Na ovoj stranici pojašnjen je unos podataka o broju/sveščiću nakon prijave u Hrčak.
S lijeve strane u izborniku nalazi se odjeljak ČASOPISI. Potrebno je kliknuti na Promijeni/Nadopuni. Dobit ćete popis svih časopisa za koje ste navedeni kao administrator.
Kako biste unijeli podatke o broju/sveščiću, potrebno je kliknuti na crveni gumb za uređivanje brojeva 
.
Dva su načina za unos podataka o broju/sveščiću:
- na vrhu sučelja kliknuti na gumb Dodaj novi broj (ako se kreira novi broj):
- kliknuti na gumb za uređivanje (ako je potrebno urediti postojeći broj):
Kod kreiranja novog broja, prije unosa pojedinačnih radova, potrebno je kreirati cjeloviti, prazan broj unoseći podatke na niže opisan način.
*Godište
Unosi se godina kojoj broj/sveščić kronološki pripada, odnosno godina navedena u brojčanim oznakama broja/sveščića (npr. Vol. 6 No. 4, 2018). To je godina koja se prikazuje u arhivi časopisa na Hrčku te se koristi prilikom citiranja.
*Volumen ili svezak
Unosi se samo broj volumena kojem pripada novi broj/sveščić. Ne unose se kratice poput Vol. i slično.
Broj ili sveščić
Unosi se samo broj. Ne unose se kratice poput Br., No. i slično.
DOI
Unosi se DOI (Digital Object Identifier) oznaka tog broja/sveščića, ukoliko ga ima. Detaljnije informacije o DOI oznaci, prednostima, načinima registracije i sl. potražite na adresama Hrvatskog ureda za DOI, Crossref.org i DOI.org.
Slika broja
Postavlja se slika naslovnice novog broja/sveščića. Slika mora biti u JPG ili GIF formatu. PDF dokument u ovom polju sustav neće prihvatiti. Preporučena veličina slike je 120x80 pixela, a ako se postavi prevelika slika, sustav će smanjiti veličinu na prihvatljivu dimenziju.
Uvoz članaka iz JATS XML-a
Ovo polje nije obavezno te se koristi isključivo ako je broj časopisa pripremljen u potpunosti u skladu s Uputama za izradu i dostavu članaka u XML formatu u Hrčak.
U ovo se polje postavlja datoteka u ZIP formatu koja sadrži sve radove broja u JATS XML formatu, uključujući popratne datoteke (PDF rada, slike itd.). Kod većih ZIP datoteka potrebno je pričekati obradu koja može potrajati i nekoliko minuta, ovisno o brzini vaše veze.
Datum izdavanja
Unosi se datum kada je časopis službeno objavljen, bilo da je riječ o tiskanom ili elektroničkom izdanju. U slučaju kašnjenja izlaska broja, datum izdavanja ne mora biti iste godine koja je navedena u polju Godina/godište.
Prava korištenja
Iz padajućeg izbornika potrebno je odabrati Creative Commons licencu koja će biti dodijeljena broju/sveščiću ili opciju Zaštićeno autorskim pravom (ako ne želite objaviti broj/sveščić pod nekom od ponuđenih licenci).
Status broja na Hrčku
Ovo polje određuje vidljivost broja na javnom sučelju. Moguće je odabrati tri vrijednosti: "Neobjavljen", "Objavljen" i "Online first".
Važno
Prvo je obavezno kreirati broj/sveščić sa statusom "Neobjavljen" koji neće biti vidljiv na javnom sučelju Hrčka kako bi se prije objavljivanja mogli unijeti svi radovi. Opcija "Objavljen" se odabire tek kada svi radovi, zajedno s bibliografskim podacima budu postavljeni na Hrčak!
Ako broj/sveščić časopisa nije još u potpunosti sastavljen i objavljen, no uredništvo želi na Hrčku objaviti radove koji su do tad prikupljeni, nakon postavljanja tih radova može se odabrati status "Online First". U trenutku kada se unesu svi radovi pripremljeni za taj broj, obavezno je promijeniti status broja/sveščića u "Objavljen"!
Objavljen broj postaje svima vidljiv na portalu, te se newsletter pretplatnicima šalje obavijest o novom broju. Brojevi koji imaju status "Online First" također su vidljivi na portalu, ali se za njih ne šalju obavijesti korisnicima portala, sve dok broj ne promijeni status u "Objavljen".
Nakon svih unesenih podataka, na dnu stranice pritisnuti Spremi kako bi uneseni podaci bili pohranjeni te kako bi broj bio kreiran.
Za dodavanje novog članka, u gornjem lijevom dijelu ove stranice potrebno je odabrati karticu Članci te pritisnuti Dodaj novi članak:
