Sučelje za unos podataka o broju/sveščiću otvara se iz sučelja za unos podataka o časopisu, a na dva načina (trenutno sučelje Hrčka):
- na vrhu sučelja odabrati poveznicu Dodaj novi broj (ako se kreira novi broj):
- putem poveznice Promijeni/Dodaj novi članak (ako je potrebno urediti postojeći broj):
Sučelje za unos podataka o broju/sveščiću otvara se iz sučelja za unos podataka o časopisu, a na dva načina (novo sučelje Hrčka):
S lijeve strane u izborniku, sekcija ČASOPISI, odabrati Promijeni/Nadopuni.
Kliknuti na gumb označen plavim plusom pored naziva časopisa 
te odabrati crveni gumb Uređivanje 
- na vrhu sučelja kliknuti na gumb Dodaj novi broj (ako se kreira novi broj):
- kliknuti na gumb za uređivanje (ako je potrebno urediti postojeći broj):
| Note |
|---|
Kod kreiranja novog broja, prije unosa pojedinačnih radova, potrebno je kreirati cjeloviti, prazan broj unoseći podatke na niže opisan način. |
*Godina/godište
Unosi se godina kojoj broj/sveščić kronološki pripada, odnosno godina navedena u brojčanim oznakama broja/sveščića (npr. Vol. 6 No. 4, 2018). To je godina koja se prikazuje u arhivi časopisa na Hrčku te se koristi prilikom citiranja.
*Volumen ili svezak
Unosi se samo broj volumena kojem pripada novi broj/sveščić. Ne unose se kratice poput Vol. i slično.
Broj ili sveščić
Unosi se samo broj. Ne unose se kratice poput Br., No. i slično.
DOI
Unosi se DOI (Digital Object Identifier) oznaka tog broja/sveščića, ukoliko ga ima. Detaljnije informacije o DOI oznaci, prednostima, načinima registracije i sl. potražite na adresama Hrvatskog ureda za DOI, Crossref.org i DOI.org.
Slika broja
Postavlja se slika naslovnice novog broja/sveščića. Slika mora biti u JPG ili GIF formatu. PDF dokument u ovom polju sustav neće prihvatiti. Preporučena veličina slike je 120x80 pixela, a ako se postavi prevelika slika, sustav će smanjiti veličinu na prihvatljivu dimenziju.
Uvoz članaka iz JATS XML-a
Ovo polje nije obavezno te se koristi isključivo ako je broj časopisa pripremljen u potpunosti u skladu s Uputama za izradu i dostavu članaka u XML formatu u Hrčak.
U ovo se polje postavlja datoteka u ZIP formatu koja sadrži sve radove broja u JATS XML formatu, uključujući popratne datoteke (PDF rada, slike itd.). Kod većih ZIP datoteka potrebno je pričekati obradu koja može potrajati i nekoliko minuta, ovisno o brzini vaše veze.
Datum izdavanja
Unosi se datum kada je časopis službeno objavljen, bilo da je riječ o tiskanom ili elektroničkom izdanju. U slučaju kašnjenja izlaska broja, datum izdavanja ne mora biti iste godine koja je navedena u polju Godina/godište.
Status broja na Hrčku
Ovo polje određuje vidljivost broja na javnom sučelju. Moguće je odabrati tri vrijednosti: "Neobjavljen", "Objavljen" i "Online first".
| Note | ||
|---|---|---|
| ||
Prvo je obavezno kreirati broj/sveščić sa statusom "Neobjavljen" koji neće biti vidljiv na javnom sučelju Hrčka kako bi se prije objavljivanja mogli unijeti svi radovi. Opcija "Objavljen" se odabire tek kada svi radovi, zajedno s bibliografskim podacima budu postavljeni na Hrčak! |
Nakon svih unesenih podataka, na dnu stranice pritisnuti Promijeni kako bi uneseni podaci bili pohranjeni te kako bi broj bio kreiran.
Za dodavanje novog broja/sveščića, u gornjem desnom dijelu ove stranice je potrebno pritisnuti Dodaj članak:
