U slučaju da iz nekog razloga studenti putem studomata ne mogu ispisivati potvrde, moguće ih je izdati u studentskoj službi pomoću opcije Izdavanje potvrda studentu.
U prozoru je omogućena samo akcija unosa, dok je pregled izdanih potvrda moguć kroz opciju Pregled izdanih potvrda.
Slika 1. Prozor Izdavanje potvrda studentu
Student – JMBAG, ime i prezime studenta kojem se želi izdati potvrda.
Paralelni studij - Oznaka je li studij koji student upisuje paralelan. Može poprimiti vrijednosti: Ne, Prvi, Drugi...Oznaka identificira studentov studij na visokom učilištu.
Akademska godina - Akademska godina u koju je student upisan.
Nastavna godina – Nastavna godina u koju je student upisan.
Način izvedbe - Način izvedne studija koji može biti redovan i izvanredan.
Vrsta potvrde - Šifra i naziv potvrde koja se želi izdati studentu. Ovi se podaci, zajedno sa poljima Visoko učilište moraju nalaziti u prozoru Potvrde za VU.
Svrha potvrde - Šifra i naziv svrhe potvrde koja se može na visokom učilištu koristiti uz definiranu potvrdu. Ovi se podaci moraju nalaziti u katalogu Svrha potvrde.
Jezik - Oznaka i naziv jezika na kojem se potvrda ispisuje. Ovi se podaci moraju nalaziti u katalogu Jezik.
Ispiši nepoložene predmete – Prilikom ispisa vrste potvrde 'Potvrda o upisu s prijepisom ocjena', moguće je odabrati da se želi na potvrdi ispisati nepoložene predmete.
Ispiši informacije o izdavanju potvrde bez pristojbe - Ovaj parametar utječe na standardni sadržaj i izgled svih potvrda na hrvatskom jeziku, ali samo kad se ispisuju kroz module Studiji i studenti i Poslijediplomski studiji. Potvrde na hrvatskom jeziku, koje se ispisuju putem studomata, UVIJEK sadrže informacije o izdavanju bez pristojbe. Potvrde za internacionalnu uporabu NIKAD ne sadrže informaciju o izdavanju bez pristojbe. Za studente goste se ta informacija NIKAD ne ispisuje.
Dopunski tekst – Dopunski tekst koji je moguće unijeti kako bi se ispisao na potvrdi. Ispisuje se na potvrda svih vrsta, ali samo pri ispisu kroz module Studiji i studenti i poslijediplomski studiji. Na potvrdama koje se ispisuju putem Studomata, nije moguć ispis dodatnog teksta.
Iskoristio potvrda – Broj potvrda koji je izdan određenom studentu. U slučaju da je student iskoristio dozvoljeni broj potvrda, moguće je promijeniti broj potvrda kroz opciju Limit broja potvrda za studenta.
Mogu se izdavati i potvrde za razlikovne studije na kojima će biti naglašeno da se radi o razlikovnim studijima.
Izdavanje potvrda studentu
Preduvjeti za izdavanje potvrde:
- svaka potvrda ili svrha potvrde mora biti evidentirana u prozorima Svrha potvrde za VU ili Potvrde za VU.
- mora postojati zapis u prozoru Svrha potvrde na raznim jezicima.
- student nije prekoračio limit po određenoj vrsti potvrde.
Postupak izdavanja potvrda je:
- Pokrenuti akciju unosa i evidentirati studentov JMBAG.
Evidentirati vrstu potvrde koja se želi izdati. Pri unosu podataka moguće je koristiti Pomoćne tablice → Lista - Potvrda
- Evidentirati svrhu potvrde koja će biti izdana studentu. Pri unosu podataka moguće je koristiti Pomoćne tablice → Lista – Svrha potvrde
Slika 2. Unos podataka
- Evidentirati oznaku jezika. Potvrdu na stranom jeziku je moguće izdati samo ako je svrha potvrde opisana na stranom jeziku, za što je zadužen ISVU Centar potpore te potvrditi akciju.
U slučaju da se izdaje vrsta potvrde 'Potvrda o upisu s prijepisom ocjena', moguće je odabrati hoće li na potvrdi biti ispisani nepoloženi predmeti. Ako je potrebno, može se unijeti i dopunski tekst koji će se ispisivati na potvrdi.
Nakon što su podaci uneseni potrebno je odabrati opciju Potvrde, koja se nalazi na alatnoj traci, te zatim opciju Pregled i ispis potvrde. Također se može pregledati i ispisati probna potvrda, za što je potrebno odabrati opciju Pregled probne potvrde. Probna potvrda se ne uračunava u iskorišten broj potvrda.
Nakon što je odabrana opcija Pregled i ispis potvrde, otvara se novi prozor u kojem je prikazana potvrda koja će biti ispisana. Studentu će se broj iskorištenih potvrda povećati za jedan.
Slika 3. Primjer potvrde