Koraci prilikom uvođenja ISVU-a na visoko učilište su sljedeći:
- Propuštanje IP adresa računala na kojima će biti instalirani ISVU moduli. Prvu IP adresu na učilištu propušta Centar potpore temeljem e-maila ISVU koordinatora, a ostale IP adrese evidentira ISVU koordinator u aplikaciji ISVU Admin Koordinator, prozoru Računalo.
- Evidencija kroz modul Kadrovi. Evidentiraju se podaci o:
- osobama koje su imenovane za rad s ISVU-om
- ustroju visokog učilišta
- nastavnom osoblju.
- Evidencija parametara ustanove kroz modul Studiji i studenti (UstanovaParametri ustanove)
- Evidencija nastavnog programa kroz modul Studiji i studenti za 1. nastavnu godinu:
- evidencija studija i smjerova (Nastavni programElementi strukture studija)
- evidencija predmeta (Nastavni programPredmet)
- evidencija izbornih grupa (Nastavni programIzborna grupa)
- evidencija obveznih i izbornih predmeta (Nastavni programPredmeti u semestru za element strukture studija)
- evidencija parametara studija u akademskoj godini (Nastavni program Parametri studija u akademskoj godini)
- zaključavanje pravila za upis više godine (Nastavni program Zaključavanje pravila za upis više godine)
- zaključavanje nastavnog programa (Nastavni programZaključavanje/otključavanje nastavnog programa)
- evidencija izvođača nastave na predmetu (Nastavni programPredmet u akademskoj godini; kartica Izvođač). Također poželjno je definirati predmet (Kartica Opis predmeta), te Obaveznu literaturu (Kartica Literatura).
- Evidencija i zaključavanje akademskog kalendara (Nastavni planAkademski kalendar; kartica Dani ovisni o rednom broju semestra; minimalno je potrebno definirati održavanje nastave – vrsta dana 2).
- Provjera ispravnosti opisanog nastavnog programa na probnom sustavu.
Ono što je potrebno provjeriti jest:
- jesu li se studentu upisali dobri obvezni predmeti
- nude li se dobri izborni predmeti
- pogledati ispis upisnog lista, prilikom čega se provjerava popis obveznih i izbornih predmeta, te jesu li navedeni ispravni izvođači na predmetima
- Prebacivanje podataka o studentima iz Sustava studentske prehrane (ISSP).Potrebno je obavijestiti Centar potpore da je obavljena provjera ispravnosti nastavnog programa (točka 5.) te da se može krenuti s prebacivanjem studenata iz ISSP. Nakon prebacivanja podataka iz ISSP-a svi studenti se vode kroz ISVU
- studenti koji se upisuju u prvu godinu po nastavnom programu evidentiranom u ISVU-u, i
- studenti viših godina (Izbornik Upis godinePodaci iz sustava prehraneUpis godine)
- Evidencija upisnih listova studenata koji su upisali prvu godinu.
Priprema za ispitnu evidenciju
- Evidencija rokova (Studiji i studenti Ispit Ispitni rok)
- evidencija termina za ispitne rokove u akademskom kalendaru (Studenti i studiji Nastavni plan Akademski kalendar; kartica Dani neovisni o rednom broju semestra – vrsta dana 11, 12, 13)
- Evidencija dvorana (Studiji i studenti Nastavni plan Dvorana).
- Evidencija pravila za ispit pred ispitnim povjerenstvom (Ispitna evidencija Katalozi Pravila za ispit pred ispitnim povjerenstvom).
- Evidencija osoba koje imaju dozvolu rada s pojedinim predmetima (Studiji i studenti Nastavni plan Dozvole djelatnicima nad predmetima). Važno je napomenuti da koordinator evidentira dozvole djelatnicima nad predmetima.
- Instaliranje Studomata – zatražiti od Centra potpore uputstva za instalaciju studomata na visokom učilištu.
Ispis potvrda
- Potrebno je definirati tko obavlja dužnost dekana (Studiji i studenti Nastavni plan Obavljanje dužnosti).
- Potrebno je definirati parametre potvrde (Studiji i studenti Potvrde Parametri potvrde).
- Potrebno je definirati koje se potvrde mogu izdati studentu (Studenti i studiji Potvrde Svrha potvrde za VU i Potvrde za VU).
- Potrebno je definirati naziv visokog učilišta u genitivu i vokativu (Studenti i studiji Ustanova Naziv ustrojstvene jedinice u padežu).
- Za pojedine potvrde potrebno je da studenti imaju evidentirano mjesto rođenja.
- Studenti putem Studomata mogu, ako im se omogući takva opcija, izdavati potvrde. Da bi se to omogućilo potrebno je na neko računalo na visokom učilištu instalirati aplikaciju print server – kontaktirati Centar potpore koji će instalirati tu aplikaciju.