U prozor Osoba evidentiraju se podaci o osobama imenovanim za rad s ISVU modulima i osobama s nastavnim zvanjima. Osobe koje će raditi s modulima potrebno je evidentirati kako bi one dobile korisničko ime i aktivacijski kod, a nastavnike je potrebno evidentirati kako bi ih se moglo evidentirati kao ocjenjivače na ispitima.
Prozor se sastoji od četiri dijela:
- u prvi okvir unose se općeniti podaci o osobi, od kojih je obavezno unijeti ime, prezime, OIB, JMBG i podatak o ustanovi s pravom izmjene podataka.
- u drugi okvir unose se podaci o akademskom stupnju, stručnoj spremi i stručnom nazivu.
- u trećem okviru navode se ustanove na kojima je osoba zaposlena. Za jednu osobu može biti više zapisa u ovom okviru.
- u četvrtom okviru evidentiraju se zaposlenja i zvanja na ustanovi s periodima valjanosti (Od datuma, Do datuma)
Slika 1. Prozor Osoba
Svaka ustanova vidi samo one podatke o zaposlenju osobe koje je ona evidentirala. Također, svaka ustanova može mijenjati samo podatke u donjem dijelu prozora o zaposlenju osobe koje je sama evidentirala.
Ustanova s pravom izmjene može postati neka druga ustanova ukoliko je prethodno zaposlila osobu, a ustanova koja je dotad imala pravo izmjene podataka prenijela je na nju svoju nadležnost (time stara ustanova s pravom izmjene gubi pravo izmjene osobnih podataka osobe). Prijenos nadležnosti obavlja se akcijom izmjene.
Podaci o prozoru Osoba
Prvi okvir
Slika 2. Prozor Osoba, prvi okvir (gornji lijevi)
Osoba, Ime, Prezime, OIB, JMBG - Podaci o zaposlenoj osobi.
Prilikom evidencije podataka o osobi, potrebno je evidentirati OIB, JMBG (ako je podatak poznat) te državljanstvo osobe. Ovo pravilo ne vrijedi za strane državljane. Ako se želi unijeti osoba- stranac, potrebno je, osim stranog državljanstva, evidentirati i njihov lokalni identifikacijski broj (npr porezni broj, broj putovnice i sl.). Za strane državljane nije potrebno evidentirati OIB.
Državljanstvo - Podatak o državljanstvu zaposlene osobe
ID broj - Identifikacijski broj osobe u državi
MBZ - Matični broj znanstvenika
Datum rođenja - Datum rođenja zaposlene osobe.
Spol - Spol osobe. Budući da JMBG nije obavezan podatak, potrebno je navesti spol osobe kako bi se dužnost osobe, primjerice dužnost dekan, ispisivala u odgovarajućem rodu. Dužnost osobe u odgovarajućem rodu ispisuje se npr. na Odluci i Zapisniku o ispitu pred povjerenstvom.
Matična ustanova - Ustanova u kojoj je osoba u radnom odnosu.
Ustanova s pravom izmjene - Ustanova koja ima pravo izmjene podataka o osobi.
Drugi okvir
Slika 3. Prozor Osoba, drugi okvir (gornji desni)
Podaci na karticama:
Šifra, Kratica, Naziv - šifre, kratice i nazivi akademskog stupnja (iz kataloga Akademski stupanj), stručne spreme (iz kataloga Stručna sprema) i stručnog naziva (iz kataloga Stručni naziv)
Od datuma, Do datuma - periodi valjanosti akademskog stupnja, stručne spreme i stručnog naziva
Za osobu je moguće evidentirati više akademskih stupnjeva, stručnih sprema i stručnih naziva, ali za pojedini akademski stupanj, stručnu spremu ili stručni naziv može postojati najviše jedan zapis.
Nije moguće evidentirati datume u budućnosti.
Periodi valjanosti na pojedinoj kartici ne smiju se preklapati.
