Sadržaj
Uvod
Modul Digitalni registar diploma omogućava pregled, unos i provjeru završnih isprava. Na vrhu prozora je 6 tabova: Pregled završnih isprava, Unos i autorizacija, Provjera, Moje završne isprave, Pretraživanje i Grafički prikaz.
Dostavljanje podataka u Digitalni registar diploma
Podaci o novim završnim ispravama (nakon 1. 1. 2024. godine) i digitalne završne isprave dostavljaju se u Digitalni registar diploma putem programskog sučelja ISeVO REST API.
Završne isprave izdane s ISVU automatski će se prebaciti u središnju evidenciju odnosno Digitalni registar diploma.
Visoka učilišta koja ne koriste ISVU za generiranje i izdavanje završnih isprava trebaju putem programskog sučelja dostaviti podatke o završnim ispravama i digitalne završne isprave u Digitalni registar diploma.
Podaci o prethodno izdanim završnim ispravama (od 1. 1. 1984. godine do 31. 12. 2023. godine) dostavljaju se u središnju evidenciju (Digitalni registar diploma) učitavanjem podataka iz CSV datoteke kroz ISeVO korisničko sučelje. Postupak je opisan kasnije na ovoj stranici (Unos završnih isprava iz csv datoteke).
Unos zapisa o arhivskim završnim ispravama, radi se u dva koraka:
| 1. | Unos Učitavanjem zapisa iz CSV datoteke, zapisi dobivaju status neautoriziran i nisu vidljivi se na tabu Pregled. Oni su vidljivi na tabu Unos i autorizacija na kojem je moguće i njihovo pretraživanje. Da bi zapisi bili vidljivi na tabu Pregled, potrebno ih je autorizirati. |
2. | Autorizacija Autorizacijom zapisa o završnim ispravama, zapis dobiva status autoriziran i postaje vidljiv na tabu Pregled završnih isprava. |
Statusi zapisa o završnim ispravama
Zapisi o završnim ispravama mogu imati jedan od 3 statusa: Neautoriziran, Autoriziran i Obrisan. Kad se zapis o završnoj ispravi unese u sustav putem sučelja aplikacije, dobiva status Neautoriziran. Ovlaštene osobe mogu taj zapis kroz aplikaciju autorizirati i tada zapis dobiva status Autoriziran. Pod brisanjem autoriziranih zapisa se podrazumijeva promjena statusa zapisa u Obrisan, a zapis i dalje ostaje u bazi podataka. Kod brisanja neautoriziranih zapisa, zapis se trajno briše iz sustava.
Pregled završnih isprava
Na pregledu su za diplome i završne isprave prikazani: prezime i ime studenta, OIB, datum rođenja, vrsta isprave, naziv VU, sjedište VU i datumzavršetka studija. naziv SP, nositelj, izvoditelj, vrsta studija, mjesto, način izvođenja i jezik sortirani po abecednom redoslijedu naziva SP. Prikazani su svi SP za koje korisnik ima ovlast da ih vidi, 10 po stranici.
Pregled prikazuje samo diplome i završne isprave koje su u statusu Autoriziran. Neautorizirani zapisi mogu se vidjeti na tabu Unos i autorizacija.
Na dnu pregleda može se kliknuti na sljedeće ili prethodne stranice, kao i direktno skočiti na određenu stranicu.
Klikom na gumb Detalji uz odgovarajući zapis, prikazuju se i dodatni podaci vezani za odabranu diplomu ili završnu ispravu. Na dnu ekrana su gumbi Brisanje zapisa i Pregled isprave.
Klikom na gumb Brisanje zapisa ovlašteni korisnici mogu izvršiti „brisanje“ zapisa o završnoj ispravi, pri čemu zapis ostaje u bazi podataka, ali mu je status promijenjen u Obrisan.
Klikom na gumb Pregled isprave može se pogledati diploma ili završna isprava u PDF formatu, ako je isprava prethodno unesena.
Klikom na gumb <- Povratak pri vrhu ekrana vraćamo se na prethodni ekran s tabličnim prikazom završnih isprava.
Na početnom ekranu za tab Pregled nalazi se i Tražilica. Tražilica omogućuje pretraživanje diploma i završnih isprava kojim se mogu filtrirati:
akademska godina, naziv visokog učilišta, naziv studijskog programa, prezime studenta, ime studenta, OIB, JMBAG, JMBG, vrsta isprave i jezik isprave.
Nije nužno unijeti cijeli naziv VU ili studijskog programa. Pretraga će prikazati sve VU ili studijske programe koji u nazivu sadrže dio naziva koji je unesen.
Za Akademsku godinu, Vrstu isprave i Jezik isprave, prikazat će se izbornik s katalogom virijednosti za određeno vrstu podatka. Nakon toga od ponuđenih vrijednosti treba odabrati jedan za koji želimo pregled.
Ako se kao kriterij pretrage unosi prezime, potrebno je unijeti i ime i obrnuto.
