Ukoliko je studentu na upisnom listu (prozor Upis godine na visokom učilištu) pogrešno upisan element strukture studija, moguće je navedenu grešku ispraviti na dva načina:
- brisanjem upisnog lista i evidencijom novog upisnog lista
- promjenom elementa studija na sljedećem upisnom listu.
Brisanje pogrešno evidentiranog upisnog lista
Potrebno je zapisati sve podatke koji se nalaze na pogrešno evidentiranom upisnom listu koji će se obrisati kako bi se ukoliko je potrebno prilikom evidencije ispravnog upisnog lista moglo rekonstruirati podatke. Naime, različiti studiji često imaju iste predmete, pa je u tom slučaju prilikom evidencije novog upisnog lista nužno studentu upisati iste predmete u statusu u kojem su ti predmeti bili na obrisanom upisnom listu. Također treba zapisati podatke o izlascima na ispite i rezultatima ispita kako bi se i ti podaci mogli rekonstruirati.
Situacije u kojima se nalaze upisni listovi koji se žele izbrisati mogu biti sljedeće:
Student koji na upisnom listu nema položenih ili priznatih ispita
Student koji na upisnom listu ima položen ispit iz predmeta
Student koji na upisnom listu ima priznat ispit iz predmeta.
Student koji na upisnom listu nema niti jedan položen ili priznat ispit iz predmeta
Na Slici 1. nalazi se primjer upisnog lista studenta koji nema položenih niti priznatih ispita.
Slika 1. Prozor Upis godine na visokom učilištu : Upisni list studenta koji nema položenih niti priznatih ispita
Prije brisanja upisnog lista treba zapisati upisane predmete i statuse u kojima se oni nalaze. Upisni list se briše na način da se označi gornji okvir prozora Upis godine na visokom učilištu i pokrene akcija brisanja (
).
Moguće je da se neki predmeti neće moći obrisati, jer postoje izlasci na ispit iz tih predmeta. Da bi se ti predmeti mogli obrisati s upisnog lista, potrebno je prethodno obrisati zapise o izlascima na ispit, što je objašnjeno niže u tekstu.
Student koji na upisnom listu ima položen ili priznat ispit iz predmeta
Položen ispit iz predmeta
Na Slici 2. nalazi se upisni list studenta koji ima položene ispite iz nekoliko predmeta.
Slika 2. Prozor Upis godine na visokom učilištu : Upisni list studenta koji ima položene ispite
Da bi se predmet iz kojeg je student položio ispit mogao obrisati, potrebno je u modulu Ispiti, izbornik Ispit izabrati opciju Zaključavanje ispitnih rokova i kao uvjete dohvata upisati šifru predmeta i JMBAG studenta. Sustav će dohvatiti za tog studenta sve ispitne rokove iz tog predmeta za koje student ima evidentirane izlaske ili unijete rezultate ispita.
Za svaki dohvaćeni zapis u prozoru Zaključavanje ispitnih rokova potrebno je provjeriti vrijednost u polju Rok zaključan i ukoliko je vrijednost Da, potrebno je otključati ispitni rok. Ispitni rok se otključava pomoću opcije Otključavanje ispitnih rokova koja se nalazi u modulu Studiji i studenti u izborniku Ispit (za detaljno objašnjenje pogledati poglavlje: Otključavanje ispitnih rokova).
Nakon što se obrišu svi zapisi o izlascima na ispit iz svih predmeta, bit će omogućeno obrisati te predmete s upisnog lista studenta.
Priznat ispit iz predmeta
Da bi se predmet iz kojeg je studentu priznat ispit mogao obrisati, potrebno je prethodno obrisati zapis o priznatom ispitu iz tog predmeta.
Prije brisanja treba zapisati šifru predmeta iz kojeg je studentu priznat ispit, ocjenu, ocjenjivača ispita i datum ispita.
Da bi se obrisao navedeni zapis, u modulu Studiji i studenti u izborniku Upis godine treba izabrati opciju Priznavanje ispita. U prozoru Priznavanje ispita kao uvjet dohvata treba upisati JMBAG studenta i u okviru Priznati ispiti obrisati željeni predmet.
Promjena elementa studija na sljedećem upisnom listu
Ukoliko je student tek pri kraju nastavne godine primijetio da ima upisan pogrešan element studija, postupak brisanja pogrešno evidentiranog upisnog lista može biti prilično zahtjevan.
Takav student će najvjerojatnije imati veći broj položenih ispita, pa će kako bi se u potpunosti obrisao upisni list biti potrebno obrisati zapise o izlascima na ispite i rezultatima ispita.
Puno je jednostavnije unijeti novi upisni list s ispravnim elementom studija, te je na sljedećim slikama detaljno opisan ovaj postupak.
Student na Slici 1. upisao je studij Poslovne ekonomije koji se na 3. nastavnoj godini dijeli na smjer Financije i smjer Marketing. Studentu je na upisnom listu u 3. nastavnoj godini pogrešno evidentiran kao element studija smjer Financije umjesto Marketinga. Pri kraju treće nastavne godine primijećeno je da student ima pogrešno upisan element studija.
Slika 1. Prozor Upis godine na visokom učilištu : Upisni list studenta sa pogrešno evidentiranim elementom studija (1)
Kako bi jasnije bio objašnjen postupak unosa novog upisnog lista, na Slikama 2. i 3. prikazan je nastavni program za 3. nastavnu godinu (5. i 6. semestar) za element studija Marketing.
Slika 2. Prozor Predmeti u semestru za element strukture studija : Nastavni program za 5. semestar (3. nastavna godina) za element strukture studija Marketing
Iz Slika 1, 2 i 3 vidi se da se nastavni programi smjerova Financije i Marketing u 3. nastavnoj godini podudaraju u predmetima Financijske institucije i tržišta, Međunarodna ekonomija i Upravljanje financijama. Ostali predmeti predstavljaju predmete razlike.
Slika 3. Prozor Predmeti u semestru za element strukture studija : Nastavni program za 6. semestar (3. nastavna godina) za element strukture studija Marketing
Postupak unosa novog upisnog lista s ispravnim elementom studija
U izborniku Upis godine potrebno je izabrati opciju Upis godine na visokom učilištu.
Nakon što se otvori prozor Upis godine na VU, potrebno je pokrenuti akciju unosa (
). Polja u koja je obavezno unijeti podatke prikazana su svijetložutom bojom. Prilikom unosa podataka treba obratiti pažnju na sljedeća polja:
Akademska godina - Upisati akademsku godinu u kojoj student mijenja element studija.
Ako student mijenja element studija u tekućoj akademskoj godini, treba upisati tekuću akademsku godinu.
Ako student mijenja element studija prilikom upisa u sljedeću akademsku godinu, treba upisati sljedeću akademsku godinu.
Nastavna godina - Upisati nastavnu godinu u kojoj student mijenja element studija.
Ako student mijenja element studija u tekućoj nastavnoj godini, treba upisati tekuću nastavnu godinu.
Ako student mijenja element studija prilikom upisa u sljedeću nastavnu godinu, treba upisati sljedeću nastavnu godinu.
Promjena smjera - Regularna
Datum upisa - Unijeti datum upisa
Na Slici 4. započet je unos novog upisnog lista na kojem student mijenja upisani element studija.
Slika 4. Prozor Upis godine na visokom učilištu (1): započet unos podataka
U navedenom primjeru student mijenja element studija u tekućoj akademskoj i tekućoj nastavnoj godini u koju je upisan (pogledati upisni list na Slici 1.). Potrebno je u polju Promjena smjera izabrati vrijednost Regularna, upisati točne podatke u polja Akademska godina i Nastavna godina, te po potrebi promijeniti Datum upisa.
Potvrdom akcije (
) Sustav će spremiti unesene podatke, te će se promijeniti aktivan okvir na Upisani elementi strukture studija.
Okvir Upisani elementi strukture studija
U polje Element studija potrebno je upisati ispravnu šifru studija kojeg student treba imati upisanog ili prenijeti šifru služeći se pomoćnim tablicama.
Na Slici 5. u polje Element studija upisana je šifra elementa studija Marketing, jer je to smjer kojeg student treba imati upisanog. U gornjem okviru u polju Promjena smjera nalazi se vrijednost Regularna, te se po tome zna da je student na ovom upisnom listu promijenio element studija.
Slika 5. Prozor Upis godine na visokom učilištu (2): unos podataka u okvir Upisani elementi strukture studija
Potrebno je potvrditi ponuđen element studija (). Nakon toga sustav vraća upit Želite li postaviti vrijednost u polju 'Upis obavljen u cijelosti' na 'Da'?
Za detaljnije objašnjenje značenja pojma 'upis obavljen u cijelosti' pogledati poglavlje: Upis godine na visokom učilištu 
Osnovni podaci o upisu.
Okvir Upisani predmeti
Nakon što se u okviru Upisani elementi strukture studija potvrdi unesen element studija, u ovom će se okviru pojaviti prema nastavnom programu obavezni predmeti elementa studija i nastavne godine koju student upisuje.
Slika 6. Izgled prozora Upis godine na visokom učilištu (3) : izgled prozora nakon što je student u tekućoj akademskoj i tekućoj nastavnoj godini upisao promjenu elementa studija
Nastavni program elementa studija Financije (slika 1.) i elementa studija Marketing (slika 2. i 3.) se podudaraju u 3. nastavnoj godini u predmetima Financijske institucije i tržišta, Međunarodna ekonomija i Upravljanje financijama. Budući da je student te predmete već imao upisane za vrijeme studiranja studija Financije, ne treba ih ponovno upisivati. Sustav će studentu na novi upisni list na kojem student mijenja smjer (Slika 6.) nadodati predmete razlike koji se izvode na studiju Marketinga. Sustav će također studenta osloboditi polaganja svih predmeta koji se izvode na studiju Financija (predmet Burze vrijednosnica, slika 7.), a ukoliko je student položio neke predmete sa studija Financija, ti predmeti ostaju na prijašnjim upisnim listovima.
Slika 7. Prozor Upis godine na visokom učilištu : Upisni list studenta sa pogrešno evidentiranim elementom studija (2)
Upisni list studenta sa pogrešno evidentiranim elementom studija (2) nakon što je student u tekućoj akademskoj i tekućoj nastavnoj godini upisao promjenu elementa studija. Predmet Burze vrijednosnica oslobođen je od polaganja.
Upis izbornih predmeta
Ukoliko student prema nastavnom programu mora ili želi upisati neke od izbornih predmeta potrebno je obaviti upis izbornih predmeta (pogledati poglavlje: Upis godine na VU Izborni predmeti).
Ispis upisnog lista i naljepnica za indeks
Nakon što su studentu upisani svi obavezni i izborni predmeti, potrebno je ispisati njegov upisni list i naljepnice za indeks.
Na alatnoj traci odabrati opciju Alati Ispis upisnog lista za prikazani zapis i ispisati upisni list (za detaljno objašenjenje pogledati poglavlje: Upis godine na VU Ispis upisnih listova).
Odabrati opciju Alati Naljepnice i ispisati naljepnice za indeks (za detaljno objašnjenje pogledati poglavlje: Upis godine na VU Naljepnice).