Na pojedinoj kartici nije moguće imati dva zapisa bez završetka perioda valjanosti (bez datuma do).
Osoba u ustanovi
Ustanova, Organizacijska jedinica - Podaci o ustanovi u kojoj je osoba zaposlena.
Status zaposlenja, Zaposlenje aktivno do datuma - Podaci o zaposlenju osobe. Polje govori u kojem je statusu osoba zaposlena na visokom učilištu. Status zaposlenja može biti Radni odnos, Vanjski suradnik - zaposlen u drugoj ustanovi, Vanjski suradnik - bez ugovora o radu ili Vanjski suradnik - umirovljenik/nezaposlen.
Podatke o statusu zaposlenja nije moguće ažurirati. Podaci se ažuriraju automatski pri unosu, izmjeni i brisanju podataka na odgovarajućim karticama.
Ako za status zaposlenja na odgovarajućoj kartici postoji aktivan zapis (bez datuma do) unutar kojeg je današnji dan, preuzet će se ta vrijednost, a ako takvog zapisa nema, deaktivira se osobu s najvećim datumom do kojeg je prije bila aktivna. Nije moguće obrisati aktivni zapis o zaposlenju, ako je to ujedno i jedini zapis.
Ako za zvanje na odgovarajućoj kartici postoji aktivan zapis (bez datuma do) unutar kojeg je današnji dan, preuzet će se ta vrijednost, a ako takvog zapisa nema, vrijednost se briše.
Zvanje - Podatak o zaposlenju osobe.
Nastavnik - Da li je osoba nastavnik. Sustav postavlja ovu vrijednost na Da ili Ne ovisno o zvanju koje osoba ima.
Telefon na poslu, E-mail, URL - Podaci o zaposlenju osobe.
Broj sobe - Broj sobe u ustanovi.
Mjesto, Adresa - Podaci o mjestu u kojem je osoba zaposlena.
AAI e-mail - Službeni mail osobe na visokom učilištu. Generira se prema predlošku u prozoru Parametri ustanove - Algoritmi za AAI.
AAI oznaka- jedinstvena korisnička oznaka osobe u sustavu AAI@EduHr. Koristi se pri interinstitucionalnoj autentifikaciji. Generira se prema predlošku u prozoru Parametri ustanove – Algoritmi za AAI.
AAIuid - identifikator korisnika kojim se identificira osoba na matičnoj ustanovi. Može se rabiti za autentifikaciju pri korištenju raznih resursa te institucije (resurs=objekt kojem korisnik želi pristupiti; može biti računalna mreža, sustav, Web sjedište, aplikacija isl.). Generira se prema predlošku u prozoru Parametri ustanove – Algoritmi za AAI.
Status elektroničkog identiteta - Opis statusa elektroničkog identiteta. Status elektroničkog ideniteta može biti:
- Nije kreiran – za određenog korisnika elektronički identitet još nije kreiran. Korištenjem opcije Ispravak AAI podataka identitet iz tog statusa može prijeći u status 'Kreiran'.
- Postavljen zahtjev za kreiranjem – za određenog korisnika postavljen je zahtjev za kreiranjem. Razmjenom podataka status prelazi u Kreiran.
- Postavljen zahtjev za brisanjem – za korisnika koji je do tad imao kreiran elektronički identitet, postavljen je zahtjev za brisanjem. Razmjenom podataka status prelazi u Nije kreiran.
- Kreiran – za određenog korisnika elektronički identitet je kreiran.
- Greška kod kreiranja - ako dođe do greške prilikom kreiranja elektroničkog identiteta, isti prelazi u navedeni status. Korištenjem opcije Ispravak AAI podataka identitet iz tog statusa može prijeći u status 'Kreiran' ili 'Nije kreiran'.
- Greška kod brisanja - ako dođe do greške prilikom brisanja elektroničkog identiteta, isti prelazi u navedeni status. Korištenjem opcije Ispravak AAI podataka identitet iz tog statusa može prijeći u status 'Kreiran' ili 'Nije kreiran'.
