Podaci u prozoru Matični podaci studenta predstavljaju osnovne podatke o studentu; one koji se nikada, ili jako rijetko mijenjaju (npr. prezime koje se mijenja udajom). Upravo zbog toga matični podaci studenta se unose samo jednom, dok se podaci koji se češće mijenjaju moraju evidentirati svake akademske godine (podaci vezani uz studenta u akademskoj godini u prozoru  Student u akademskoj godini). Opcija Matični podaci studenta zajedno s opcijom Student u akademskoj godini, koja se nalazi u izborniku Upis godine, zapravo su elektronička verzija formulara Matični list i Upisni list.

S obzirom na tajnost osobnih podataka izrazita se pozornost obraća na to tko smije gledati, a tko mijenjati podatke o studentu. Matične podatke o studentu mogu pregledavati samo osobe na visokom učilištu/visokim učilištima na koje je student upisan, a izmjenu podataka mogu vršiti samo osobe na visokom učilištu koje je nadležno visoko učilište za studenta. U protivnom će se javiti poruka: Korisnik nema dozvolu za ovu operaciju. Iz istog razloga nije moguće ni pregledavati matične podatke studenata koji nisu upisani na vlastito visoko učilište. Tek nakon upisa studenta na visoko učilište u prozoru Student na visokom učilištu, bit će omogućen dohvat matičnih podataka.

Prozor Matični podaci studenta otvara se odabirom izbornika Student u ISVU aplikaciji Studiji i studenti, a zatim odabirom opcije Matični podaci studenta.

Prozor se sastoji od dva okvira:

  • gornjeg okvira u kojem su navedeni osnovni podaci o studentu
  • donjeg okvira u kojem su navedeni podaci o državljanstvu studenta.

Slika 1. Prozor Matični podaci studenta

Pregled prozora Matični podaci studenta

U prozoru su prikazani sljedeći podaci:

  • Nadležno visoko učilište - šifra i naziv visokog učilišta koje je nadležno za studenta. Više o nedležnosti visokog učilišta za studenta nalazi se na kraju ove stranice.
  • JMBAG - jedinstveni matični broj akademskog građana. Studentima koji ne postoje u sustavu visokog obrazovanja prilikom evidencije matičnih podataka, odnosno upisom s razredbenog postupka sustav dodjeljuje JMBAG. Studentu se dodjeljuje samo jedan JMBAG, neovisno o tome na koliko visokih učilišta studira.
  • OIB - osobni identifikacijski broj (OIB) je stalna identifikacijska oznaka svakog hrvatskog državljana i pravne osobe sa sjedištem u Republici Hrvatskoj. Određuje ga i dodjeljuje Ministarstvo financija - Porezna uprava.
  • JMBG - jedinstveni matični broj građana
  • Datum rođenja - datum rođenja studenta u obliku dd.mm.gggg
  • Spol - spol studenta
  • Ime i prezime - ime i prezime studenta. Nije dozvoljeno upisati ime i prezime studenta u kojemu su sva slova velika.
  • Djevojačko prezime - djevojačko prezime studentice
  • Ime majke - ime majke
  • Ime oca - ime oca
  • Država i mjesto rođenja - država i mjesto rođenja studenta. Ovi podaci moraju odgovarati zapisu u pomoćnoj tablici Lista-Mjesto.
  • Općina rođenja - šifra i naziv općine rođenja studenta. Ovi podaci moraju odgovarati zapisu u pomoćnoj tablici Lista-Općina.
  • Nacionalnost - šifra i naziv nacionalnosti studenta. Ovi podaci moraju odgovarati zapisu u pomoćnoj tablici Lista-Nacionalnosti.
  • Slika + Uzorak potpisa - fotografija studenta i uzorak potpisa studenta. Ovi su podaci prikazani na X-ici studenta.
  • Završena škola - šifra i naziv završene srednje škole koja mora odgovarati zapisu u pomoćnoj tablici Lista-Škola.
  • Strukovno područje - šifra i naziv strukovnog područja kojemu pripada završeni program izobrazbe. Ovi podaci moraju odgovarati zapisu u pomoćnoj tablici Strukovno područje.
  • Godina završetka škole - godina u kojoj je student završio srednju školu
  • Program izobrazbe + Trajanje izobrazbe (u god.) - šifra, naziv i trajanje u godinama završenog programa izobrazbe. Ovi se podaci moraju slagati sa zapisima u pomoćnoj tablici Lista-Program izobrazbe.
  • Razina prava na prehranu - posljednja razina prava na prehranu koju student ima ili je imao, te period za vrijeme kojeg student ostvaruje ili je ostvarivao pravo na prehranu. U ovo se polje ne unose podaci, već predstavlja informaciju o posljednjoj razini prava na prehranu koju student ima ili je imao.Trenutnu razinu prava na prehranu student može provjeriti putem Studomata  Opcija Razina prava na prehranu.
  • Podaci o državljanstvima - popis svih državljanstava koje student ima. Student uvijek mora imati barem jedno aktivno državljanstvo (državljanstvo kod kojeg polje Državljanstvo vrijedi do nije definirano). Zbog tog je ograničenja, kod izmjene državljanstva, potrebno prvo unijeti novo državljanstvo, a zatim izbrisati staro. Prilikom evidencije matičnih podataka o studentu, studentu se automatski dodjeljuje hrvatsko državljanstvo koje se kasnije može promijeniti. POdatak o šifri i nazivu države čije državljanstvo student ima mora odgovarati zapisu u pomoćnoj tablici Lista-Država.
  • Državljanstvo vrijedi od - datum od kojeg državljanstvo počinje vrijediti. Ovo je u većini slučajeva datum rođenja studenta. Državljanstvo vrijedi do - datum kada državljanstvo prestaje vrijediti. Ovaj podatak ne mora biti unesen.
  • Europski studentski identifikator (ESI) - Europski studentski identifikator (ESI) digitalni je identifikator koji studentima omogućuje jedinstvenu identifikaciju studenata kada pristupaju uslugama mobilnosti studenata online. ESI podupire i olakšava međunarodnu mobilnost studenata i transnacionalnu suradnju institucija visokog obrazovanja.


Omogućen je unos matičnih podatka studenta bez OIB-a i JMBG-a, uz obavezan unos stranog ESI-ja, kako bi se kroz ISVU mogli voditi podaci o dolaznim virtualnim mobilnostima stranih studenata.
Nije potrebno kreirati AAI korisničke podatke za studente koji se na Studomat prijavljuju putem eduGaina-a.








Nije dozvoljeno upisati ime i prezime studenta u kojem su sva slova velika.


Unošenje matičnih podataka bit će omogućeno u dogovoru s ISVU Centrom potpore nakon što visoko učilište opiše nastavni program. Ukoliko je visoko učilište uključeno u sustav studentske prehrane (ISSP), potrebno je obaviti i prijenos podataka iz ISSP u ISVU sustav.


Podaci u prozoru Matični podaci studenta mogu se evidentirati na tri načina:

Evidencija zapisa

Evidentiranje zapisa u prozoru Matični podaci studenta, započinje pokretanjem akcije unosa. Nakon što korisnik upiše JMBG ili OIB studenta, provjerava se jesu li su matični podaci za tog studenta već evidentirani.

Matični podaci mogu biti evidentirani ako:

  1. Student ne postoji u sustavu visokog obrazovanja. Za te je studente matične podatke potrebno unijeti u prozoru Matični podaci studenta.
  2. Student već postoji u sustavu visokog obrazovanja, odnosno upisan je ili je bio upisan na neko visoko učilište koje je u ISVU
  3. Student već postoji u sustavu visokog obrazovanja, odnosno upisan je ili je bio upisan na visoko učilište koje nije u ISVU, ali je uključeno u ISSP (Informacijski Sustav Studentske Prehrane).
  4. Student dolazne virtualne mobilnosti ne postoji u sustavu visokog obrazovanja - Unos pomoću ESI-a

