Predlagatelj u svoje ime ili kao predstavnik neke ustanove predlaže zahtjev za upis u Registar HKO. Dostupni su zahtjevi za upis u standard kvalifikacija, skupa ishoda učenja, standarda zanimanja i skupa kompetencija.
Podnešeni zahtjev prolazi kroz postupak vrednovanja i pri tome prolazi kroz razne statuse kao što je prikazano na shemama postupka vrednovanja za upis u Registar. Statusi opisuju stanje tog postupka vrednovanje i označavaju akcije koje trebaju poduzeti dionici u postupku vrednovanja. U početnim statusima najznačajnija je uloga predlagatelja koji treba evidentirati potrebne podatke zahtjeva za upis u Registar, a kasnije kroz statuse može pratiti što se događa u sustavu.
Obavijesti o promjeni statusa
Predlagatelj sustava dobit će elektroničkom obavijest o promjeni statusa zahtjeva koja će sadržavati i informaciju očekuje li se od njega neka akcija u sustavu.
Upis podataka zahtjeva
Po odabiru vrste zahtjeva za upis u Registar HKO, predlagatelj ispunjava detalje zahtjeva. Za svaki zahtjev ispunjava se prijedlog naziva i ustanova u čije ime se radi prijedlog ukoliko se prijedlog radi u ime pravne osobe. Osoba koja radi zahtjev za upis u Registar mora biti odobreni predstavnik ustanove. Postupak odobravanja osobe kao predstavnika opisan je kroz opciju Podaci o korisniku. Zajedničko svim zahtjevima je i prijedlog sektorskog vijeća koje će vrednovati zahtjev. Stvarno sektorsko vijeće kojemu će biti upućen zahtjev i koje će vrednovati predani zahtjev, može se razlikovati od predloženoga, a isto vrijedi i za predloženi naziv.
Predlagatelji za svaki zahtjev evidentiraju i ostale podatke, a zahtjevu mogu priložiti i dokumente. Zahtjev skupa kompetencija i skupa zanimanja mogu sadržavati više skupova ishoda učenja ili skupa kvalifikacija koji se mogu uređivati na posebnom prozoru.
Podaci o zahtjevu mogu se evidentirati u više navrata sve dok predlagatelj ne završi postupak unosa svih podataka. Nakon toga predlagatelj može pokrenuti postupak vrednovanja zahtjeva ili može odustati od zahtjeva.
Generiranje dokumenta zahtjeva
Predlagatelj može generirati dokument zahtjeva za upis u Registar kako bi lakše provjerio upisane podatke. Generiranje dokumenta zahtjeva moguće je u početnim statusima predlaganja zahtjeva dok još nije pokrenut postupak vrednovanja i ukoliko je potrebna dorada zahtjeva. Ostali dionici u postupku vrednovanja neće imat će uvid samo u generirani dokument zahtjeva pa je stoga potrebno provjeriti kako taj dokument izgleda. Podaci zahtjeva u aplikaciji često ne mogu biti prikazani na jednom mjestu pa je to prilika da se lakše provjeri unos podataka i uoče podaci koje treba nadopuniti ili promijeniti.
Pokretanje vrednovanja
Predlagatelj može pokrenuti vrednovanje čime stavlja vrednovanje u početni status. Nakon toga kada je zadovoljan izglednom generiranog dokumenta zahtjeva treba ga učitati u sustav zajedno s prilozima i potvrditi. Vrednovanje zahtjeva tada ulazi u sljedeći status čime se ostalim dionicima u postupku vrednovanja indicira da je posao inicijalnog predlaganja zahtjeva završen i da oni mogu krenuti s obavljanjem svog posla.