Visoka učilišta na e-diplomama mogu imati različite kombinacije potpisnika i ustanova koje elektronički pečatiraju dokumente, a te kombinacije se mogu mijenjati tijekom vremena. Pri evidentiranju parametara za studij, moguće je navesti te parametre i vremenski period u kojem vrijede.
Slika 1. Izgled prozora Ustanova na završnom dokumentu studija – parametri
U gornjem okviru unosi se podatak o studiju. Podatak o studiju može imati točno određeno vremensko trajanje u kojem se koristi.
Visoko učilište nositelj - visoko učilište koje će voditi podatke o studentu
Element strukture studija - podatak o kojem se studiju radi
Razina i tip studija - podatak o razini i tipu studija
Vrsta dokumenta - vrsta dokumenta na koju se odnose podaci, za PDS to može biti samo 32 - Diploma i svjedodžba (tiskani i digitalni oblik)
Parametri vrijede od - vremenski period u kojem vrijede određeni parametri. Za istu vrstu dokumentu ne smije biti vremenskog preklapanja
Prilikom evidentiranja parametara vezanih uz izradu e-diplome, potrebno je navesti studij, vrstu završnog dokumenta (za PDS studije to može biti samo vrsta dokumenta 32 - Diploma i svjedodžba (tiskani i digitalni oblik), te vremenski period u kojem ti parametri vrijede. Nakon toga, u donjem okviru Ustanova, navedena su visoka učilišta koja potpisuju i/ili elektronički pečatiraju dokumente. Za svako učilište navodi se informacija o tome obavlja li potpisivanje tiskanog dokumenta, dužnost osobe koja potpisuje dokument, redni broj ispisa na dokumentu, obavlja li ustanova elektroničko pečatiranje, dužnost osobe koja to obavlja te redoslijed elektroničkog pečatiranja. Nije dozvoljeno preklapanje vremenskih perioda u kojem za određenu vrstu dokumenta na studiju vrijede različiti parametri.
Važno - Pravila
Za PDS razinu vrsta dokumenta može biti samo 32 - Diploma i svjedodžba (tiskani i digitalni oblik).
Vremenski period trajanja parametara ne smije se preklapati.
Parametri se opisuju samo za studije, a ustanova koja potpisuje ili elektronički pečatira dokument mora biti aktivni korisnik ISVU-a.
Ako ustanova ne potpisuje i/ili ne pečatira dokumente - tada ju nije potrebno navoditi u okviru Ustanova.
Ako ustanova nije nositelj studija, a navedena je kao potpisnik, tada je obvezno navesti dužnost osobe koja potpisuje dokument.
Podatak o potpisniku dokumenta za nositelja studija nalazi se Parametrima za vrstu dokumenta. Ako se potpisnik razlikuje od potpisnika navedenog u Parametrima za vrstu dokumenta tada ga je potrebno evidentirati.
Za ustanovu koja obavlja pečatiranje mora se evidentirati i dužnost osobe koja to obavlja, bilo da je ustanova nositelj ili ne.
Prilikom izrade završnog dokumenta, osobe koje obavljaju potpisivanje, odnosno pečatiranje, biti će poredane prema rednom broju navedenom uz ustanovu, a unutar toga prema šifri visokog učilišta. U slučaju da nisu opisani parametri studija na kojem student završava studij, traže se parametri za nadređeni studij i tako sve do korijenskog studija.
Za diplome PDS korijenskog studija su inicijalno ubačeni parametri za ustanovu koja je nositelj studija, a parametri vrijede od 1.1.1900.. Ustanova nositelj potpisuje dokument (redni broj za potpisivanje je 1). Dužnost potpisnika nije postavljena, što znači da se u obzir uzimaju parametri navedeni uz vrstu dokumenta na razini visokog učilišta. Postavljeno da ustanova nositelj ne obavlja pečatiranje, jer nije poznata dužnost osobe na VU koja to obavlja. Visoko učilište za svaki naknadno definiran korijenski studij mora samo definirati parametre vezane uz završne dokumente (ubaciti zapis u glavu, a zatim listu ustanova)