Sadržaj
Uvod
Podaci o prethodno izdanim završnim ispravama unose se u Informacijski sustav evidencija u visokom obrazovanju (IseVO) učitavanjem CSV datoteke u predodređenom formatu koji je definiran u ovom dokumentu. Samo podatke o završnim ispravama izdanim prije 1.1.2024. godine, moguće je unijeti u sustav učitavanjem iz CSV datoteka.
Nakon učitavanja datoteke u sustav, podaci u datoteci se provjeravaju i ako ne postoje greške u CSV datoteci, pripremljeni podaci unose se u sustav. Ako u CSV datoteci postoje greške, podaci se ne učitavaju, a korisnik koji je učitao datoteku dobije poruke o pronađenim pogreškama.
Kada se učita CSV datoteka koja nema grešaka, podaci se u sustav unose kao zapisi o diplomama. Te zapise potrebno je autorizirati od strane odobravatelja (osoba na VU koja ima korisničku ulogu VU_ODOBRAVATELJ) da bi oni postali vidljivi na pregledu završnih isprava.
Dalje u tekstu dane su upute kako pripremiti CSV datoteku s podacima o prethodno izdanim završnim ispravama, svjedodžbama ili diplomama.
Format CSV datoteke
Podaci u CSV datoteci trebaju biti pripremljeni bez praznina ispred ili iza polja u zapisu.
Delimiter je točka-zarez ';' . Ako je naznačeno da neko polje nije obavezno, to znači da taj stupac i dalje mora postojati unutar zaglavlja CSV datoteke i također u retku na tom mjestu trebaju biti dva delimitera.
Datoteka treba biti pripremljena i spremljena s kodnom stranicom UTF-8, npr. u Excelu Save as type: CSV UTF-8 (Comma delimited) (*.csv).
Prvi redak CSV datoteke mora imati definirane nazive stupaca: prezime;ime;OIB;JMBAG;JMBG;spol;datumRodjenja;mjestoRodjenja;drzavaRodjenja;vrstaIsprave;izdavateljVU;izdavateljSjediste;studijskiProgramTxt1;studijskiProgramTxt2;vrstaSP;podrucje;polje;strucniNaziv;ects;datumZavrsetkaStudija;jedinstveniBrojIsprave;mjestoIzdavanjaIsprave;datumIzdavanjaIsprave;puniNazivPotpisnik;duznostPotpisnik;jezik
U slučaju kad postoji više VU koji izdaju ispravu i/ili sjedišta VU koji izdaju ispravu i/ili više studijskih programa i/ili područja i/ili polja i/ili više čelnika VU i/ili više dužnosti čelnika VU, navode se sa znakom '/' između njih.
Završne isprave stranih državljana,koji nemaju niti OIB, ni JMBG, unose se isključivo preko ISeVO sučelja (Unos pojedinačnih arhivskih diploma i završnih isprava).
Prazna CSV datoteka za pripremu podataka za arhiv diploma
U tablici ispod dan je opis pojedinog stupca kao i pravila koja će se koristiti kod provjere podataka u CSV datoteci.
Podatke iz tablice (npr. studijski program), koji se nalaze na diplomi ili svjedodžbi, treba upisati u CSV datoteku točno onako kako su upisani na ispravi.
STUPAC U TABLICI | OPIS | DULJINA POLJA | OBAVEZNO POLJE (Da/Ne) |
|---|---|---|---|
prezime | Prezime studenta | Do 254 znaka | Da |
ime | Ime studenta | Do 254 znaka | Da |
OIB | OIB studenta (obavezan podatak za datum završetka studija od 01.01.2014.). Budući da je OIB uveden 01.01.2009., preporuča se unos OIB-a od 01.01.2009. U periodu od 01.01.2009. do 31.12.2013. obavezno je unijeti ili OIB ili JMBG. | 11 znamenki | Da (uvjetno) |
JMBAG | Jedinstveni matični broj akademskog građana | 10 znamenki | Ne |
JMBG | Jedinstveni matični broj građana za studenta (obavezan podatak za datum završetka studija prije 01.01.2009.). U periodu od 01.01.2009. do 31.12.2013. obavezno je unijeti ili OIB ili JMBG. | 13 znakova za HR državljane | Da (uvjetno) |
spol | Spol studenta. Dozvoljene vrijednosti su: Ž (ženski), M (muški), N (nije poznato). | 1 znak | Da |
datumRodjenja | Datum rođenja studenta | 10 znakova | Da |
mjestoRodjenja | Naziv mjesta rođenja studenta | Do 254 znaka | Da |
drzavaRodjenja | Naziv države rođenja studenta | Do 100 znakova | Da |
vrstaIsprave | Vrsta isprave o studiju. Dozvoljene vrijednosti su: DIPLOMA, SVJEDODZBA. | Do 20 znakova | Da |
izdavateljVU | Naziv VU koje izdaje ispravu (1 ili više njih odvojenih znakom '/'). | Do 1000 znakova (do 254 znaka za pojedinačni VU) | Da |
izdavateljSjediste | Naziv sjedišta VU koje izdaje ispravu (1 ili više njih odvojenih znakom '/') | Do 254 znaka | Da |
studijskiProgramTxt1 | Naziv studijskog programa (1 ili više njih odvojenih znakom '/') | Do 254 znaka | Da |
studijskiProgramTxt2 1 | Dodatni tekst u vezi studijskog programa, npr. usmjerenje (1 ili više njih odvojenih znakom '/'). Nije obavezan podatak. | Do 254 znaka | Ne |
