Sučelje za unos podataka o broju/sveščiću otvara se iz sučelja za unos podataka o časopisu, a na dva načina:
- na vrhu sučelja odabrati poveznicu Dodaj novi broj (ako se kreira novi broj):
- putem poveznice Promijeni/Dodaj novi članak (ako je potrebno urediti postojeći broj):
Kod kreiranja novog broja, prije unosa pojedinačnih radova, potrebno je kreirati cjeloviti, prazan broj unoseći podatke na niže opisan način.
*Godina/godište
Unosi se godina kojoj broj/sveščić kronološki pripada, odnosno godina navedena u brojčanim oznakama broja/sveščića (npr. Vol. 6 No. 4, 2018). To je godina koja se prikazuje u arhivi časopisa na Hrčku te se koristi prilikom citiranja.
*Volumen ili svezak
Unosi se samo broj volumena kojem pripada novi broj/sveščić. Ne unose se kratice poput Vol. i slično.
Broj ili sveščić
Unosi se samo broj. Ne unose se kratice poput Br., No. i slično.
DOI
Unosi se DOI oznaka tog broja/sveščića, ukoliko ga ima.
Slika broja
Postavlja se slika naslovnice novog broja/sveščića. Slika mora biti u JPG ili GIF formatu. PDF dokument u ovom polju sustav neće prihvatiti. Preporučena veličina slike je 120x80 pixela, a ako se postavi prevelika slika, sustav će smanjiti veličinu na prihvatljivu dimenziju.
Uvoz članaka iz JATS XML-a
Ovo polje nije obavezno te se koristi isključivo ako je broj časopisa pripremljen u potpunosti u skladu s Uputama za izradu i dostavu članaka u XML formatu u Hrčak.
U ovo se polje postavlja datoteka u ZIP formatu koja sadrži sve radove broja u JATS XML formatu, uključujući popratne datoteke (PDF rada, slike itd.). Kod većih ZIP datoteka potrebno je pričekati obradu koja može potrajati i nekoliko minuta, ovisno o brzini vaše veze.
Datum izdavanja
Unosi se datum kada je časopis službeno objavljen, bilo da je riječ o tiskanom ili elektroničkom izdanju. U slučaju kašnjenja izlaska broja, datum izdavanja ne mora biti iste godine koja je navedena u polju Godina/godište.
Status broja na Hrčku
Ovo polje određuje vidljivost broja na javnom sučelju. Moguće je odabrati tri vrijednosti: "Neobjavljen", "Objavljen" i "Online first".
Važno
Prvo je obavezno kreirati broj/sveščić sa statusom "Neobjavljen" koji neće biti vidljiv na javnom sučelju Hrčka kako bi se mogli unijeti svi radovi. Opcija "Objavljen" se odabire tek kada svi radovi, zajedno s bibliografskim podacima budu postavljeni na Hrčak!
Ako broj/sveščić časopisa nije još u potpunosti sastavljen i objavljen, no uredništvo želi na Hrčku objaviti radove koji su do tad prikupljeni, nakon postavljanja tih radova može se odabrati status "Online First".
Objavljen broj postaje svima vidljiv na portalu, te se newsletter pretplatnicima šalje obavijest o novom broju. Brojevi koji imaju status "Online First" također su vidljivi na portalu, ali se za njih ne šalju obavijesti korisnicima portala, sve dok broj ne promijeni status u "Objavljen".
Nakon svih unesenih podataka, na dnu stranice pritisnuti Promijeni kako bi uneseni podaci bili pohranjeni te kako bi broj bio kreiran.
Za dodavanje novog broja/sveščića, u gornjem desnom dijelu ove stranice je potrebno pritisnuti Dodaj članak:
