Akademski kalendar je prozor koji sadrži podatke o datumima koje visoko učilište definira za svoj kalendar nastave u nekoj akademskoj godini. Dani definirani u akademskom kalendaru mogu se koristiti za ispis kalendara za oglasnu ploču i publiciranje akademskog kalendara na internetu. Ti dani također određuju ponašanje raznih modula primjerice Studomata; studentima se npr. na Studomatu nudi upis godine ukoliko su definirani dani za upis više godine.
Slika 1. Prozor Akademski kalendar
Prozor Akademski kalendar sastoji se od četiri dijela (Slika 1):
- u gornjem se dijelu prozora navodi ustrojstvena jedinica i akademska godina za koju se definira kalendar te padajući izbornik koji označava je li akademski kalendar zaključan ili nije.
- u donjem dijelu prozora nalaze se tri kartice:
- kartica Opći dani služi za evidenciju dana koji su vezani za kalendarsku, a ne akademsku godinu.
- kartica Dani neovisni o rednom broju semestra služi za evidenciju dana koji nisu vezani uz semestar za koji se evidentiraju.
- kartica Dani ovisni o rednom broju semestra služi za evidenciju dana koji ovise o semestru za koji se definiraju.
- kartica Dani neovisni o redno broju semestra za studij - za studij služi za evidenciju dana koji nisu vezani uz semestar za koji se evidentiraju i to za određeni studij.
- kartica Dani ovisni o rednom broju semestra za studij - za studij videnciju dana koji ovise o semestru za koji se definiraju i to za određeni studij.
Ako je za studij naveden dan neke vrste, za taj studij su relevantni samo dani te vrste navedeni za studij, a ne za VU. Npr. ako se za studij u akademskoj godini navede vrsta dana 10-Upis na visoko učilište u sljedeću akademsku godinu, neće se uopće gledati ta vrsta dana u navedenoj akademskoj godini koja je navedena za VU.
Evidencija zapisa u akademskom kalendaru
Pozicioniranjem u gornji dio prozora i pokretanjem akcije Unesi započinje se evidencija akademskog kalendara na razini akademske godine. Polja u koja se podaci obavezno moraju unijeti označena su žutom bojom, a to su šifra ustrojstvene jedinice i akademska godina.
Slika 2. Unos zapisa u gornji okvir
Šifra i naziv ustrojstvene jedinice za koju se evidentira akademski kalendar moraju odgovarati podacima iz kataloga Ustrojstvena jedinica.
Donji okvir prozora se ispunjava nakon potvrde akcije unosa u gornjem dijelu prozora. Pozicioniranjem u donji dio prozora i odabirom željene kartice, podaci se mogu unositi pokretanjem akcije Unesi kao što je prikazano na slici 3.
Slika 3. Unos zapisa u donji okvir
Vrsta dana se može izabrati iz liste vrsta dana do koje se može doći pozicioniranjem miša u polje Vrsta dana i pritiskom desne tipke miša.
Datum od i Datum do kojeg će trajati određena vrsta dana mogu biti identični, ukoliko se definira takva vrsta dana čiji je period trajanja jedan dan. Datumi navedeni u tim poljima su uključeni u vremenski period koji označavaju.
Vrste dana u akademskom kalendaru
Postoje kartice u kojima se mogu evidentirati različite vrste dana:
- Opći dani
- Dani neovisni o rednom broju semestra i Dani neovisni o rednom broju semestra - za studij
- Dani ovisni o rednom broju semestra i Dani ovisni o rednom broju semestra - za studij.
Opći dani
U kartici Opći dani definiraju se dani koji su specifični za svako visoko učilište. Slika 4. prikazuje popunjenu karticu Opći dani.