vrstaSP 2 | Vrsta studijskog programa (1 ili više njih odvojenih znakom '/') | Do 128 znakova | Da |
podrucje | Naziv područja (1 ili više njih odvojenih znakom '/'). Unijeti područje prema aktualnom šifrarniku područja u CroRIS-u. | Do 100 znakova | Da |
polje 3 | Naziv polja (1 ili više njih odvojenih znakom '/'). Ako za studijski program postoji polje u Upisniku SP, onda je polje obavezan podatak. | Do 254 znaka | Da (uvjetno) |
strucniNaziv | Stručni naziv (1 ili više njih odvojenih znakom '/') | Do 254 znaka | Da |
ects | Broj stečenih ECTS bodova. Moguće je unijeti i broj s jednom decimalom, npr. 330.5. Ukoliko se unosi decimala, unosi se s decimalnom točkom, a ne zarezom. | Do 3 znamenke + 1 decimalna | Ne |
datumZavrsetkaStudija | Datum završetka studija | Fiksno 10 znakova | Da |
jedinstveniBrojIsprave | Jedinstveni broj isprave. Dozvoljene su i brojke i slova. | Do 64 znaka | Da |
mjestoIzdavanjaIsprave | Mjesto izdavanja isprave. | Do 254 znakova | Da |
datumIzdavanjaIsprave | Datum izdavanja isprave | Fiksno 10 znakova | Da |
puniNazivPotpisnik | Ime i prezime čelnika VU koji je potpisao završnu ispravu, uključujući i titulu (1 ili više njih odvojenih znakom '/'). | Do 1000 znakova (do 254 znaka za ime i prezime jednog čelnika) | Da |
duznostPotpisnik 4 | Kratki naziv dužnosti potpisnika u VU (1 ili više njih odvojenih znakom '/'). | Do 254 znaka (do 30 znakova za jednog potpisnika) | Ne |
jezik | Jezik dokumenta. Dozvoljena je vrijednost jedino HR (hrvatski). | 2 znaka | Da |
Primjeri pripreme podataka
1 Dvopredmetni studiji
Ukoliko se radi o dvopredmetnom studiju te za jedan studijski program postoji smjer, a za drugi ne, tada se CSV popunjava kao u sljedećim primjerima:
Primjer 1 – prvi studijski program ima smjer, drugi nema:
studijskiProgramTxt1: anglistika/germanistika
studijskiProgramTxt2: prevoditeljski/
Primjer 2 – prvi studijski program nema smjer, drugi ima:
studijskiProgramTxt1: anglistika/germanistika
studijskiProgramTxt2: /prevoditeljski
2 Vrsta SP
Primjeri vrste (razine) studija su sljedeći:
sveučilišni prijediplomski studij, sveučilišni diplomski studij, sveučilišni integrirani studij, sveučilišni specijalistički studij, doktorski studij, stručni kratki studij, stručni prijediplomski studij, stručni diplomski studij, preddiplomski sveučilišni studij, diplomski sveučilišni studij, poslijediplomski studij, kratki stručni studij, preddiplomski stručni studij, specijalistički diplomski stručni studij, dodiplomski studij, poslijediplomski znanstveni studij, poslijediplomski stručni studij, poslijediplomski umjetnički studij, visoka stručna sprema, viša stručna sprema itd.
3 Polje
Primjeri ispunjavanja obrasca u slučaju više studijskih programa s različitim poljima:
Primjer 1 – poznata su oba polja
polje: trgovina/vanjska trgovina
Primjer 2 – poznato je polje za 1. SP, nije poznato polje za 2. SP
polje: trgovina/
Primjer 3 – nije poznato polje za 1. SP, poznato je polje za 2. SP
polje: /vanjska trgovina
Primjer 4 – nije poznato polje niti za 1. SP, ni za 2. SP
polje:
ili polje: /
4 Dužnosti potpisnika
Primjeri ispunjavanja obrasca u slučaju više potpisnika s različitim dužnostima:
Primjer 1 – dužnost 2. potpisnika nije poznata
puniNazivPotpisnik: Marko Marić/Ivan Ivić/Petar Perić
duznostPotpisnik: dekan//rektor
Primjer 2 – dužnost 1. i 3. potpisnika nije poznata
puniNazivPotpisnik: Marko Marić/Ivan Ivić/Petar Perić
duznostPotpisnik: /dekan/
Primjer 3 – dužnost 1. i 2. potpisnika nije poznata
puniNazivPotpisnik: Marko Marić/Ivan Ivić/Petar Perić
duznostPotpisnik: //dekan
Primjer postavljanja točke-zareza ';' kao delimitera za CSV datoteku (za Windows operativne sustave)
Da bi se točka-zarez ';' postavili kao delimiter za CSV datoteku, potrebno je učiniti sljedeće:
- U Windowsima kliknuti na Start
- Control Panel
- Odabrati Region ili Regional and Language Settings u ovisnosti o verziji Windowsa
- Pronaći polje List separator (u nekim verzijama Windowsa treba klknuti na Additional settings)
- U polje List separator upisati ;
- Apply
- OK
Nakon što se popuni i spremi CSV datoteka, za provjeru formata se datoteka može učitati u Notepad te provjeriti da li je separator ispravan ( ; ).