Predlagatelj u svoje ime ili kao predstavnik neke ustanove predlaže zahtjev za upis u Registar HKO. Dostupni su zahtjevi za upis u standard kvalifikacija, skupa ishoda učenja, standarda zanimanja i skupa kompetencija.
Podnešeni zahtjev prolazi kroz postupak vrednovanja i pri tome prolazi kroz razne statuse kao što je prikazano na shemama postupka vrednovanja za upis u Registar. Statusi opisuju stanje tog postupka vrednovanje i označavaju akcije koje trebaju poduzeti dionici u postupku vrednovanja. U početnim statusima najznačajnija je uloga predlagatelja koji treba evidentirati potrebne podatke zahtjeva za upis u Registar, a kasnije kroz statuse može pratiti što se događa u sustavu.
Obavijesti o promjeni statusa
Predlagatelj sustava dobit će elektroničkom obavijest o promjeni statusa zahtjeva koja će sadržavati i informaciju očekuje li se od njega neka akcija u sustavu.
Upis podataka zahtjeva
Po odabiru vrste zahtjeva za upis u Registar HKO, predlagatelj ispunjava detalje zahtjeva. Za svaki zahtjev ispunjava se prijedlog naziva i ustanova u čije ime se radi prijedlog ukoliko se prijedlog radi u ime pravne osobe. Osoba koja radi zahtjev za upis u Registar mora biti odobreni predstavnik ustanove. Postupak odobravanja osobekao predstavnika opisan je kroz opciju Podaci o korisniku. Zajedničko svim zahtjevima je i prijedlog sektorskog vijeća koje će vrednovati zahtjev. Stvarno sektorsko vijeće kojemu će biti upućen zahtjev i koje će vrednovati predani zahtjev, može se razlikovati od predloženoga, a isto vrijedi i za predloženi naziv.
Predlagatelji za svaki zahtjev evidentiraju i ostale podatke, a zahtjevu mogu priložiti i dokumente. Zahtjev skupa kompetencija i skupa zanimanja mogu sadržavati više skupova ishoda učenja ili skupa kvalifikacija koji se mogu uređivati na posebnom prozoru.
Generiranje dokumenata zahtjeva
Predlagatelj može generirati dokument zahtjeva ta upis u Registar kako bi lakše provjerio upisane podatke. Generiranje dokumenta zahtjeva moguće je u početnim statusima predlaganja zahtjeva dok još nije pokrenut postupak vrednovanja i ukoliko je potrebna dorada zahtjeva.
Pokretanje vrednovanja
Kada je predlagatelj zadovoljan izglednom generiranog dokumenta zahtjeva treba ga učitati u sustav i pokrenuti postupak vrednovanja.