Predlagatelj u svoje ime ili kao predstavnik neke ustanove predlaže zahtjev za upis u Registar HKO. Dostupni su zahtjevi za upis u standard kvalifikacija, skupa ishoda učenja, standarda zanimanja i skupa kompetencija.
Podnešeni zahtjev prolazi kroz postupak vrednovanja i pri tome prolazi kroz razne statuse kao što je prikazano na shemama postupka vrednovanja za upis u Registar. Statusi opisuju stanje tog postupka vrednovanja i označavaju akcije koje trebaju poduzeti dionici u postupku vrednovanja. U početnim statusima najznačajnija je uloga predlagatelja koji treba evidentirati potrebne podatke zahtjeva za upis u Registar, a kasnije kroz statuse može pratiti što se događa sa zahtjevom.
Obavijesti o promjeni statusa
Predlagatelj sustava dobit će elektroničkom poštom obavijest o promjeni statusa zahtjeva koja će sadržavati i informaciju očekuje li se od njega neka akcija u sustavu.
Upis podataka zahtjeva
Po odabiru vrste zahtjeva za upis u Registar HKO, predlagatelj ispunjava detalje zahtjeva. Za svaki zahtjev ispunjava se prijedlog naziva i ustanova u čije ime se radi prijedlog ukoliko se prijedlog radi u ime pravne osobe. Osoba koja radi zahtjev za upis u Registar mora biti odobreni predstavnik ustanove. Postupak odobravanja osobe kao predstavnika opisan je kroz opciju Podaci o korisniku. Zajedničko svim zahtjevima je i prijedlog sektorskog vijeća koje će vrednovati zahtjev. Stvarno sektorsko vijeće kojemu će biti upućen zahtjev i koje će vrednovati predani zahtjev, može se razlikovati od predloženoga, a isto vrijedi i za predloženi naziv.
Kada su ispunjeni Opći podaci o zahtjevu odabirom opcije Kreiraj zahtjev stvara se novi zahtjev za upis u Regostar HKO. Nakon toga potrebno je evidentirati i ostale podatke zahtjeva, i priložiti dokumente uz zahtjev.
Podaci o zahtjevu mogu se evidentirati u više navrata sve dok predlagatelj ne završi postupak unosa svih podataka. Po završetku unosa podataka potrebno je pokrenuti postupak vrednovanja, pri čemu se mijenja status postupka i indicira ostalim dionicima u postupku vrednovanja da je postupak unosa zahtjeva završen.
Generiranje dokumenta zahtjeva
Predlagatelj može generirati dokument zahtjeva za upis u Registar kako bi lakše provjerio upisane podatke. Generiranje dokumenta zahtjeva moguće je u početnim statusima predlaganja zahtjeva dok još nije pokrenut postupak vrednovanja i ukoliko je potrebna dorada zahtjeva. Ostali dionici u postupku vrednovanja neće imat će uvid samo u generirani dokument zahtjeva pa je stoga potrebno provjeriti kako taj dokument izgleda. Podaci zahtjeva u aplikaciji često ne mogu biti prikazani na jednom mjestu pa je to prilika da se lakše provjeri unos podataka i uoče podaci koje treba nadopuniti ili promijeniti.
Pokretanje vrednovanja
Predlagatelj može pokrenuti vrednovanje čime stavlja vrednovanje u početni status. Nakon toga kada je zadovoljan izglednom generiranog dokumenta zahtjeva treba ga učitati u sustav zajedno s prilozima i potvrditi. Vrednovanje zahtjeva tada ulazi u sljedeći status čime se ostalim dionicima u postupku vrednovanja indicira da je posao inicijalnog predlaganja zahtjeva završen i da oni mogu krenuti s obavljanjem svog posla.