Sučelje za unos podataka o radu otvara se iz sučelja za unos podataka o broju/sveščiću, a na dva načina:
- u gornjem desnom uglu odabrati Dodaj članak (ako se dodaje novi rad/članak):
- putem poveznice Promijeni (ako je potrebno urediti postojeći rad):
Tip
Iz padajućeg izbornika se odabire kategorija rada.
DOI
Unosi se DOI (Digital Object Identifier) broj konkretnog rada dobiven od agencije Crossref (detaljnije informacije o DOI oznaci, prednostima, načinima registracije, vezanim troškovima i sl. potražite na adresama http://www.crossref.org/ i http://www.doi.org/ )
Autor
Unose se podaci o autoru ili autorima rada: ime, prezime, afilijacija i e-mail adresa. Podaci o autorima se preuzimaju s rada, tj. iz PDF dokumenta te ukoliko na samom radu nema informacija o afilijaciji i/ili e-mail adresi autora, isto nije potrebno unositi.
Važno
Na e-mail adresu upisanu pored autora Hrčak će poslati poziv za povezivanjem rada s ORCID identifikatorom stoga je vrlo važno da se upiše točna e-mail adresa.
Projekti
Ako je rad nastao u okviru nekog projekta, pritiskom na plus ( + ) se dodaje projekt. Projektse odabire iz normativnog popisa projekata tako da se upiše akronim, šifra ili riječ iz naziva projekta (za autocomplete je potrebno upisati minimalno 4 znaka). Normativni popis obuhvaća projekte financijera H2020, FP7, MZOS, HRZZ, WT, NHMRC…, a ako na popisu nema odgovarajućeg projekta, možete ga dodati klikom na poveznicu koja dostupna u sučelju.
Jezici
Označavaju se jezici na kojima ćete unijeti bibliografske podatke. Primjerice, ako je rad na hrvatskom jeziku, ali ima naslov, sažetak i ključne riječi i na engleskom, potrebno je označiti ta dva jezika.
Nakon unosa gore navedenih podataka obavezno pritisnuti Dodaj (ako se prvi put unosi) ili Promijeni (ako se ažuriraju već uneseni podaci).
Naslov
Unosi se naslov za svaki odabrani jezik u prethodnom polju. U naslov se mogu unositi formule putem LaTex formata.
Sažetak
Unosi se sažetak za svaki odabrani jezik. U sažetak se također mogu unositi formule putem LaTex formata.
Ključne riječi
Unose se ključne riječi za svaki odabrani jezik. Ključne riječi je nužno razdvojiti znakom točka-zarez ( ; )
Stranica od - do
Unose se početka i završna stranica rada.
Upload
Postavljanje cjelovitog rada u PDF-u je obavezno. Ovisno o odabranom jeziku ili jezicima prilikom unosa, prikazivat će se jedno ili više polja za upload dokumenta. 
Ako je odabran hrvatski i engleski jezik, prikazivat će se polja za upload hrvatske i engleske verzije rada. Ako ne postoji engleska verzija, u to polje nije potrebno ništa uploadati!
Nakon unosa svih podataka i cjelovitog rada u PDF-u, na dnu stranice je potrebno pritisnuti Spremi.
Rad će potom postati vidljiv unutar broja te ga je moguće uređivati (poveznica Promijeni), obrisati iz tog broja (poveznica Obriši) te je moguće postaviti XML datoteku tog rada: