Uputa za pripremu podataka o arhivskim diplomama u CSV datoteci

Sadržaj

Uvod

Podaci o prethodno izdanim završnim ispravama unose se u Informacijski sustav evidencija u visokom obrazovanju (IseVO) učitavanjem CSV datoteke u predodređenom formatu koji je definiran u ovom dokumentu. Samo podatke o završnim ispravama izdanim prije 1.1.2024. godine, moguće je unijeti u sustav učitavanjem iz CSV datoteka.
Nakon učitavanja datoteke u sustav, podaci u datoteci se provjeravaju i ako ne postoje greške u CSV datoteci, pripremljeni podaci unose se u sustav. Ako u CSV datoteci postoje greške, podaci se ne učitavaju, a korisnik koji je učitao datoteku dobije poruke o pronađenim pogreškama.
Kada se učita CSV datoteka koja nema grešaka, podaci se u sustav unose kao zapisi o diplomama. Te zapise potrebno je autorizirati od strane odobravatelja (osoba na VU koja ima korisničku ulogu VU_ODOBRAVATELJ) da bi oni postali vidljivi na pregledu završnih isprava.
Dalje u tekstu dane su upute kako pripremiti CSV datoteku s podacima o prethodno izdanim završnim ispravama, svjedodžbama ili diplomama.

Format CSV datoteke

Podaci u CSV datoteci trebaju biti pripremljeni bez praznina ispred ili iza polja u zapisu.
Delimiter je točka-zarez ';' . Ako je naznačeno da neko polje nije obavezno, to znači da taj stupac i dalje mora postojati unutar zaglavlja CSV datoteke i također u retku na tom mjestu trebaju biti dva delimitera.
Datoteka treba biti pripremljena i spremljena s kodnom stranicom UTF-8, npr. u Excelu Save as type: CSV UTF-8 (Comma delimited) (*.csv).
Prvi redak CSV datoteke mora imati definirane nazive stupaca: prezime;ime;OIB;JMBAG;JMBG;brojIdDokumenta;spol;datumRodjenja;mjestoRodjenja;drzavaRodjenja;vrstaIsprave;izdavateljVU;izdavateljSjediste;studijskiProgramTxt1;studijskiProgramTxt2;vrstaSP;podrucje;polje;strucniNaziv;ects;datumZavrsetkaStudija;jedinstveniBrojIsprave;mjestoIzdavanjaIsprave;datumIzdavanjaIsprave;puniNazivPotpisnik;duznostPotpisnik;jezik

U slučaju kad postoji više VU koji izdaju ispravu i/ili sjedišta VU koji izdaju ispravu i/ili više studijskih programa i/ili područja i/ili polja i/ili više čelnika VU i/ili više dužnosti čelnika VU, navode se sa znakom '/' između njih.

Završne isprave stranih državljana,koji nemaju niti OIB, ni JMBG, unose se isključivo preko ISeVO sučelja (Unos pojedinačnih arhivskih diploma i završnih isprava).

Prazna CSV datoteka za pripremu podataka za arhiv diploma

	File	Modified
	File RegistarDiploma-CSV obrazac.csv	04.06.2024. by Igor Vuković
	Labels No labels Preview

U tablici ispod dan je opis pojedinog stupca kao i pravila koja će se koristiti kod provjere podataka u CSV datoteci.

Podatke iz tablice (npr. studijski program), koji se nalaze na diplomi ili svjedodžbi, treba upisati u CSV datoteku točno onako kako su upisani na ispravi.

STUPAC U TABLICI	OPIS	DULJINA POLJA	OBAVEZNO POLJE (Da/Ne)
prezime	Prezime studenta	Do 254 znaka	Da
ime	Ime studenta	Do 254 znaka	Da
OIB	OIB studenta za isprave izdane nakon 1. 1. 2014. OIB je obavezan podatak za isprave izdane između 1. 1. 2009. i 31. 12. 2013. obavezno unijeti OIB ili JMBG. U slučaju kada OIB i JMBG nisu poznati, moguće je unijeti broj identifikacijskog dokumenta, kao što je studentski indeks, putovnica ili broj diplome za isprave izdane prije 1. 1. 2009. obavezno je unijeti OIB, JMBG ili broj identifikacijskog dokumenta	11 znamenki	Da (uvjetno)
JMBAG	Jedinstveni matični broj akademskog građana	10 znamenki	Ne
JMBG	Jedinstveni matični broj građana za studenta. U periodu od 01.01.2009. do 31.12.2013. obavezno je unijeti ili OIB ili JMBG.	13 znakova za HR državljane	Da (uvjetno)
brojIdDokumenta	Broj identifikacijskog dokumenta, kao što je studentski indeks, putovnica ili broj diplome. Za datum završetka studija prije 01.01.2009. obavezno je unijeti ili OIB ili JMBG ili broj identifikacijskog dokumenta.	128 znakova	Da (uvjetno)
spol	Spol studenta. Dozvoljene vrijednosti su: Ž (ženski), M (muški), N (nije poznato).	1 znak	Da
datumRodjenja	Datum rođenja studenta Datum oblika dd.mm.yyyy (za npr 3.12.1998. treba pisati 03.12.1998). Iza godine se ne upisuje točka.	10 znakova	Da
mjestoRodjenja	Naziv mjesta rođenja studenta	Do 254 znaka	Da
drzavaRodjenja	Naziv države rođenja studenta	Do 100 znakova	Da
vrstaIsprave	Vrsta isprave o studiju. Dozvoljene vrijednosti su: DIPLOMA, SVJEDODZBA.	Do 20 znakova	Da
izdavateljVU	Naziv VU koje izdaje ispravu (1 ili više njih odvojenih znakom '/').	Do 1000 znakova (do 254 znaka za pojedinačni VU)	Da
izdavateljSjediste	Naziv sjedišta VU koje izdaje ispravu (1 ili više njih odvojenih znakom '/')	Do 254 znaka	Da
studijskiProgramTxt1	Naziv studijskog programa (1 ili više njih odvojenih znakom '/')	Do 254 znaka	Da
studijskiProgramTxt2 ¹	Dodatni tekst u vezi studijskog programa, npr. usmjerenje (1 ili više njih odvojenih znakom '/'). Nije obavezan podatak.	Do 254 znaka	Ne
vrstaSP ²	Vrsta studijskog programa (1 ili više njih odvojenih znakom '/')	Do 128 znakova	Da
podrucje	Naziv područja (1 ili više njih odvojenih znakom '/'). Unijeti područje prema aktualnom šifrarniku područja u CroRIS-u.	Do 100 znakova	Da
polje ³	Naziv polja (1 ili više njih odvojenih znakom '/'). Ako za studijski program postoji polje u Upisniku SP, onda je polje obavezan podatak.	Do 254 znaka	Da (uvjetno)
strucniNaziv	Stručni naziv (1 ili više njih odvojenih znakom '/')	Do 254 znaka	Da
ects	Broj stečenih ECTS bodova. Moguće je unijeti i broj s jednom decimalom, npr. 330.5. Ukoliko se unosi decimala, unosi se s decimalnom točkom, a ne zarezom.	Do 3 znamenke + 1 decimalna	Ne
datumZavrsetkaStudija	Datum završetka studija Datum oblika dd.mm.yyyy (za npr 3.12.1998. treba pisati 03.12.1998). Iza godine se ne upisuje točka.	Fiksno 10 znakova	Da
jedinstveniBrojIsprave	Jedinstveni broj isprave. Dozvoljene su i brojke i slova.	Do 64 znaka	Da
mjestoIzdavanjaIsprave	Mjesto izdavanja isprave.	Do 254 znakova	Da
datumIzdavanjaIsprave	Datum izdavanja isprave Datum oblika dd.mm.yyyy (za npr 3.12.1998. treba pisati 03.12.1998). Iza godine se ne upisuje točka.	Fiksno 10 znakova	Da
puniNazivPotpisnik	Ime i prezime čelnika VU koji je potpisao završnu ispravu, uključujući i titulu (1 ili više njih odvojenih znakom '/').	Do 1000 znakova (do 254 znaka za ime i prezime jednog čelnika)	Da
duznostPotpisnik ⁴	Kratki naziv dužnosti potpisnika u VU (1 ili više njih odvojenih znakom '/').	Do 254 znaka (do 30 znakova za jednog potpisnika)	Ne
jezik	Jezik dokumenta. Dozvoljene vrijednosti su hr (hrvatski). en (engleski), it (talijanski), si (slovenski), de (njemački i la (latinski).	2 znaka	Da

Primjeri pripreme podataka

¹Dvopredmetni studiji

Ukoliko se radi o dvopredmetnom studiju te za jedan studijski program postoji smjer, a za drugi ne, tada se CSV popunjava kao u sljedećim primjerima:

Primjer 1 – prvi studijski program ima smjer, drugi nema:

studijskiProgramTxt1: anglistika/germanistika
studijskiProgramTxt2: prevoditeljski/

Primjer 2 – prvi studijski program nema smjer, drugi ima:

studijskiProgramTxt1: anglistika/germanistika
studijskiProgramTxt2: /prevoditeljski

^{2 Vrsta SP}

Primjeri vrste (razine) studija su sljedeći:

sveučilišni prijediplomski studij, sveučilišni diplomski studij, sveučilišni integrirani studij, sveučilišni specijalistički studij, doktorski studij, stručni kratki studij, stručni prijediplomski studij, stručni diplomski studij, preddiplomski sveučilišni studij, diplomski sveučilišni studij, poslijediplomski studij, kratki stručni studij, preddiplomski stručni studij, specijalistički diplomski stručni studij, dodiplomski studij, poslijediplomski znanstveni studij, poslijediplomski stručni studij, poslijediplomski umjetnički studij, visoka stručna sprema, viša stručna sprema itd.

³Polje

Primjeri ispunjavanja obrasca u slučaju više studijskih programa s različitim poljima:

Primjer 1 – poznata su oba polja

polje: trgovina/vanjska trgovina

Primjer 2 – poznato je polje za 1. SP, nije poznato polje za 2. SP

polje: trgovina/

Primjer 3 – nije poznato polje za 1. SP, poznato je polje za 2. SP

polje: /vanjska trgovina

Primjer 4 – nije poznato polje niti za 1. SP, ni za 2. SP

polje:

ili polje: /

⁴Dužnosti potpisnika

Primjeri ispunjavanja obrasca u slučaju više potpisnika s različitim dužnostima:

Primjer 1 – dužnost 2. potpisnika nije poznata

puniNazivPotpisnik: Marko Marić/Ivan Ivić/Petar Perić
duznostPotpisnik: dekan//rektor

Primjer 2 – dužnost 1. i 3. potpisnika nije poznata

puniNazivPotpisnik: Marko Marić/Ivan Ivić/Petar Perić
duznostPotpisnik: /dekan/

Primjer 3 – dužnost 1. i 2. potpisnika nije poznata

puniNazivPotpisnik: Marko Marić/Ivan Ivić/Petar Perić
duznostPotpisnik: //dekan

Primjer postavljanja točke-zareza ';' kao delimitera za CSV datoteku (za Windows operativne sustave)

Da bi se točka-zarez ';' postavili kao delimiter za CSV datoteku, potrebno je učiniti sljedeće:

U Windowsima kliknuti na Start
Control Panel
Odabrati Region ili Regional and Language Settings u ovisnosti o verziji Windowsa
Pronaći polje List separator (u nekim verzijama Windowsa treba klknuti na Additional settings)
U polje List separator upisati ;
Apply
OK

Nakon što se popuni i spremi CSV datoteka, za provjeru formata se datoteka može učitati u Notepad te provjeriti da li je separator ispravan ( ; ).