Evidencija školarine

Podaci u prozoru

Podaci u gornjem okviru

Slika 1. Pregled prvog okvira (primjer 1)

Visoko učilište – šifra i naziv visokog učilišta na kojem korisnik ima dozvolu za rad. Ovi podaci moraju odgovarati zapisu u tablici Ustrojstvena jedinica.

JMBAG, ime i prezime studenta – student kojem se evidentiraju školarine

Akademska godina – akademska godina za koju se evidentiraju školarine

Nastavna godina – nastavna godina koju je student upisao

Paralelni studij – da li je studij za kojeg se evidentiraju školarine paralelan ili nije

Saldo na današnji dan – računa se kao (Uplata + Povrat) - (Zaduženje + Odobrenje), pri čemu u proračun ulaze transakcije čiji je datum transakcije prije današnjeg dana i na današnji dan. Pri tome se mora paziti na činjenicu da su Odobrenje i Povrat manji od 0.
U primjeru 1 (pogledati slike 1 i 4) saldo na datum 05.09.2008. iznosi:
(2456.00 + (-2000.00)) - (2456.00 + (-2000.00)) = 456.00 - 456.00 = 0.00
Legenda:

Ukupni saldo – računa se kao (Uplata + Povrat) - (Zaduženje + Odobrenje), pri čemu u proračun ulaze sve transakcije.
U primjeru 1 (pogledati slike 1 i 4) ukupan saldo iznosi:
(2456.00 + (-2000.00)) - (2456.00 + 2456.00 + 2458.00 + (-2000.00)) = 456.00 - (7370.00 +(-2000.00) = 456.00 - 5370.00 = -4914.00

Pregled podataka o svojim školarinama student može sâm provjeriti putem Studomata  opcija Pregled školarina.
Na Slici 1. ukupni saldo je negativan, a čine ga zaduženja studenta koja još nisu dospjela na naplatu (Slika 4).

Školarine definirane u Školarina na VU – ukupan iznos školarine za studenta. Ukoliko se školarine računaju na temelju upisanih ECTS bodova, ukupan iznos jednak je:

Ukoliko se školarine ne vode po upisanim ECTS bodovima, ukupan iznos jednak je iznosu iz prozora Školarina na visokom učilištu, izbornik Ustanova.

Okvir Upisani smjerovi studenta

Slika 2. Pregled drugog okvira (primjer 1)

Šifra smjera, naziv smjera – šifra i naziv smjera kojeg je student upisao

Okvir Školarine po upisanim predmetima

Slika 3. Školarine po upisanim predmetima (primjer 2)

Predmet, Naziv predmeta, Rbr. izvedbe, Rbr. komponente, ECTS bodovi – sustav generira podatke s upisnog lista.

Redni broj semestra, Status predmeta, Opis statusa upisanog predmeta, Način upisa, Oslob. Polaganja – sustav generira podatke s upisnog lista

Datum evidencije – datum evidencije transakcije

Vrsta transakcije – vrsta transakcije može biti Zaduženje ili Odobrenje.
Dodavanjem predmeta na upisni list, u ovaj okvir se dodaje redak s tim predmetom i iznosom školarine za taj predmet.
Brisanjem predmeta s upisnog lista, studenta se oslobađa od školarine u određenom iznosu, te se u ovaj okvir dodaje redak s tim predmetom i vrstom transakcije odobrenje.

Ako se ispit prizna (opcija Priznavanje ispita, izbornik Upis godine), onda student nije ni slušao predmet, pa zbog toga ne treba plaćati školarinu, te će mu u iznosu za koji je prethodno bio zadužen biti evidentirano odobrenje (smanjenje školarine).
Primjerice, predmet 31486 je priznat, pa je ukupan iznos školarine umanjen za 614.17 kn. Predmet 31487 je obrisan s upisnog lista, pa je ukupan iznos školarine umanjen za 737.00 kn.

Iznos – iznos školarine po predmetu

Operacija – vrijednost u ovom polju se automatski postavlja i može biti korisnička akcija, unos, izmjena ili brisanje

Okvir Evidencija školarina

Slika 4. Pregled trećeg okvira (primjer 1)

Šifra transakcije – svaka transakcija ima svoj jedinstveni identifikator, šifru transakcije. Šifru transakcije generira sustav.

Redni broj transakcije – redni broj transakcije. Datum uplate s rednim brojem transakcije 2, mora biti poslije datuma uplate s rednim brojem 1.

Vrsta transakcije – vrsta transakcije može biti Uplata, Zaduženje, Odobrenje ili Povrat.

Kod evidencije uplate i povrata mora se navesti način plaćanja. Odobrenje i povrat su iznosi manji od 0, budući da se kod odobrenja radi o smanjenju školarine, a kod povrata o vraćanju uplaćenih novaca studentu, npr. ako je student pretplatio školarinu.

Datum transakcije – datum kada je napravljena transakcija

Br. dokumenta – "papirnati" broj dokumenta transakcije

Način plaćanja i Opis načina plaćanja – način plaćanja može biti Blagajna gotovina, Blagajna ček, Žiro račun ili Tekući račun

Iznos dugovanja (kn) – zaduženja i odobrenja

Iznos potraživanja (kn) – uplate i povrati

Knjiženo – podatak da li je transakcija knjižena ili ne. Može poprimiti vrijednost Da ili Ne.

