Podaci u prozoru Matični podaci studenta predstavljaju osnovne podatke o studentu; one koji se nikada, ili jako rijetko mijenjaju (npr. prezime koje se mijenja udajom). Upravo zbog toga matični podaci studenta se unose samo jednom, dok se podaci koji se češće mijenjaju moraju evidentirati svake akademske godine (podaci vezani uz studenta u akademskoj godini u prozoru Student u akademskoj godini). Opcija Matični podaci studenta zajedno s opcijom Student u akademskoj godini, koja se nalazi u izborniku Upis godine, zapravo su elektronička verzija formulara Matični list i Upisni list.
S obzirom na tajnost osobnih podataka izrazita se pozornost obraća tome tko smije gledati, a tko mijenjati podatke o studentu. Matične podatke o studentu mogu pregledavati samo osobe na visokom učilištu/visokim učilištima na koje je student upisan, a izmjenu podataka mogu vršiti samo osobe na visokom učilištu koje je nadležno visoko učilište za studenta, dok se u protivnom javlja poruka: Korisnik nema dozvolu za ovu operaciju. Iz istog razloga nije moguće ni pregledavati (
) matične podatke studenata koji nisu upisani na vlastito visoko učilište. Tek nakon upisa studenta na visoko učilište u prozoru Student na visokom učilištu, bit će omogućen dohvat matičnih podataka.
Prozor Matični podaci studenta otvara se odabirom izbornika Student u ISVU aplikaciji Studiji i studenti, a zatim odabirom opcije Matični podaci studenta.
Prozor se sastoji od dva okvira:
- gornjeg okvira u kojem su navedeni osnovni podaci o studentu
- donjeg okvira u kojem su navedeni podaci o državljanstvu studenta.
Slika 1. Prozor Matični podaci studenta
Pregled prozora Matični podaci studenta
U prozoru su prikazani sljedeći podaci:
- Nadležno visoko učilište - šifra i naziv visokog učilišta koje je nadležno za studenta
- JMBAG - jedinstveni matični broj akademskog građana. Studentima koji ne postoje u sustavu visokog obrazovanja prilikom evidencije matičnih podataka, odnosno upisom s razredbenog postupka sustav dodjeljuje JMBAG. Studentu se dodjeljuje samo jedan JMBAG, neovisno o tome na koliko visokih učilišta studira.
- OIB - osobni identifikacijski broj (OIB) je stalna identifikacijska oznaka svakog hrvatskog državljana i pravne osobe sa sjedištem u Republici Hrvatskoj. Određuje ga i dodjeljuje Ministarstvo financija - Porezna uprava.
- JMBG - jedinstveni matični broj građana
- Datum rođenja - datum rođenja studenta u obliku dd.mm.gggg
- Spol - spol studenta
- Ime i prezime - ime i prezime studenta. Nije dozvoljeno upisati ime i prezime studenta u kojemu su sva slova velika.
- Djevojačko prezime - djevojačko prezime studentice
- Ime majke - ime majke
- Ime oca - ime oca
- Država i mjesto rođenja - država i mjesto rođenja studenta. Ovi podaci moraju odgovarati zapisu u pomoćnoj tablici Lista-Mjesto.
- Općina rođenja - šifra i naziv općine rođenja studenta. Ovi podaci moraju odgovarati zapisu u pomoćnoj tablici Lista-Općina.
- Nacionalnost - šifra i naziv nacionalnosti studenta. Ovi podaci moraju odgovarati zapisu u pomoćnoj tablici Lista-Nacionalnosti.
- Slika + Uzorak potpisa - fotografija studenta i uzorak potpisa studenta. Ovi su podaci prikazani na X-ici studenta.
- Završena škola - šifra i naziv završene srednje škole koja mora odgovarati zapisu u pomoćnoj tablici Lista-Škola.