Slika 4. Definirane vrste dana u kartici Opći dani
U kartici Opći dani (Slika 4.) moguće je evidentirati sljedeće vrste dana:
Slika 5. Lista - vrsta dana – opći dani
- 3 - Praznik za studente - definiranjem ove vrste dana, na HTML pregledu kalendara obilježava se radni dan na visokom učilištu, koji je praznik za studente i nastava se ne održava
- 4 - Sjednica vijeća visokog učilišta
- 5 - Dan visokog učilišta
- 29 - Neradni dan za visoko učilište
- 30 - Dani otvorenih vrata
- 1 - Akademska godina - dani koje unosi Centar potpore, a definira ih nadležno Ministarstvo. Pomoću ove vrste dana se određuje početak i kraj akademske godine
- 6 - blagdan Republike Hrvatske - dani koje unosi Centar potpore
- 7 - Neradni dan u Republici Hrvatskoj - dani koje unosi Centar potpore
Dani neovisni o rednom broju semestra
U kartici Dani neovisni o rednom broju semestra (Slika 6.) prozora Akademski kalendar moguće je evidentirati sljedeće vrste dana:
- Vrste dana
- 9 - Upis na visoko učilište u tekuću akademsku godinu
- 10 - Upis u tekuću akademsku godinu
- 19 - Upis na visoko učilište u sljedeću akademsku godinu i
- 20 - Upis u sljedeću akademsku godinu evidentiraju se da bi studentima na Studomatu bila ponuđena opcija upisa godine.
- Vrste dana
- 11 - Zimski ispitni rok
- 12 - Ljetni ispitni rok
- 13 - Jesenski ispitni rok
- 14 - Dodatni ispitni rok i
- 15 - Kritični ispitni rok evidentiraju se da bi se pri unosu ispitnog roka u modulu Studiji i studenti moglo provjeriti da li se ispitni rok nalazi unutar intervala predviđenog za ispitne rokove.
- Vrste dana
- 24 - Izbor mentora/predmeta/teme na studomatu za tekuću ak. godinu
- 25 - Izbor mentora/predmeta/teme na studomatu za sljedeću ak. godinu
- Vrste dana
- 31 - Dani za izmjenu osobnih podataka studenta na Studomatu
- 32 - Studenti bez upisnog lista u akademskoj godini mogu koristiti Studomat
Slika 6. Definirane vrste dana u kartici Dani neovisni u rednom broju semestra
Opis navedenih vrsta dana:
- 9 - Upis na visoko učilište u tekuću akademsku godinu - vrsta dana za definiranje vremenskog perioda tijekom kojeg će na Studomatu biti omogućen upis za studente koji prvi puta upisuju prvu godinu na nekom visokom učilištu (brucoši i studenti diplomskih studija). Upis u tekuću akademsku godinu znači da se studenti upisuju nakon početka tekuće akademske godine.
- 10 - Upis u tekuću akademsku godinu - vrsta dana za definiranje vremenskog perioda u kojem će studentima na Studomatu biti ponuđena opcija upisa tekuće akademske godine. Ova vrsta dana se definira za upis studenta koji ne upisuju prvi puta prvu nastavnu godinu. Mogu se evidentirati u akademskom kalendaru tek kada su zaključana pravila za upis više godine.
- 11 - Zimski ispitni rok
- 12 - Ljetni ispitni rok
- 13 - Jesenski ispitni rok
- 14 - Dodatni ispitni rok
- 15 - Kritični ispitni rok
- 19 - Upis na visoko učilište u sljedeću akademsku godinu - vrsta dana za definiranje vremenskog perioda tijekom kojeg će na Studomatu biti omogućen upis studenata koji prvi puta upisuju prvu godinu na nekom visokom učilištu (brucoši i studenti diplomskih studija). Upis u sljedeću akademsku godinu znači da se studenti upisuju prije početka sljedeće akademske godine.
- 20 - Upis u sljedeću akademsku godinu - vrsta dana za definiranje vremenskog perioda u kojem će studentima na Studomatu biti ponuđena opcija upisa sljedeće akademske godine. Ova vrsta dana se definira za upis studenta koji ne upisuju prvi puta prvu nastavnu godinu. Mogu se evidentirati u akademskom kalendaru tek kada su zaključana pravila za upis više godine.
