Metapodatke o radovima unose autori pristupajući putem svog AAI korisničkog računa modulu CROSBI putem opcije "Unos novog rada". Upute za unos novog rada dostupne su u odjeljku Unos novog zapisa.
Ispravak već unesenih zapisa moguć je putem opcije "Uredi" koja se nalazi ispod zapisa. Zapisi su odmah vidljivi nakon unosa u bazu. Neverificirane zapise, osim administratora sustava i urednika modula CROSBI na ustanovi, mogu uređivati autori čijem je CroRIS profilu rad pridružen. Zapisi koje nisu pregledali urednici imaju oznaku “Nije verificirano”. Jednom kad urednik pregleda i verificira zapis, oznaka “Nije verificirano” nestaje.
Oznaka "Nije verificirano" znači da urednik modula nije verificirao točnost podataka navedenih u zapisu. Zapis je svakako javno vidljiv i prije verifikacije, iako je kod zapisa vidljiva oznaka "Nije verificirano". Kada urednik pregleda i verificira zapis, oznaka “Nije verificirano” nestaje.
Ne, zapis je odmah javno vidljiv nakon što se unese u sustav. Više o značenju oznake "Nije verificirano" u modulu CROSBI možete saznati na poveznici.
Pri navođenju autora publikacije potrebno je (nakon odabira uloge Autora u padajućem izborniku u polju Povezane osobe) u praznom polju imena svih autora unositi redom u obliku Prezime1, Ime1 ; Prezime2, Ime2 ; Prezime3, Ime3. Nakon toga, potrebno je odabrati gumb Traži. Sustav će ponuditi profile osoba u CroRIS-u koji odgovaraju imenima unesenim u prethodnom koraku. Zatim je potrebno odabrati ispravne korisnike (klikom na njihovo ime te Poveži) pa će sustav povezati rad s njihovim profilima. Ako netko od autora i nema profil tj. nema navedenih imena za povezivanje, pritiskom na gumb Poveži potvrđujete imena autora koja ste naveli te će se autori pojaviti na zapisu u polju Podaci o odgovornosti (ali ne i u Povezanim osobama).