Komentar – slobodan komentar. Ako postoji Rješenje o promjeni školarine, u ovom polju se prikazuje generirani broj rješenja, primjerice Rješenje o promjeni škol. 208.

Storno – brisanje zapisa nije omogućeno nego samo njegov storno. Stornirani zapis prikazan je plavom bojom.

Datum storna – datum kada je napravljen storno transakcije

Komentar storna – slobodan tekst, odnosno razlog storniranja zapisa

Evidencija transakcija

Ako se želi evidentirati nova transakcija za studenta, potrebno je najprije dohvatiti () postojeće transakcije (kao uvjet dohvata upisati JMBAG). Transakcije se evidentiraju u najdonjem okviru Evidencija školarina.
U gornjem okviru prozora omogućen je unos (). Opcija unosa može se koristiti ako student nema evidentiran niti upisni list niti jednu transakciju u nekoj akademskoj godini. U tom slučaju najprije se evidentiraju transakcije (npr. uplata školarine), a naknadno se evidentira upisni list studenta. Ukoliko se student prvi put upisuje tada se postavlja da je nastavna godina 1, a inače se postavlja vrijednost Nepoznata (Slika 5).

Slika 5. Gornji okvir prozora

Postupak evidencije transakcija

Postupak unosa nove transakcije je sljedeći:

• Označiti okvir Evidencija školarina i pokrenuti akciju unosa ()

Slika 6. Unos uplate

• Šifru transakcije generira sustav, a kao redni broj transakcije se ponudi broj 1 ili prvi sljedeći slobodni broj
• U polju Vrsta tran. odabrati vrijednost uplata ili povrat ovisno o vrsti transakcije
• Kao datum transakcije postavlja se trenutni datum, ali ga je moguće i izmijeniti

• Navesti iznos potraživanja (kn)

  Ako je vrsta transakcije uplata, tada je iznos potraživanja > 0. Ako je vrsta transakcije povrat, tada je iznos potraživanja < 0.

• Navesti način plaćanja ili prenijeti vrijednost iz pomoćne tablice Lista-Način plaćanja

Slika 7. Mogući načini plaćanja

• Ako je potrebno, ispuniti polje Komentar i polje Br. dokumenta, te potvrditi akciju unosa ()

Slika 8. Potvrda unosa uplate studenta

• Evidencijom uplate, odnosno povrata, promijenit će se saldo.

  Ako je datum transakcije prije današnjeg dana i na današnji dan, promijenit će se iznos salda na današnji dan i ukupnog salda.
  Ako je datum transakcije veći od današnjeg datuma, promijenit će se samo iznos ukupnog salda.

Napomene

Ako se pokuša evidentirati nova transakcija tipa zaduženje ili odobrenje, pojavit će se poruka prikazana na Slici 9:

Slika 9. Obavijest pri unosu novog zaduženja

Prilikom unosa potrebno je pripaziti na određena ograničenja:

• Potrebno je poštovati redoslijed rednih brojeva za transakcije, npr. ukoliko postoje uplate s rednim brojevima 1 i 2, tada sljedeća uplata ima redni broj 3.
• Prilikom evidencije transakcije ponudi se datum transakcije. Taj datum je moguće promijeniti, ali samo tako da prati redni broj transakcije, tj. ako se evidentira uplata s rednim brojem 2, datum uplate mora biti nakon uplate koja ima redni broj 1.

Školarina po upisanim predmetima

Ukoliko se na visokom učilištu školarine vode kroz ISVU i računaju prema upisanim ECTS bodovima, prilikom evidencije upisnog lista (kroz aplikaciju ili putem Studomata) odabire se broj rata u kojima će se otplatiti školarina. Nakon odabira broja rata, za svaki predmet s upisnog lista nastaje zapis u okviru Školarine po upisanim predmetima, te se studenta zadužuje na ukupan iznos zaduženja izračunat prema upisanim predmetima, a broj zaduženja ovisi o odabranom broju rata.

Slika 10. Školarine po upisanim predmetima

Ako se predmet obriše s upisnog lista, nastaje odobrenje za taj predmet tako da se uvijek prati povijest jednom upisanog predmeta.
Primjerice, predmet 19671 je obrisan s upisnog lista, pa je ukupan iznos školarine umanjen za 122.8333 kn, pri čemu je u okviru Evidencija školarine automatski izvršena promjena iznosa zaduženja.
Za predmete koji su priznati (izbornik Upis godine  opcija Priznavanje ispita) ne plaća se školarina i nastaje odobrenje, odnosno ukupan iznos školarine se umanjuje za vrijednost školarine za te predmete. Primjerice, predmet 19676 je priznat, pa je ukupan iznos školarine umanjen za 737 kn.

Ispis obavijesti o nepodmirenom iznosu školarine

Ukoliko postoje studenti koji nisu podmirili svoj dug, može im se poslati obavijest o nepodmirenju iznosa školarine.

Slika 11. Opcija Ispis obavijesti

Obavijest se može ispisati za:

• samo prikazanog studenta ili
• sve dohvaćene studente.

Slika 12. Ispisana obavijest