- 24 - Izbor mentora/predmeta/teme na studomatu za tekuću ak. godinu - evidencijom ovih dana omogućava se studentima odabir na Studomatu vezan uz završetak studija. U slučaju da visoko učilište želi provesti odabir mentora, predmeta ili teme, potrebno je evidentirati ovu vrstu dana.
- 25 - Izbor mentora/predmeta/teme na studomatu za sljedeću ak. godinu - evidencija ove vrste dana za sljedeću akademsku godinu znači da je ovaj vremenski period definiran prije početka sljedeće akademske godine.
- 31 - Dani za izmjenu osobnih podataka studenta na Studomatu - za vrijeme trajanja upisa godine, studenti mogu ispuniti osobne podatke na Studomatu.
Ako u tijeku nije upis godine na Studomatu, evidencijom ove vrste dana studentima je za vrijeme trajanja ovih dana omogućen unos i izmjena osobnih podataka na studomatu bez obzira jesu li prethodno ispunili podatke ili ne. Prilikom prijave na Studomat provjerava se jesu li ispunjeni svi obavezni podaci za tekuću akademsku godinu i ako nisu javlja se odgovarajuća obavijest te mogućnost unosa osobnih podataka. Osobni podaci se koriste pri izradi izvještaja o prijavnim listovima za Državni zavod za statistiku.
Podaci se odnose na tekuću akademsku godine i potrebno ih je definirati unutar te akademske godine. Npr. za akademsku godinu 2012/2013 moguće je postaviti datum unosa osobnih podataka od 01.10.2012. do 30.09.2013.
- 32 - Studenti bez upisnog lista u akademskoj godini mogu koristiti Studomat - evidencijom ove vrste dana, studentima je omogućeno koristiti Studomat iako još nisu upisani u tekuću akademsku godinu (nemaju evidentiran upisni list).
Dani ovisni o rednom broju semestra
U kartici Dani ovisni o rednom broju semestra (Slika 7) evidentiraju se sljedeće vrste dana:
- 2 - Održavanje nastave
- 16 - Upis izbornih predmeta za tekuću akademsku godinu
- 17 - Upis izbornih predmeta za sljedeću akademsku godinu
- 22 - Upis predmeta iz više nastavne godine (za tekuću ak. god.)
- 23 - Upis predmeta iz više nastavne godine (za sljedeću ak. god.)
- 26 - Ponovni upis predmeta na studentov zahtjev (tekuća ak.god.)
- 27 - Ponovni upis predmeta na studentov zahtjev (sljedeća ak.g.)
- 28 - Upis predmeta za studije s modelom prema preduvjetima (ljetni sem.).
Slika 7. Definirane vrste dana u kartici Dani ovisni u rednom broju semestra
Opis navedenih vrsta dana:
U kartici Dani ovisni o rednom broju semestra (Slika 7) moguće je evidentirati sljedeće vrste dana posebno za zimski, a posebno za ljetni semestar:
- 2- održavanje nastave - vrsta dana koju je obavezno definirati da bi se ispunio preduvjet za zaključavanje akademskog kalendara, pri čemu je potrebno evidentirati održavanje nastave za oba semestra.
- 16 - upis izbornih predmeta za tekuću akademsku godinu - definiranjem ove vrste dana studentima se na Studomatu nudi opcija upisa izbornih predmeta za ljetni semestar za tekuću akademsku godinu. Ovu vrstu dana treba evidentirati ako studenti upisuju izborne predmete za ljetni semestar nakon početka tekuće akademske godine.
- 17 - upis izbornih predmeta za sljedeću akademsku godinu - definiranjem ove vrste dana studentima se na Studomatu nudi opcija upisa izbornih predmeta za ljetni semestar za sljedeću akademsku godinu. Ovu vrstu dana treba evidentirati ako studenti upisuju izborne predmete za ljetni semestar prije početka sljedeće akademske godine.
