Sadržaj
Modul Digitalni registar diploma omogućava pregled, unos i provjeru završnih isprava. Na vrhu prozora je 5 tabova: Pregled, Unos i autorizacija, Provjera, Moje diplome i Grafički prikaz.
Zapisi o završnim ispravama mogu imati jedan od 3 statusa: Neautoriziran, Autoriziran i Obrisan. Kad se zapis o završnoj ispravi unese u sustav putem sučelja aplikacije, dobiva status Neautoriziran. Ovlaštene osobe mogu taj zapis kroz aplikaciju autorizirati i tada zapis dobiva status Autoriziran. Pod brisanjem autoriziranih zapisa se podrazumijeva promjena statusa zapisa u Obrisan, a zapis i dalje ostaje u bazi podataka. Kod brisanja neautoriziranih zapisa, zapis se trajno briše iz sustava.
Pregled
Na pregledu su za diplome i završne isprave prikazani: prezime i ime studenta, OIB, datum rođenja, vrsta isprave, naziv VU, sjedište VU i datumzavršetka studija. naziv SP, nositelj, izvoditelj, vrsta studija, mjesto, način izvođenja i jezik sortirani po abecednom redoslijedu naziva SP. Prikazani su svi SP za koje korisnik ima ovlast da ih vidi, 10 po stranici.
Pregled prikazuje samo diplome i završne isprave koje su u statusu Autoriziran. Neautorizirani zapisi mogu se vidjeti na tabu Unos i autorizacija.
Na dnu pregleda može se kliknuti na sljedeće ili prethodne stranice, kao i direktno skočiti na određenu stranicu.
Klikom na gumb Detalji uz odgovarajući zapis, prikazuju se i dodatni podaci vezani za odabranu diplomu ili završnu ispravu. Na dnu ekrana su gumbi Brisanje zapisa i Pregled isprave.
Klikom na gumb Brisanje zapisa ovlašteni korisnici mogu izvršiti „brisanje“ zapisa o završnoj ispravi, pri čemu zapis ostaje u bazi podataka, ali mu je status promijenjen u Obrisan.
Klikom na gumb Pregled isprave može se pogledati diploma ili završna isprava u PDF formatu, ako je isprava prethodno unesena.
Klikom na gumb <- Povratak pri vrhu ekrana vraćamo se na prethodni ekran s tabličnim prikazom završnih isprava.
Na početnom ekranu za tab Pregled nalazi se i Tražilica. Tražilica omogućuje pretraživanje diploma i završnih isprava kojim se mogu filtrirati:
akademska godina, naziv visokog učilišta, naziv studijskog programa, prezime studenta, ime studenta, OIB, JMBAG, JMBG, vrsta isprave i jezik isprave.
Nije nužno unijeti cijeli naziv VU ili studijskog programa. Pretraga će prikazati sve VU ili studijske programe koji u nazivu sadrže dio naziva koji je unesen.
Za Akademsku godinu, Vrstu isprave i Jezik isprave, prikazat će se izbornik s katalogom virijednosti za određeno vrstu podatka. Nakon toga od ponuđenih vrijednosti treba odabrati jedan za koji želimo pregled.
Ako se kao kriterij pretrage unosi prezime, potrebno je unijeti i ime i obrnuto.
Pretraživanje se aktivira klikom na gumb Pretraži. Odabir za pretragu se poništava gumbom Poništi odabir.
Rezultat pretraživanja je lista diploma i završnih isprava koja zadovoljava uvjete pretrage.
Unos i autorizacija
Na tabu Unos i autorizacija unose se diplome i završne isprave te izvršava autorizacija istih. Mogu se unositi pojedinačne aktualne diplome i završne isprave (datum završetka studija nakon 01.01.2024.), pojedinačne arhivske diplome i završne isprave (datum završetka studija do 31.12.2023.) te diplome i završne isprave iz CSV datoteke.
Na početnom ekranu taba Unos i autorizacija prikazan je pregled neautoriziranih diploma i završnih isprava. Pregled je isti kao na tabu Pregled, samo su ovdje prikazani zapisi sa statusom Neautoriziran, a na tabu Pregled zapisi sa statusom Autoriziran. S lijeve strane svakog zapisa je check box,a s desne strane uz tab Detalji, dodan je tab Autoriziraj.
Klikom na check box označavaju se ili odznačavaju zapisi koje namjeravamo autorizirati. Čim se označi prvi zapis, postaju aktivni gumbovi Autoriziraj označene zapise i Obriši označene zapise.
Klikom na gumb Autoriziraj autorizira se samo 1 zapis i to onaj uz kojeg se nalazi gumb Autoriziraj, neovisno o tome koji su zapisi u tom trenutku označeni.
Klikom na gumb Autoriziraj označene zapise autoriziraju se svi označeni zapisi.
Klikom na gumb Obriši označene zapise brišu se svi označeni neautorizirani zapisi i oni se više ne mogu vidjeti u sustavu.
Klikom na gumb Detalji uz odgovarajući zapis, prikazuju se i dodatni podaci vezani za odabranu diplomu ili završnu ispravu. Na dnu ekrana su gumbi Brisanje zapisa i Pregled isprave.