- Strukovno područje - šifra i naziv strukovnog područja kojemu pripada završeni program izobrazbe. Ovi podaci moraju odgovarati zapisu u pomoćnoj tablici Strukovno područje.
- Godina završetka škole - godina u kojoj je student završio srednju školu
- Program izobrazbe + Trajanje izobrazbe (u god.) - šifra, naziv i trajanje u godinama završenog programa izobrazbe. Ovi se podaci moraju slagati sa zapisima u pomoćnoj tablici Lista-Program izobrazbe.
- Razina prava na prehranu - posljednja razina prava na prehranu koju student ima ili je imao, te period za vrijeme kojeg student ostvaruje ili je ostvarivao pravo na prehranu. U ovo se polje ne unose podaci, već predstavlja informaciju o posljednjoj razini prava na prehranu koju student ima ili je imao.Trenutnu razinu prava na prehranu student može provjeriti putem Studomata → Opcija Razina prava na prehranu.
- Podaci o državljanstvima - popis svih državljanstava koje student ima. Student uvijek mora imati barem jedno aktivno državljanstvo (državljanstvo kod kojeg polje Državljanstvo vrijedi do nije definirano). Zbog tog je ograničenja, kod izmjene državljanstva, potrebno prvo unijeti novo državljanstvo, a zatim izbrisati staro. Prilikom evidencije matičnih podataka o studentu, studentu se automatski dodjeljuje hrvatsko državljanstvo koje se kasnije može promijeniti. POdatak o šifri i nazivu države čije državljanstvo student ima mora odgovarati zapisu u pomoćnoj tablici Lista-Država.
- Državljanstvo vrijedi od - datum od kojeg državljanstvo počinje vrijediti. Ovo je u većini slučajeva datum rođenja studenta. Državljanstvo vrijedi do - datum kada državljanstvo prestaje vrijediti. Ovaj podatak ne mora biti unesen.
Unošenje matičnih podataka bit će omogućeno u dogovoru s ISVU Centrom potpore nakon što visoko učilište opiše nastavni program. Ukoliko je visoko učilište uključeno u sustav studentske prehrane (ISSP), potrebno je obaviti i prijenos podataka iz ISSP u ISVU sustav.
Slika 9. Obavijest o potrebi obavljanja prijenosa podataka iz ISSP u ISVU
Podaci u prozoru Matični podaci studenta mogu se evidentirati na tri načina:
- Prebacivanjem podataka iz sustava prehrane (ISSP), pri čemu se u ovaj prozor povlače podaci o studentima u sustavu studentske prehrane. ISVU je povezan s Informacijskim sustavom studentske prehrane (ISSP) procesom dvosmjerne razmjene podataka. Iz ovog razloga matične podatke studenta nije potrebno dvaput unositi. Drugim riječima, ako se podaci o studentu unesu kroz ISSP sustav, moći će ih se dohvatiti u ISVU i obrnuto. Primjerice, nakon unosa matičnih podataka studenta u prozoru Matični podaci studenta, podatke će procesom razmjene ISVU ↔ ISSP biti moguće dohvatiti u ISSP sustavu kroz koji se vrši izdavanje X-ica. Ulaskom visokog učilišta u ISVU prebacuju se podaci o studentima iz ISSP sustava, uključujući i njihove upisne listove, te će se u prozoru Matični podaci studenta pojaviti podaci svih prebačenih studenata. Prebacivanje studenata iz ISSP se obavlja stoga što će se nakon ulaska visokog učilišta u ISVU svim studentima valjanost X-ice produživati evidencijom upisnog lista u tekućoj akademskoj godini, a razina prava na prehranu se više neće direktno postavljati, već će se računati na temelju evidentiranih podataka o studentu. U ISSP sustavu će se i dalje vršiti zatraživanje X-ica i slikanje studenata (aplikacija ISVU slikanje).