AAI
Unutar izbornika AAI nalaze se četiri opcije vezane uz održavanje elektroničkih identiteta puitem ISVU-a:
- Zatraži elektronički identitet osobe
- Zatraži brisanje elektroničkog identiteta
- Zatraži ažuriranje podataka vezanih za elektronički identitet
- Ispravak AAI podataka
Svi korisnici AAI@EduHr identiteta mogu promijeniti svoju lozinku samostalno preko stranica LDAP imenika na svojoj ustanovi.
Korištenje opcija i ažuriranje podataka vezanih za AAI omogućeni su samo ustanovama koje održavaju svoje AAI imenike putem ISVU-a.
Osobe koje ažuriraju podatke o elektroničkim identitetima u prozoru Elektronički identitet trebaju biti administratori imenika bez ograničenja i u ISVU imati dozvolu za rad s podacima o zaposlenicima (902) ili dozvolu za rad s dozvolama za korisnike (900).
Osobe koje ažuriraju podatke o elektroničkim identitetima zaposlenika koristeći opcije pod AAI u prozoru Osoba trebaju u ISVU imati dozvolu za rad s podacima o zaposlenicima (902).
Ispravak AAI podataka
Ova opcija služi za ažuriranje podataka vezanih za AAI u ISVU, bez prosljeđivanja u AAI imenik ustanove, u slučajevima kad ti podaci ne odgovaraju stanju u imeniku. Omogućena je samo za ustanove koje održavaju imenik kroz ISVU i kad je status elektroničkog identiteta u ISVU 'Kreiran', 'Nije kreiran', 'Greška kod kreiranja' ili 'Greška kod brisanja'. Ako više ustanova održava jedan imenik, podaci će biti ažurirani u prozorima Osoba (modul Kadrovi), Student na visokom učilištu (modul Studiji i studenti) odnosno Student poslijediplomskog studija na visokom učilištu (modul Poslijediplomski studiji) na svim ustanovama na kojima osoba studira ili je zaposlena. Ako samo jedna ustanova održava imenik, podaci će biti ažurirani u prozorima Osoba, Student na visokom učilištu odnosno Student poslijediplomskog studija na visokom učilištu, ovisno o tome je li osoba student i/ili zaposlenik.
Moguće je:
1. ispraviti postojeće podatke vezane za AAI, za slučaj kad u imeniku postoji elektronički identitet čiji podaci ne odgovaraju onima u ISVU i status identiteta u ISVU je 'Greška kod kreiranja', 'Greška kod brisanja' ili 'Kreiran',
2. unijeti nove podatke vezane za AAI, za slučaj kad u imeniku postoji elektronički identitet, a u ISVU ne postoje podaci i status identiteta je 'Nije kreiran' i
3. obrisati postojeće podatke vezane za AAI, za slučaj kad u imeniku ne postoji elektronički identitet, a u ISVU postoje podaci i identitet je u statusu 'Greška kod kreiranja' ili 'Greška kod brisanja'.
Za prva dva slučaja u polja treba unijeti točne podatke iz imenika i polja 'Identifikator korisnika u ustanovi' i 'Elektronička adresa' moraju biti popunjena. Za treći slučaj ta dva polja moraju biti prazna, a vrijednosti ostalih polja se zanemaruju.
Postupak promjene temeljne povezanosti s ustanovom (AAI)
Samo za ustanove koje održavaju svoje AAI imenike putem ISVU-a.
