene datoteke imaju naziv u obliku Prezime_Ime_JMBAG.jpg.
Slika 8. Odabir slika za spremanje
- Dvostrukim pritiskom na lijevu ili desnu tipku miša iznad slike ili uzorka potpisa, na ekranu se pojavljuje prozor Spremanje slike u datoteku na lokalnom računalu (Slika 9). U polju Pogledaj u: potrebno je pronaći mjesto na računalu na koje će se pohraniti slika, dok se u polju Ime datoteke navodi ime datoteke u koju će se pohraniti slika ili uzorak potpisa studenta. Pritiskom na gumb Spremi, slika se pohranjuje na računalo.
Slika 9. Spremanje slike u datoteku na lokalnom računalu
Promjena nadležnosti - opcija Alati
Pod Alati je dodana opcija Preuzimanje nadležnosti.
Studentu se može preuzeti nadležnost u ISVU ako su zadovoljena sljedeća 3 uvjeta:
nadležno mu je visoko učilište na kojem nema aktivan paralelni studij
nema evidentiran OIB
ima aktivan paralelni studij na VU koje želi preuzeti nadležnost
Situacija u kojoj je navedena opcija korisna je, na primjer, kad je student bez OIB-a ranije bio upisan na neko drugo VU kao dolazni na virtualnu mobilnost, a visoko učilište ga želi upisati na fizičku mobilnost ili kao redovnog studenta na neki studij i treba mu unijeti OIB ili ako mu želi evidentirati podatke o dolaznoj virtualnoj mobilnost i pri tome mu promijeniti neki drugi od matičnih podataka.
Ovakvo preuzimanje nadležnosti nema utjecaja na ISSP, osim u slučaju kad VU nakon preuzimanja nadležnosti evidentira studentu i OIB. Čim student ima OIB, njegovi podaci se razmjenjuju između ISVU-a i ISSP-a sukladno opisu na Kako je povezan Informacijski sustav studentskih prava (ISSP) s ISVU-om?
Promjena nadležnosti za studenta kroz aplikaciju Studentske prehrane
Promjena nadležnosti za studenta vrši se kroz aplikaciju za prehranu. Nakon što se dohvate podaci o studentu, na obrascu za rad s karticama pojavi se gumb 'Preuzmi nadležnost' (gumb se prikazuje samo u slučaju ako je studentu nadležna druga ustanova), te se klikom na njega preuzima nadležnost za studenta (nakon 10-tak min promjena je vidljiva i u ISVU). U tom procesu nije potrebno zatražiti odnosno izmjeniti karticu.
Za pitanja vezana uz studentsku prehranu i pitanja oko nadležnosti visokog učilišta za studenta ovlašten je ISSP.
ISSP kontakt:
- web: http://www.srce.unizg.hr/issp
- e-mail: issp@srce.hr
- telefon: +385 1 616 5165