- Upisom studenata s razredbenog postupka, pri čemu se u ovaj prozor prenesu svi dostupni podaci o studentima
Upisom podataka direktno u prozor
Evidencija zapisa
Evidentiranje zapisa u prozoru Matični podaci studenta, započinje pokretanjem akcije unosa (
). Nakon što korisnik upiše JMBG ili OIB studenta, provjerava se jesu li su matični podaci za tog studenta već evidentirani.
Matični podaci mogu biti evidentirani ako:
- Student ne postoji u sustavu visokog obrazovanja. Za te je studente matične podatke potrebno unijeti u prozoru Matični podaci studenta.
- Student već postoji u sustavu visokog obrazovanja, odnosno upisan je ili je bio upisan na neko visoko učilište koje je u ISVU
- Student već postoji u sustavu visokog obrazovanja, odnosno upisan je ili je bio upisan na visoko učilište koje nije u ISVU, ali je uključeno u ISSP (Informacijski Sustav Studentske Prehrane).
Student koji ne postoji u sustavu visokog obrazovanja
- Pokrenuti akciju unosa (
) u prozoru Matični podaci studenta. - Navesti obvezne podatke: OIB studenta, JMBG, ime i prezime studenta. Polja Datum rođenja i Spol ispunjavaju se automatski, na temelju informacija sadržanih u JMBG-u te ih je potrebno provjeriti.
- Preporučljivo je navesti podatak o državi i mjestu rođenja, jer je nužan za izdavanje potvrda o upisu.
- Ostali podaci su opcionalni, ali njihova evidencija omogućava dobivanje raznih statističkih izvještaja.
Slika 7. Evidencija matičnih podataka
- Nakon potvrde unosa u prozor (
), studentu se generira JMBAG, te mu se automatski postavlja hrvatsko državljanstvo. Visoko učilište koje je evidentiralo podatke postaje nadležno visoko učilište za danog studenta. Promjena državljanstva opisana je u dijelu uputa Promjena državljanstva. - Nakon potvrde unosa u prozor Matični podaci studenta, automatski se ispunjava prozor Student na visokom učilištu koji sadrži podatke vezane uz upis studenta na dano visoko učilište.
Slika 8. Potvrda unosa u prozor
Student je već upisan na neko visoko učilište koje je u ISVU
- Pokrenuti akciju unosa (
) u prozoru Matični podaci studenta. - Kada se unosi student upisan na drugo visoko učilište koje je u ISVU, prilikom unosa podataka u prozoru Matični podaci studenta pojavit će se obavijest da je student s danim OIB-om ili JMBG-om upisan na neko visoko učilište (Slika 10).Budući da su za tog studenta već evidentirani matični podaci, nije ih potrebno ponovno unositi.
Potrebno je pritisnuti gumb U redu, te prekinuti akciju unosa (
).
Slika 10. Upozorenje prilikom evidencije podataka
Student s drugog visokog učilišta koje nije u ISVU, ali je u sustavu studentske prehrane (ISSP)
Za ove studente već postoje matični podaci, ali nadležno visoko učilište nije u ISVU. Prilikom unosa studentovog JMBG-a ili OIB-a, zahvaljujući dvostranoj razmjeni između ISVU i ISSP, povlače se podaci o studentu iz ISSP. Kao nadležno visoko učilište postavlja se drugo visoko učilište. Slika 5 prikazuje evidenciju ( 
) matičnih podataka za jednog studenta, pri čemu je na slici vidljivo da se u polja u prozoru dovlače dostupni podaci o studentu koje je drugo visoko učilište koje nije u ISVU evidentiralo u ISSP sustavu.Polja su zasivljena, te nije moguća izmjena prikazanih podataka.
Slika 11. Unos matičnih podataka studenta
Nakon potvrde unosa ( 
) podataka u prozor, u polju Nadležno visoko učilište prikazuje se naziv drugog visokog učilišta koje je nadležno za studenta (Slika 12), te se za visoko učilište s kojim korisnik radi, automatski ispunjava prozor Student na visokom učilištu.
