Opcija Matični podaci studenta zajedno s opcijom Student u akademskoj godini, koja se nalazi u izborniku Upis godine, zapravo su elektronička verzija formulara Matični list i Upisni list.
Prozor Matični podaci studenta otvara se odabirom izbornika Student u ISVU aplikaciji Studiji i studenti, a zatim odabirom opcije Matični podaci studenta.
Prozor se sastoji od dva okvira:
- gornjeg okvira u kojem su navedeni osnovni podaci o studentu
- donjeg okvira u kojem su navedeni podaci o državljanstvu studenta.
Slika 1. Prozor Matični podaci studenta
Podaci u prozoru Matični podaci studenta se mogu evidentirati na tri načina:
- prebacivanjem podataka iz sustava prehrane (ISSP), pri čemu se u ovaj prozor povlače podaci o studentima u sustavu studentske prehrane
- upisom studenata s razredbenog postupka, pri čemu se u ovaj prozor prenesu svi dostupni podaci o studentima
- upisom podataka direktno u prozor (pokretanjem akcije unosa)
ISVU je povezan s Informacijskim sustavom studentske prehrane (ISSP) procesom dvosmjerne razmjene podataka. Iz ovog razloga matične podatke studenta nije potrebno dvaput unositi. Drugim riječima, ako se podaci o studentu unesu kroz ISSP sustav, moći će ih se dohvatiti u ISVU i obrnuto. Primjerice, nakon unosa matičnih podataka studenta u prozoru Matični podaci studenta, podatke će procesom razmjene ISVU ↔ ISSP biti moguće dohvatiti u ISSP sustavu kroz koji se vrši izdavanje X-ica.
Ulaskom visokog učilišta u ISVU prebacuju se podaci o studentima iz ISSP sustava, uključujući i njihove upisne listove, te će se u prozoru Matični podaci studenta pojaviti podaci svih prebačenih studenata. Prebacivanje studenata iz ISSP se obavlja stoga što će se nakon ulaska visokog učilišta u ISVU svim studentima valjanost X-ice produživati evidencijom upisnog lista u tekućoj akademskoj godini, a razina prava na prehranu se više neće direktno postavljati, već će se računati na temelju evidentiranih podataka o studentu. U ISSP sustavu će se i dalje vršiti zatraživanje X-ica i slikanje studenata (aplikacija ISVU slikanje).
Studentima koji ne postoje u sustavu visokog obrazovanja prilikom evidencije matičnih podataka, odnosno upisom s razredbenog postupka, sustav dodjeljuje JMBAG (Jedinstveni Matični Broj Akademskog Građana).
Nadležno za studenta postaje ono visoko učilište na koje se student prvo upiše, a kasnije se nadležnost može promijeniti na način da:
- nadležno visoko učilište poništi studentovu X-icu
- evidentira podatak o ispisu studenta s visokog učilišta u prozoru Student na visokom učilištu (ukoliko se student ispisao)
- novo visoko učilište zatraži X-icu za studenta, te će zatraživanjem X-ice automatski postati novo nadležno visoko učilište.
Student ostvaruje studentska prava na nadležnom visokom učilištu na studiju koji mu je glavni studij.
Polje Razina prava na prehranu u prozoru Matični podaci studenta je polje u koje se ne unose podaci, već predstavlja informaciju o posljednjoj razini prava na prehranu koju student ima ili je imao.
Promjena nadležnosti za studenta kroz aplikaciju Studentske prehrane
Promjena nalležnosti za studenta vrši se kroz aplikaciju za prehranu.
Slika 8. Podaci iz aplikacije za studentsku prehranu
Nakon što se dohvate podaci o studentu, na obrascu za rad s karticama pojavi se gumb 'Preuzmi nadležnost' (gumb se prikazuje samo u slučaju ako je studentu nadležna druga ustanova), te se klikom na njega preuzima nadležnost za studenta (nakon 10-tak min promjena je vidljiva i u ISVU).
Slika 9. Upozorenje prilikom promjene nadležnosti
U tom procesu nije potrebno zatražiti odnosno izmjeniti karticu.