Za upis izbornih predmeta za zimski semestar nije potrebno evidentirati dane za upis izbornih predmeta u akademskom kalendaru, jer se studentima pri upisu godine na Studomatu automatski prikazuju izborni predmeti za zimski semestar. Nije moguće obaviti upis godine korištenjem aplikacije ISVU Studiji i studenti, pa kasnije omogućiti studentima da biraju izborne predmete za zimski semestar korištenjem Studomata. Da bi student mogao upisati izborne predmete iz zimskog semestra korištenjem Studomata mora i nastavnu godinu upisati preko Studomata, jer je upis izbornih predmeta za zimski semestar omogućen za vrijeme trajanja upisa godine.
Upis izbornih predmeta za ljetni semestar može se vršiti prilikom upisa godine ili bilo kada kasnije. Za upis izbornih predmeta za ljetni semestar korištenjem Studomata treba evidentirati vrstu dana 16 ili 17 (Upis izbornih predmeta za tekuću ili sljedeću akademsku godinu), redni broj semestra 2, te odgovarajuće datume unutar kojih se odvija upis izbornih predmeta za ljetni semestar.
Dani za upis izbornih predmeta za tekuću ili sljedeću akademsku godinu (vrste dana 16 i 17) se koriste za studije s modelom studiranja Upis predmeta prema preduvjetima samo ako postoje studiji s ovim modelom studiranja na kojima brucoši pri upisu godine upisuje predmete iz cijele godine (polje Brucoši upisuju predmete iz cijele godine ima vrijednost Da, prozor Parametri studija u akademskoj godini).
- 18 - upis izbornih i društvenih predmeta - ne koristi se
- 22 - upis predmeta iz više nastavne godine (za tekuću akademsku godinu) - dani u kojima se studentima na Studomatu nudi opcija upisa predmeta s više nastavne godine pri ponavljanju godine (parcijalnog upisa) u tekućoj akademskoj godini (odmah nakon početka tekuće akademske godine). Mogu se evidentirati u akademskom kalendaru tek kada su zaključana pravila za upis predmeta iz semestra.
- 23 - upis predmeta iz više nastavne godine (za sljedeću akademsku godinu) - dani u kojima se studentima na Studomatu nudi opcija upisa predmeta s više nastavne godine pri ponavljanju godine (parcijalnog upisa) za sljedeću akademsku godinu (prije početka sljedeće akademske godine). Mogu se evidentirati u akademskom kalendaru tek kada su zaključana pravila za upis predmeta iz semestra.
- 26 - Ponovni upis predmeta na studentov zahtjev (tekuća akademska godina) - dani u kojima je na Studomatu omogućen ponovni upis predmeta na studentov zahtjev za tekuću akademsku godinu. Ukoliko je na visokom učilištu dozvoljen upis predmeta na zahtjev studenta (prozor Parametri studija u akademskoj godini), student može na vlastiti zahtjev ponovno upisati neki predmet iz skupa predmeta koje je upisao, a nije ih do tog trenutka položio.
- 27 - Ponovni upis predmeta na studentov zahtjev (sljedeća akademska godina) - dani u kojima je na Studomatu omogućen ponovni upis predmeta na studentov zahtjev za sljedeću akademsku godinu. Ukoliko je na visokom učilištu dozvoljen upis predmeta na zahtjev studenta (prozor Parametri studija u akademskoj godini), student može na vlastiti zahtjev ponovno upisati neki predmet iz skupa predmeta koje je upisao, a nije ih do tog trenutka položio.
