Unos podataka o radu (članku, prilogu) moguć je na dva načina:
Nakon što ste uspješno kreirali novi broj, u gornjem lijevom uglu potrebno je odabrati karticu Članci te pritisnuti Dodaj novi članak.
- Ako je potrebno urediti postojeći članak:
a. prvo odaberite broj kojem taj članak pripada
b. zatim u gornjem lijevom uglu odaberite karticu Članci te pritisnite crveni gumb za uređivanje članaka
Tip
Iz padajućeg izbornika se odabire kategorija rada.
DOI
Unosi se DOI (Digital Object Identifier) oznaka konkretnog rada. Detaljnije informacije o DOI oznaci, prednostima, načinima registracije i sl. potražite na adresama Hrvatskog ureda za DOI, Crossref.org i DOI.org.
Autor
Unose se podaci o autoru ili autorima rada: ime, prezime, afilijacija i e-mail adresa. Podaci o autorima se preuzimaju s rada, tj. iz PDF dokumenta te ukoliko na samom radu nema informacija o afilijaciji i/ili e-mail adresi autora, isto nije potrebno unositi. Uz imena i prezimena autora se ne upisuju akademske titule ili profesija.
Važno
Na e-mail adresu upisanu pored autora Hrčak će poslati poziv za povezivanjem rada s ORCID identifikatorom stoga je vrlo važno da se upiše točna e-mail adresa!
Projekti
Ako je rad nastao u okviru nekog projekta, pritiskom na gumb Dodaj novi projekt dodaje se projekt. Projekt se odabire iz normativnog popisa projekata tako da se upiše akronim, šifra ili riječ iz naziva projekta (za autocomplete je potrebno upisati minimalno 4 znaka). Normativni popis obuhvaća projekte financijera H2020, FP7, MZOS, HRZZ, WT, NHMRC…, a ako na popisu nema odgovarajućeg projekta, možete ga dodati klikom na poveznicu koja je dostupna u sučelju.
Prava korištenja
Iz padajućeg izbornika potrebno je odabrati Creative Commons licencu koja će biti dodijeljena radu ili opciju Zaštićeno autorskim pravom (ako ne želite objaviti rad pod nekom od ponuđenih licenci).
Identifikator skupa podataka
Ako je rad nastao na temelju skupa podataka ili je povezan sa skupom podataka objavljenom u repozitoriju, moguće je upisati identifikator objavljenog skupa podataka.
Dodatni podaci (supplement)
Moguće je objaviti dodatne podatke uz rad. Dodatni podaci objavljuju se kao zasebne datoteke klikom na gumb Choose File.
Metapodaci
Unose se metapodaci o radu:
- jezik
- naslov
- sažetak
- ključne riječi
- stranice od - do
- datoteka
Jezik
Iz padajućeg izbornika potrebno je izabrati jezik na kojem se unose metapodaci. Klikom na gumb Dodaj jezik metapodataka otvara se nova kartica za unos metapodataka na drugom jeziku.
Naslov
Unosi se naslov za odabrani jezik u prethodnom polju. U naslov se mogu unositi formule putem LaTex formata.
Svi se podaci unose u Hrčak poštujući pravila Hrvatskog pravopisa.
Primjerice, ukoliko je naslov inicijalno na radu naveden velikim tiskanim slovima, on se u Hrčak ne kopira nego se unosi ručno i pravopisno točno.
Sažetak
Unosi se sažetak za odabrani jezik. Unos sažetka za znanstvene i stručne radove je obavezan! U sažetak se također mogu unositi formule putem LaTex formata.
Ključne riječi
Unose se ključne riječi za odabrani jezik. Ključne riječi je nužno razdvojiti znakom točka-zarez ( ; )
Stranice od - do
Unose se početna i završna stranica rada. Ako je rad na hrvatskom jeziku te na engleskom jeziku ima samo sažetak, nije potrebno unositi broj stranica za englesku verziju.
Datoteka
Postavljanje cjelovitog rada u PDF-u je obavezno. Ovisno o odabranom jeziku ili jezicima prilikom unosa, prikazivat će se jedno ili više polja za upload dokumenta. 
Ako je odabran hrvatski i engleski jezik, prikazivat će se polja za upload hrvatske i engleske verzije rada. Ako ne postoji engleska verzija, u to polje nije potrebno ništa uploadati!
U ovo se polje postavlja isključivo PDF pojedinog rada te se ne smije postaviti PDF cjelovitog sveščića!
Za dugoročno čuvanje cjelovitih tekstova radova u Hrčku preporuča se korištenje PDF/A inačice PDF formata.
Smjernice za spremanje radova u PDF i PDF/A formatu možete pronaći ovdje.
Nakon unosa svih podataka i cjelovitog rada u PDF-u, na dnu stranice je potrebno pritisnuti Promijeni.
Rad će potom postati vidljiv unutar sučelja za unos podataka o broju/sveščiću te ga je moguće:
- uređivati - klikom na gumb za uređivanje
- obrisati iz tog broja - klikom na gumb za brisanje
- kreirati XML datoteku za postavljanje u DOAJ - klikom na gumb za izvoz
- postaviti JATS XML datoteku tog rada - klikom na Choose File