 Student koji ne postoji u sustavu visokog obrazovanja

 Student je već upisan na neko visoko učilište koje je u ISVU


Slika 2. Upozorenje prilikom evidencije podataka

Student s drugog visokog učilišta koje nije u ISVU, ali je u sustavu studentske prehrane (ISSP)

Za ove studente već postoje matični podaci, ali nadležno visoko učilište nije u ISVU. Prilikom unosa studentovog JMBG-a ili OIB-a, zahvaljujući dvostranoj razmjeni između ISVU i ISSP, povlače se podaci o studentu iz ISSP. Kao nadležno visoko učilište postavlja se drugo visoko učilište.

Da bi se studentu mogle ispisivati potvrde o upisu, student mora imati evidentirano mjesto rođenja.

Mjesto rođenja za ove studente može evidentirati nadležno visoko učilište kroz aplikaciju Studentska prehrana, te će se ti podaci razmjenom ISSP↔ISVU prebaciti u ISVU. Podatke može evidentirati i drugo visoko učilište koje nije nadležno studentu, a na koje je student upisan, koristeći opciju Mjesto rođenja studenta. Pritiskom na gumb otvara se novi prozor prikazan u kojem je potrebno navesti mjesto rođenja studenta, te potvrditi akciju unosa.


Slika 3. Opcija mjesto rođenja studenta


Unos pomoću ESI-ja za studente dolazne virtualne mobilnosti 

Studente upisane temeljem stranog ESI-ja (bez OIB-a i JMBG-a) moguće je upisati na visoko učilište samo kao goste u sklopu neke dolazne virtualne mobilnosti, odnosno takvi studenti mogu imati samo upisni list na kojem je navedeno da su gostujući studenti, kao i boravak izvan matičnog VU za koji je navedeno da se radi o dolaznoj virtualnoj mobilnosti. Ako student nije gost te ima bilo odlaznu ili fizičku dolaznu mobilnost, mora imati OIB. Njihovi podaci ne razmjenjuju se s Informacijskim sustavom studentskih prava (ISSP-om), osim podataka nužnih da se u ISSP proslijedi informacija o iskorištenom JMBAG-u.

Pravila:


Omogućen je unos matičnih podatka studenta bez OIB-a i JMBG-a, uz obavezan unos stranog ESI-ja, kako bi se kroz ISVU mogli voditi podaci o dolaznim virtualnim mobilnostima stranih studenata.

Slika 4. Obavijest o obaveznom unosu ESI

Slika 5. Polje za unos ESI

Na prihvat se obavlja provjera da je ESI stvarno strani (ne počinje sa HR:). Osim toga, ako se utvrdi da već postoji student s navedenim stranim ESI-jem, prikazuje se poruka da je studenta potrebno upisati na VU (prozor Student na visokom učilištu), jer matični podaci za njega već postoje. Na isti se način obavlja i standardna provjera OIB-a (kod studenata koji imaju OIB). Razlika je što prilikom unosa podataka o ESI-u, u prozoru Student na VU nema mogućnosti dohvata podataka preko ESI-ja te se u provjeri ESI-ja, ako se utvrdi da postoji student s tim ESI-jem, ispisuje se studentov JMBAG, ime i prezime studenta, te, ako je upisan na VU, i informacija da je upisan na VU.

Studente upisane temeljem stranog ESI-ja (bez OIB-a i JMBG-a) moguće je upisati na visoko učilište samo kao goste u sklopu neke dolazne virtualne mobilnosti, odnosno oni mogu imati samo upisni list na kojem je navedeno da su gostujući studenti i boravak izvan matičnog VU za koji je navedeno da se radi o dolaznoj virtualnoj mobilnosti (čim nije gost i ima bilo odlaznu ili fizičku dolaznu mobilnost, mora imati OIB). Njihovi podaci ne razmjenjuju se s Informacijskim sustavom studentskih prava (ISSP-om), osim podataka nužnih da se u ISSP proslijedi informacija o iskorištenom JMBAG-u.