Pretraživanje se aktivira klikom na gumb Pretraži. Odabir za pretragu se poništava gumbom Poništi odabir.
Rezultat pretraživanja je lista diploma i završnih isprava koja zadovoljava uvjete pretrage.
Unos i autorizacija
Na tabu Unos i autorizacija unose se diplome i završne isprave te izvršava autorizacija istih. Mogu se unositi pojedinačne aktualne završne isprave (datum završetka studija nakon 01.01.2024.), pojedinačne arhivske završne isprave (datum završetka studija od 01.01.1984. do 31.12.2023.) te završnih isprava iz CSV datoteke (datum završetka studija od 01.01.1984. do 31.12.2023.). Unos pojedinačnih aktualnih diploma i završnih isprava bit će onemogućen od 01.09.2024.
Na početnom ekranu taba Unos i autorizacija prikazan je pregled neautoriziranih diploma i završnih isprava. Pregled je isti kao na tabu Pregled, samo su ovdje prikazani zapisi sa statusom Neautoriziran, a na tabu Pregled zapisi sa statusom Autoriziran. S lijeve strane svakog zapisa je check box,a s desne strane uz tab Detalji, dodan je tab Autoriziraj.
Inicijalno je prikazano maksimalno 25 isprava po ekranu, a taj broj je moguće promijeniti na 10, 50 ili 100.
Klikom na check box označavaju se ili odznačavaju zapisi koje namjeravamo autorizirati. Čim se označi prvi zapis, postaju aktivni gumbovi Autoriziraj označene zapise i Obriši označene zapise.
Klikom na gumb Autoriziraj autorizira se samo 1 zapis i to onaj uz kojeg se nalazi gumb Autoriziraj, neovisno o tome koji su zapisi u tom trenutku označeni.
Klikom na gumb Autoriziraj označene zapise autoriziraju se svi označeni zapisi.
Klikom na gumb Obriši označene zapise brišu se svi označeni neautorizirani zapisi i oni se više ne mogu vidjeti u sustavu.
Klikom na gumb Detalji uz odgovarajući zapis, prikazuju se i dodatni podaci vezani za odabranu diplomu ili završnu ispravu. Na dnu ekrana su gumbi Brisanje zapisa i Pregled isprave.
Klikom na gumb Brisanje zapisa ovlašteni korisnici mogu izvršiti brisanje zapisa o završnoj ispravi, pri čemu se zapis trajno briše iz baze podataka. Brisanje treba potvrditi klikom na gumb U redu ili odustati od brisanje klikom na gumb Odustani.
Klikom na gumb Pregled isprave može se pogledati diploma ili završna isprava u PDF formatu, ako je isprava prethodno unesena.
Klikom na gumb <- Povratak pri vrhu ekrana vraćamo se na prethodni ekran s tabličnim prikazom neautoriziranih završnih isprava.
Na početnom ekranu za tab Unos i autorizacija nalazi se i Tražilica. Tražilica omogućuje pretraživanje neautoriziranih diploma i završnih isprava kojim se mogu filtrirati:
akademska godina, naziv visokog učilišta, naziv studijskog programa, prezime studenta, ime studenta, OIB, JMBAG, JMBG, vrsta isprave i jezik isprave.
Nije nužno unijeti cijeli naziv VU ili studijskog programa. Pretraga će prikazati sve VU ili studijske programe koji u nazivu sadrže dio naziva koji je unesen.
Za Akademsku godinu, Vrstu isprave i Jezik isprave, prikazat će se izbornik s katalogom virijednosti za određeno vrstu podatka. Nakon toga od ponuđenih vrijednosti treba odabrati jedan za koji želimo pregled.
Ako se kao kriterij pretrage unosi prezime, potrebno je unijeti i ime i obrnuto.
Pretraživanje se aktivira klikom na gumb Pretraži. Odabir za pretragu se poništava gumbom Poništi odabir.
Rezultat pretraživanja je lista diploma i završnih isprava koja zadovoljava uvjete pretrage.
Unos pojedinačnih završnih isprava (nakon 01.01.2024.)
U ovom modulu moguće je unijeti pojedinačne diploma i zavšne isprave s datumom završetka studija nakon 01.01.2024. Nakon klika na tab Unos pojedinačne diplome i završnih isprava potrebno je najprije unijeti nadležnu ustanovu koja unosi podatke. Ustanovu je potrebno odabrati iz padajućeg izbornika. Moguće je unijeti i dio naziva VU, a pretraga će prikazati sve VU koji u nazivu sadrže dio naziva koji je unesen.
Nakon odabira VU otvara se forma za unos podataka o završnoj ispravi.
U formu se unose podaci, s tim da su podaci označeni znakom * obavezni za unos. Klikom na gumb 
unosi se isprava u PDF formatu, koja sadrži meta podatke, QR kod, GUID i elektronksi pečat. Na kraju unosa podaci se spremaju klikom na gumb Spremi ili se odustaje od unosa klikom na gumb Odustani.
Pojedinačni unos aktualnih završnih isprava bit će u funkciji do 31.08.2024, i nakon toga će biti onemogućen.
Unos pojedinačnih arhivskih završnih isprava (do 31.12.2023.)
U ovom modulu moguće je unijeti arhivske pojedinačne diploma i završne isprave s datumom završetka studija do 31.12.2023. Nakon klika na tab Unos pojedinačne diplome i završnih isprava potrebno je najprije unijeti nadležnu ustanovu koja unosi podatke. Ustanovu je potrebno odabrati iz padajućeg izbornika. Moguće je unijeti i dio naziva VU, a pretraga će prikazati sve VU koji u nazivu sadrže dio naziva koji je unesen.
Nakon odabira VU otvara se forma za unos podataka o arhivskoj diplomi ili završnoj ispravi.
Unose se podaci s prethodne slike, s tim da su podaci označeni znakom * obavezni za unos. Klikom na gumb 
unosi se skenirana isprava u PDF formatu (nije obavezan podatak). Na kraju unosa se spremaju klikom na gumb Spremi ili se odustaje od unosa klikom na gumb Odustani.
Unos završnih isprava iz CSV datoteke
U ovom modulu moguće je unijeti grupu zapisa za diplome i završne isprave u csv datoteci.
Klikom na gumb Unos diploma i završnih isprava iz csv datoteke otvara se prozor za unos nadležne ustanove, odnosno ustanove koja unosi podatke. Nadležna ustanova ne mora biti ista kao VU koje izdaje ispravu jer. nadležna ustanova može unositi podatke za VU koje više nije aktivno, koje je prethodnik nadležne ustanove.
Nakon odabira nadležne ustanove, bira se CSV datoteka i klikom na gumb Potvrdi pokreće se unos CSV datoteke.
Nakon učitavanja csv datoteke dobije se poruka o uspješnom unosu ili je, ako ima grešaka, u donjem dijelu ekrana naveden status svih zapisa (ispravan ili s greškom). Ako csv datoteka sadrži barem jednu grešku, niti jedan zapis iz datoteke neće biti učitan. Da bi se podaci učitali, potrebno je ispraviti sve zapise s greškom i ponovo učitati cijelu csv datoteku.
Format csv datoteke nalazi se na linku:
Provjera
Valjanost diploma i završnih isprava moguće je provjeriti na tabu Provjera. Provjera se može izvršiti na 2 načina: provjera dokumenata prema GUID-u i provjera digitalnih dokumenata. Detaljnije o GUID-u i formatu digitalnih završnih isprava može se vidjeti na linku:
Provjera dokumenata prema GUID-u
Provjera se radi prema GUID-u. U predviđeno polje potrebno je unijeti GUID i kliknuti na gumb Provjeri ili poništiti uneseni GUID klikom na gumb Nova provjera.
Rezultat provjere može biti poruka:
Dokument s unesenim GUID-om ne postoji!
ili
Provjera digitalnih dokumenata
Provjera digitalnih dokumenata podrazumijeva provjeru na osnovu e-diplome u PDF formatu. Za aktiviranje provjere potrebno je kliknuti u prozor:
te odabrati PDF datoteku za provjeru ili dovući PDF datoteku iz nekog drugog prozora. Ime odabrane PDF datoteke će se pojaviti ispod prozora.
Nakon odabira PDF datoteke za provjeru dokumenta treba kliknuti na gumb Provjeri ili poništiti odbir klikom na gumb Nova provjera.
Rezultat provjere može biti poruka:
Dokument s unesenim GUID-om ne postoji!
ili
Moje završne isprave
U ovom modulu, na osnovu OIB korisnika aplikacije, moguće je pregledati sve završne isprave korisnika.
Klikom na gumb Detalji uz odgovarajući zapis, prikazuju se i dodatni podaci vezani za odabranu diplomu ili završnu ispravu. Na dnu ekrana su gumbi Brisanje zapisa i Pregled isprave.
Klikom na gumb Brisanje zapisa ovlašteni korisnici mogu izvršiti „brisanje“ zapisa o završnoj ispravi, pri čemu zapis ostaje u bazi podataka, ali mu je status promijenjen u Obrisan.
Klikom na gumb Pregled isprave može se pogledati diploma ili završna isprava u PDF formatu, ako je isprava prethodno unesena.
Klikom na gumb pri vrhu ekrana vraćamo se na prethodni ekran s tabličnim prikazom završnih isprava.
Grafički prikaz
Diplome i završne isprave moguće je grafički prikazati (stupčasti grafikon - bar chart) prema sljedećim kriterijima:
vrsta isprave, vrsta visokog učilišta.
Klikom na pojedini stupac moguće je dobiti grafički prikaz prema dodatnom kriteriju, npr. odabirom vrste isprave može se dobiti grafički prikaz po godinama.