Klikom na gumb Brisanje zapisa ovlašteni korisnici mogu izvršiti brisanje zapisa o završnoj ispravi, pri čemu se zapis trajno briše iz baze podataka. Brisanje treba potvrditi klikom na gumb U redu ili odustati od brisanje klikom na gumb Odustani.
Klikom na gumb Pregled isprave može se pogledati diploma ili završna isprava u PDF formatu, ako je isprava prethodno unesena.
Klikom na gumb <- Povratak pri vrhu ekrana vraćamo se na prethodni ekran s tabličnim prikazom neautoriziranih završnih isprava.
Na početnom ekranu za tab Unos i autorizacija nalazi se i Tražilica. Tražilica omogućuje pretraživanje neautoriziranih diploma i završnih isprava kojim se mogu filtrirati:
akademska godina, naziv visokog učilišta, naziv studijskog programa, prezime studenta, ime studenta, OIB, JMBAG, JMBG, vrsta isprave i jezik isprave.
Nije nužno unijeti cijeli naziv VU ili studijskog programa. Pretraga će prikazati sve VU ili studijske programe koji u nazivu sadrže dio naziva koji je unesen.
Za Akademsku godinu, Vrstu isprave i Jezik isprave, prikazat će se izbornik s katalogom virijednosti za određeno vrstu podatka. Nakon toga od ponuđenih vrijednosti treba odabrati jedan za koji želimo pregled.
Ako se kao kriterij pretrage unosi prezime, potrebno je unijeti i ime i obrnuto.
Pretraživanje se aktivira klikom na gumb Pretraži. Odabir za pretragu se poništava gumbom Poništi odabir.
Rezultat pretraživanja je lista diploma i završnih isprava koja zadovoljava uvjete pretrage.
Unos pojedinačnih diploma i završnih isprava (Nakon 01.01.2024.)
U ovom modulu moguće je unijeti pojedinačne diploma i zavšne isprave s datumom završetka studija nakon 01.01.2024. Nakon klika na tab Unos pojedinačne diplome i završnih isprava potrebno je najprije unijeti nadležnu ustanovu koja unosi podatke. Ustanovu je potrebno odabrati iz padajućeg izbornika. Moguće je unijeti i dio naziva VU, a pretraga će prikazati sve VU koji u nazivu sadrže dio naziva koji je unesen.
Nakon odabira VU otvara se forma za unos podataka o diplomi ili završnoj ispravi.
Unose se podaci sa slike desno, s tim da su podaci označeni znakom * obavezni za unos. Klikom na gumb 
unosi se skenirana isprava u PDF formatu. Na kraju unosa podaci se spremaju klikom na gumb Spremi ili se odustaje od unosa klikom na gumb Odustani.
Unos pojedinačnih arhivskih diploma i završnih isprava
U ovom modulu moguće je unijeti arhivske pojedinačne diploma i zavšne isprave s datumom završetka studija do 31.12.2023. Nakon klika na tab Unos pojedinačne diplome i završnih isprava potrebno je najprije unijeti nadležnu ustanovu koja unosi podatke. Ustanovu je potrebno odabrati iz padajućeg izbornika. Moguće je unijeti i dio naziva VU, a pretraga će prikazati sve VU koji u nazivu sadrže dio naziva koji je unesen.
Nakon odabira VU otvara se forma za unos podataka o arhivskoj diplomi ili završnoj ispravi.
Unose se podaci sa slike desno, s tim da su podaci označeni znakom * obavezni za unos. Klikom na gumb unosi se skenirana isprava u PDF formatu. Na kraju unosa podaci se spremaju klikom na gumb Spremi ili se odustaje od unosa klikom na gumb Odustani.
Unos diploma i završnih isprava iz csv datoteke
U ovom modulu moguće je unijeti grupu zapisa za diplome i završne isprave u csv datoteci.
Klikom na gumb Unos diploma i završnih isprava iz csv datoteke otvara se prozor za unos nadležne ustanove, odnosno ustanove koja unosi podatke. Nadležna ustanova ne mora biti ista kao VU koje izdaje ispravu jer. nadležna ustanova može unositi podatke za VU koje više nije aktivno, koje je prethodnik nadležne ustanove.
Nakon odabira nadležne ustanove, bira se CSV datoteka i klikom na gumb Potvrdi pokreće se unos csv datoteke.
Nakon učitavanja csv datoteke dobije se poruka o uspješnom unosu ili je, ako ima grešaka, u donjem dijelu ekrana naveden status svih zapisa (ispravan ili s greškom). Ako csv datoteka sadrži barem jednu grešku, niti jedan zapis iz datoteke neće biti učitan. Da bi se podaci učitali, potrebno je ispraviti sve zapise s greškom i ponovo učitati cijelu csv datoteku.
Format csv datoteke nalazi se na linku:
Grafički prikaz
Diplome i završne isprave moguće je grafički prikazati (stupčasti grafikon - bar chart) prema sljedećim kriterijima:
vrsta isprave, vrsta visokog učilišta.
Klikom na pojedini stupac moguće je dobiti grafički prikaz prema dodatnom kriteriju, npr. odabirom vrste isprave može se dobiti grafički prikaz po godinama.