Pravila:


Izmjena i brisanje postojećih zapisa

Promjena državljanstva

Prilikom evidencije podataka o novom studentu, studentu se automatski postavlja hrvatsko državljanstvo. Ako student nema hrvatsko državljanstvo, potrebno mu je promijeniti državljanstvo.

Budući da u svakom trenutku osoba mora imati barem jedno aktivno državljanstvo, nije moguće obrisati državljanstvo studentu, te mu zatim evidentirati novo državljanstvo. Izmjena državljanstva vrši se na način da se studentu evidentira drugo državljanstvo, te nakon toga obriše hrvatsko državljanstvo.


Postupak promjene državljanstva potrebno je provesti na sljedeći način:

  1. dohvatiti podatke o studentu
  2. označiti donji okvir
  3. pokrenuti unos novog zapisa
  4. u dodani redak evidentirati drugo državljanstvo studenta
  5. obrisati  redak s hrvatskim državljanstvom
  6. potvrditi akciju.

Slika 6. Postupak promjene državljanstva

Brisanje postojećeg zapisa

Matični list studenta može brisati samo nadležno visoko učilište i to samo ako u nekom drugom prozoru ne postoje podaci o studentu, primjerice evidentiran upisni list i slično. Drugim riječima, matični podaci jednostavno se mogu obrisati tek netom nakon što su evidentirani.

Ako je student upisan na više visokih učilišta, matični podaci tog studenta ne mogu se obrisati (Slika 7.)


Brisanjem matičnih podataka o studentu, obrisat će se i podaci o upisu na to visoko učilište u prozoru Student na visokom učilištu.




Slika 7. Poruka koja se javlja pri pokušaju brisanja matičnih podataka 


Rad sa slikama

U prozoru Matični podaci studenta postoje dva polja u kojima se prikazuju podaci u obliku slike. To su Slika i Uzorak potpisa. Dohvaćeni podaci u obliku slike mogu se spremiti u datoteku. Slike studenata mogu se spremti na dva načina:

Slika 8. Odabir slika za spremanje

Slika 9. Spremanje slike u datoteku na lokalnom računalu


Promjena nadležnosti - opcija Alati

Pod Alati je dodana opcija Preuzimanje nadležnosti.

Studentu se može preuzeti nadležnost u ISVU ako su zadovoljena sljedeća 3 uvjeta:

Situacija u kojoj je navedena opcija korisna je, na primjer, kad je student bez OIB-a ranije bio upisan na neko drugo VU kao dolazni na virtualnu mobilnost, a visoko učilište ga želi upisati na fizičku mobilnost ili kao redovnog studenta na neki studij i treba mu unijeti OIB ili ako mu želi evidentirati podatke o dolaznoj virtualnoj mobilnost i pri tome mu promijeniti neki drugi od matičnih podataka.

Ovakvo preuzimanje nadležnosti nema utjecaja na ISSP, osim u slučaju kad VU nakon preuzimanja nadležnosti evidentira studentu i OIB. Čim student ima OIB, njegovi podaci se razmjenjuju između ISVU-a i ISSP-a sukladno opisu na Kako je povezan Informacijski sustav studentskih prava (ISSP) s ISVU-om?

Promjena nadležnosti za studenta kroz aplikaciju Studentske prehrane

Promjena nadležnosti za studenta vrši se kroz aplikaciju za prehranu. Nakon što se dohvate podaci o studentu, na obrascu za rad s karticama pojavi se gumb 'Preuzmi nadležnost' (gumb se prikazuje samo u slučaju ako je studentu nadležna druga ustanova), te se klikom na njega preuzima nadležnost za studenta (nakon 10-tak min promjena je vidljiva i u ISVU). U tom procesu nije potrebno zatražiti odnosno izmjeniti karticu.

Za pitanja vezana uz studentsku prehranu i pitanja oko nadležnosti visokog učilišta za studenta ovlašten je ISSP. 

ISSP kontakt:

Slika 2. Podaci iz aplikacije za studentsku prehranu

Slika 3. Upozorenje prilikom promjene nadležnosti