Slika 12. Potvrda unosa
Mjesto rođenja za ove studente može evidentirati nadležno visoko učilište kroz aplikaciju Studentska prehrana, te će se ti podaci razmjenom ISSP↔ISVU prebaciti u ISVU. Podatke može evidentirati i drugo visoko učilište koje nije nadležno studentu, a na koje je student upisan, koristeći gumb Mjesto rođenja studenta. Pritiskom na gumb otvara se prozor prikazan na Slici 7. U prozoru je potrebno navesti mjesto rođenja studenta, te potvrditi akciju unosa.
Slika 13. Evidencija mjesta rođenja studenta
Izmjena i brisanje postojećih zapisa
Promjena državljanstva
Prilikom evidencije podataka o novom studentu, studentu se automatski postavlja hrvatsko državljanstvo. Ako student nema hrvatsko državljanstvo, potrebno mu je promijeniti državljanstvo.
Postupak promjene državljanstva potrebno je provesti na sljedeći način:
- dohvatiti podatke o studentu
- označiti donji okvir
- pokrenuti unos (
) novog zapisa - u dodani redak evidentirati drugo državljanstvo studenta
- obrisati (
) redak s hrvatskim državljanstvom - potvrditi akciju (
).
Slika 14. Postupak promjene državljanstva
Brisanje postojećeg zapisa
Matični list studenta može brisati samo nadležno visoko učilište i to samo ako u nekom drugom prozoru ne postoje podaci o studentu, primjerice evidentiran upisni list i slično. Drugim riječima, matični podaci jednostavno se mogu obrisati tek netom nakon što su evidentirani.
Ako je student upisan na više visokih učilišta, matični podaci tog studenta ne mogu se obrisati (Slika 15)
Slika 15. Poruka koja se javlja pri pokušaju brisanja matičnih podataka
Rad sa slikama
U prozoru Matični podaci studenta postoje dva polja u kojima se prikazuju podaci u obliku slike. To su Slika i Uzorak potpisa. Dohvaćeni podaci u obliku slike mogu se spremiti u datoteku. Dvostrukim pritiskom na lijevu ili desnu tipku miša iznad slike ili uzorka potpisa, na ekranu se pojavljuje prozor Spremanje slike u datoteku na lokalnom računalu (Slika 5). U polju Pogledaj u: potrebno je pronaći mjesto na računalu na koje će se pohraniti slika, dok se u polju Ime datoteke navodi ime datoteke u koju će se pohraniti slika ili uzorak potpisa studenta. Pritiskom na gumb Spremi, slika se pohranjuje na računalo.
Slika 5. Spremanje slike u datoteku na lokalnom računalu
Polje koje sadrži podatke u obliku slike, a ne dohvaća se iz baze, prekriženo je s dvije crvene linije (Slika 6). Odabir polja koja će se dohvaćati, a sadrže slike, vrši se u okviru Izbor polja koja se dohvaćaju, koji se otvara pritiskom na istoimeni gumb ( 
). Pored polja koja se žele dohvaćati potrebno je postaviti kvačicu u polje Dohvat?, te potvrditi odabir. U primjeru na Slici 6, onemogućen je dohvat slike studenta, te se dohvaća samo uzorak potpisa.
Slika 6. Izbor polja koja se dohvaćaju
Promjena nadležnosti za studenta kroz aplikaciju Studentske prehrane
Promjena nadležnosti za studenta vrši se kroz aplikaciju za prehranu. Nakon što se dohvate podaci o studentu, na obrascu za rad s karticama pojavi se gumb 'Preuzmi nadležnost' (gumb se prikazuje samo u slučaju ako je studentu nadležna druga ustanova), te se klikom na njega preuzima nadležnost za studenta (nakon 10-tak min promjena je vidljiva i u ISVU). U tom procesu nije potrebno zatražiti odnosno izmjeniti karticu.