- 28 - Upis predmeta za studije s modelom prema preduvjetima - dani u kojima je na Studomatu omogućen upis predmeta za ljetni semestar za studije s modelom upis predmeta prema preduvjetima. Potrebno je evidentirati redni broj semestra 2, te odgovarajuće datume unutar kojih se odvija upis predmeta za ljetni semestar. Mogu se evidentirati u akademskom kalendaru tek kada su zaključana pravila za upis predmeta iz semestra za ljetni semestar.
Dani neovisni o rednom broju semestra - za studij i Dani ovisni o rednom broju semestra - za studij
Dani za unos su jednaki kao i Dani neovisni o rednom broju semestra i Dani ovisni o rednom broju semestra.
Zaključavanje akademskog kalendara
Zaključavanje akademskog kalendara za akademsku godinu omogućava evidenciju upisnih listova studenata kroz modul Studiji i studenti, odnosno upis godine na Studomatu.
Kako zaključati kalendar?
- Gornji okvir prozora Akademski kalendar mora biti aktivan.
- Pokreće se akcija dohvat i postavljanju se željeni uvjeti.
- Potvrdom akcije pronalazi se željeni zapis.
- Pokreće se akcija izmjena.
- Odabire se da u padajućem izborniku.
- Akcija završava potvrdom i akademski kalendar je zaključan.
Slika 8. Zaključavanje akademskog kalendara
Otključavanje akademskog kalendara
Otključavanje Akademskog kalendara radi se slično kao i zaključavanje. Bitno je pozicionirati se u gornji okvir prozora i izmijeniti polje Kalendar zaključan sa Da na Ne.
Sveučilišta i veleučilišta mogu otključati kalendar, ako sva njima podređena visoka učilišta imaju otključane kalendare.
Zabranjeno je otključavanje akademskog kalendara ako su na Studomatu u tijeku akcije/vrste dana koje zahtijevaju zaključan kalendar:
- 9 Upis na visoko učilište u tekuću akademsku godinu
- 10 Upis u tekuću akademsku godinu
- 19 Upis na visoko učilište u sljedeću akademsku godinu
- 20 Upis u sljedeću akademsku godinu
- 16 Upis izbornih predmeta za tekuću akademsku godinu
- 17 Upis izbornih predmeta za sljedeću akademsku godinu
- 18 Upis izbornih i društvenih predmeta
- 22 Upis predmeta iz više nastavne godine (za tekuću ak. god.)
- 23 Upis predmeta iz više nastavne godine (za sljedeću ak. god.)
- 26 Ponovni upis predmeta na studentov zahtjev (tekuća ak.god.)
- 27 Ponovni upis predmeta na studentov zahtjev (sljedeća ak.g.)
- 28 Upis predmeta za studije s modelom prema preduvjetima.
U ovom slučaju potrebno je najprije zabraniti akciju na Studomatu i ponovo je aktivirati nakon evidencije željenih izmjena i zaključavanja kalendara. Sustav prikaže sljedeću obavijest:
Slika 9. Prikaz pogreške
Također, nije moguće evidentirati vrste dana 9, 10, 19, 20, 16, 17, 22, 23 i 28 ako je akademski kalendar zaključan.
Pravila za izmjenu podataka pri otključavanju kalendara:
Nakon otključavanja svog akademskog kalendara, visoko učilište može promijeniti i podatke o završetku semestara u akademskoj godini uz uvjete:
- Semestar ne može završiti na datum prije datuma unosa ili izmjene (ne može se definirati semestar koji bi završio u prošlosti). Pri pokušaju pomicanja datuma završetka semestra na datum koji je bio prije otključavanja akademskog kalendara, javlja se sljedeća pogreška:
Slika 10. Pogreška
- Podaci o održavanju semestra ne mogu se obrisati, ako je datum završetka semestra prošao. Pri pokušaju brisanja zapisa o trajanju semestra javlja se sljedeća pogreška:
Slika 11. Pogreška
- Podaci o održavanju semestra ne mogu se izmijeniti ako semestar još nije završio, a neki predmeti iz nastavnog programa u toj akademskoj godini su već postavljeni na status odslušan.