Jednostavniji način (1. i 3. korak se rade u ISVU-u, a 2. korak u AAI imeniku):
- u modulu Kadrovi, prozor Osoba promijeniti status zaposlenja osobe iz, na primjer, vanjski suradnik u radni odnos
- u AAI imeniku za osobu dodati povezanost djelatnik i postaviti da je to temeljna povezanost, a povezanost vanjski suradnik obrisati
- u modulu Kadrovi, prozor Osoba pokrenuti opciju Ispravak AAI podataka, popuniti podatke tako da odgovaraju novom stanju u imeniku i kliknuti na Ispravi AAI podatke u ISVU
Kompliciraniji i dogotrajniji način (svi koraci se rade u ISVU-u):
- u modulu kadrovi, prozor Osoba promijeniti status zaposlenja osobe iz, na primjer, vanjski suradnik u radni odnos
- u prozoru Kadrovi -> Osoba -> Uloga osobe dohvatiti korisničke oznake za ulogu 4 - vanjski suradnik
- za korisničku oznaku osobe izmijeniti polje Temeljna povezanost iz Da u Ne
- dohvatiti korisničke oznake za ulogu 1 - djelatnik
- unijeti novi redak za korisničku oznaku osobe s vrijednosti Da za temeljnu povezanost
- pričekati da se u AAI imeniku uz povezanost vanjski suradnik pojavi i povezanost djelatnik koja bi trebala biti postavljena i kao temeljna povezanost
- nakon toga, ponovno dohvatiti oznake za 4 - vanjski suradnik i obrisati redak za korisničku oznaku osobe
- pričekati da se i u AAI imeniku obriše povezanost vanjski suradnik
Unos podataka u prozoru Osoba
Ako se žele unijeti podaci u prozor Osoba potrebno je:
2. Unijeti ime, prezime, OIB i JMBG osobe. Na temelju JMBG-a, odnosno OIB-a sustav provjerava da li su podaci o osobi već uneseni u sustav.
3. Kao ustanova s pravom izmjene podataka prikaže se ona ustanova koja unosi podatke. Pri unosu ustanova s pravom izmjene podataka postaje ustanova koja prva evidentira osobu kroz sustav, te ona postaje nadležna za njegove osobne podatke, sve dok eventualno neka druga ustanova ne zatraži prijenos nadležnosti.
Matična ustanova je ona ustanova na kojoj osoba ostvaruje većinu radnog odnosa.
4. Potvrditi akciju (
).
Ako na visokom učilištu postoji osoba koje ocjenjuje ispite, ali nema zvanje, potrebno joj je evidentirati u polju Zvanje šifru 22- Povjera predavanja.
Ako se osobi koja nema odgovarajuće zvanje želi omogućiti mentorstvo, potrebno joj je u polju Zvanje evidentirati podatak šifre 33 - mentor. Zvanje mentor se evidentira osobama koji nisu zaposlenici ustanove koja evidentira zapis, ali obavljaju dužnost mentora pojedinim studentima.
Ponašanje sustava je jednako za oba zvanja ali se na ovaj način može razlikovati predavače i mentore.
Slika 3. Upozorenje sustava
Potrebno je pritisnuti dugme Da, nakon čega je omogućen unos u donji okvir Osoba u ustanovi (obavezno unijeti Ustanova, Šifra organizacijske jedinice, Status zaposlenja, Zaposlenje aktivno).
Slika 4. Okvir Osoba u ustanovi
Ukoliko je u prozoru Parametri ustanove za vrstu povezanosti (AAI) za djelatnike/vanjske suradnike uključeno automatsko brisanje elektroničkih identiteta nakon, na primjer, 30 dana od datuma prestanka aktivnosti zaposlenja i djelatnik/vanjski suradnik ima elektronički identitet u statusu 'Kreiran', te mu se evidentira da zaposlenje nije aktivno i datum do kada je ono bilo aktivno, automatski će se postaviti zahtjev za brisanjem njegovog elektroničkog identiteta nakon što od datuma do kad je bio aktivan prođe 30 dana. Pritom se briše samo elektronički identitet na toj ustanovi. Automatsko brisanje elektroničkih identiteta pokreće se jednom dnevno i svim neaktivnim zaposlenicima s kreiranim elektroničkim identitetom kojima je datum do kad su bili aktivni jednak datumu 30 dana prije današnjeg ili raniji postavlja zahtjev za brisanjem identiteta.