Metapodatke o radovima unose autori pristupajući putem svog AAI korisničkog računa modulu CROSBI putem opcije "Unos novog rada". Upute za unos novog rada dostupne su u odjeljku Unos novog zapisa.
Ispravak već unesenih zapisa moguć je putem opcije "Uredi" koja se nalazi ispod zapisa. Zapisi su odmah vidljivi nakon unosa u bazu. Neverificirane zapise, osim administratora sustava i urednika modula CROSBI na ustanovi, mogu uređivati autori čijem je CroRIS profilu rad pridružen. Zapisi koje nisu pregledali urednici imaju oznaku uskličnika 
. Jednom kad urednik pregleda i verificira zapis, oznaka uskličnika pretvara se u oznaku kvačice
koja predstavlja verificirani status zapisa.
Oznaka znači da urednik modula nije verificirao točnost podataka navedenih u zapisu. Zapis je svakako javno vidljiv i prije verifikacije, iako je kod zapisa vidljiva oznaka. Jednom kad urednik pregleda i verificira zapis, oznaka pretvara se u oznaku kvačice koja predstavlja verificirani status zapisa.
Ne, zapis je odmah javno vidljiv nakon što se unese u sustav. Više o značenju oznake u modulu CROSBI možete saznati na poveznici.
Pri navođenju autora publikacije potrebno je (nakon odabira uloge Autora u padajućem izborniku u polju Povezane osobe) u praznom polju imena svih autora unositi redom u obliku Prezime1, Ime1 ; Prezime2, Ime2 ; Prezime3, Ime3. Nakon toga, potrebno je odabrati gumb Traži. Sustav će ponuditi profile osoba u CroRIS-u koji odgovaraju imenima unesenim u prethodnom koraku. Zatim je potrebno odabrati ispravne korisnike (klikom na njihovo ime te Poveži) pa će sustav povezati rad s njihovim profilima. Ako netko od autora i nema profil tj. nema navedenih imena za povezivanje, pritiskom na gumb Poveži potvrđujete imena autora koja ste naveli te će se autori pojaviti na zapisu u polju Podaci o odgovornosti (ali ne i u Povezanim osobama).
Oznaka služi urednicima za evidentiranje pregledanih i nepregledanih zapisa i nema nikakvu pravnu težinu prilikom ispisa i korištenja podataka iz CroRIS-a za različite namjene (prijava projekata, napredovanje u zvanje i sl.). Status "neverificiran" (oznaka ) također ne utječe na vidljivost rada u osobnom profile u kartici "Publikacije". Najčešći razlog zašto rad nije vidljiv u profilu je jer pri unosu nije ispravno povezan s profilom autora, što se može ispraviti u zapisu.
Jednom uneseni rad briše se samo u slučaju dvostrukog ili višestrukog upisa. Kako bi se izbjegao višestruki upis radova, prije unosa rada pretraživanjem baze provjerite je li rad već unesen. Ako se ne radi o dvostrukom unosu, jednom uneseni radovi se ne brišu jer bi u tom slučaju rad bio obrisan sa liste svih autora, mentora i institucija vezanih za rad. Rad se briše i u slučaju da u konačnici nije objavljen.
Ukoliko je potrebno izbrisati zapis iz baze obratite se administratorima na mail croris@irb.hr s ID-jem zapisa kojeg je potrebno obrisati te razlogom brisanja.
Urednik modula CROSBI na ustanovi ima ovlasti izmjene verificiranih zapisa povezanih s određenom ustanovom, stoga je potrebno obratiti se uredniku na ustanovi za izmjenu verificiranog zapisa.
Brojevi stranica u tiskanom su svijetu označavali opseg stranica, a prisutni su i kod brojnih digitalnih publikacija. Napredniji časopisi napuštaju praksu numeriranja stranica, s obzirom da je koncept „stranice“ izgubio smisao kada rad čitamo s različitih zaslona. Takvi časopisi za identificiranje većinom koriste broj rada, pa u tom slučaju umjesto raspona stranica unesite broj rada (article number ili e-locator) i/ili ukupan broj stranica.
Radovi sa skupa se unose kao prilog sa skupa, a prilikom unosa moguće je odabrati je li prilog objavljen u zborniku ili časopisu. Zbornici radova ili sažetaka sa skupa ponekad izlaze kao zasebne publikacije poput knjige i imaju ISBN broj. Ponekad zbornici skupova koji se redovito održavaju izlaze kao serija, imaju ISSN broj, ali to ne znači da su časopis. Također, pojedinačni zbornik ponekad ima dodijeljen ISBN broj, dok nakladnička cjelina (serija) u kojoj izlazi ima ISSN broj. Časopisi koji izlaze zasebno i objavljuju redovne vrste priloga povremeno posvete dio nekog broja ili čak cijeli broj nekoj konferenciji i tako postaju zbornik radova ili sažetaka. U CROSBI-ju se kao prilog sa skupa u časopisu mogu unijeti samo prilozi u časopisima koji se nalaze u normativi časopisa.
Volumen (svezak, godište) je jedna izdavačka cjelina periodičke publikacije (časopisa) i sastoji se najčešće od niza brojeva (sveščića) časopisa, ovisno o učestalosti izlaženja, opsegu materijala i sl. Numeracija stranica može se protezati kroz cijeli volumen ili je posebna za svaki broj (sveščić). Jedan volumen ponekad pokriva jednu izdavačku godinu, a neki časopisi imaju i desetke volumena godišnje.
Broj, sveščić ili eng. issue, obično je dio volumena ili godišta časopisa. To je ona fizička jedinica periodičke publikacije koja izlazi pojedinačno i periodično, ponekad kao dvobroj, trobroj, četverobroj i podređena je volumenu.
Podatak o sveščiću sadržan je na koricama samog časopisa (ukoliko se radi o tiskanoj inačici), a može se provjeriti i korištenjem online kataloga i baza podataka. U citatu, tj. bibliografskom navodu, podatak o sveščiću je najčešće naveden iza volumena i nalazi se u zagradama, a rjeđe iza godine objavljivanja, a prije broja stranica. U dolje navedenim primjerima isti rad je citiran korištenjem najučestalijih citatnih stilova, rad je objavljen u sveščiću 4:
MLA: Garfield, Eugene. "Is citation analysis a legitimate evaluation tool?." Scientometrics1.4 (1979): 359-375.
APA: Garfield, E. (1979). Is citation analysis a legitimate evaluation tool?.Scientometrics, 1(4), 359-375.
Chicago: Garfield, Eugene. "Is citation analysis a legitimate evaluation tool? ."Scientometrics 1, no.4 (1979): 359-375.
Harvard: Garfield, E., 1979. Is citation analysis a legitimate evaluation tool? .Scientometrics, 1(4), pp.359-375.
Vancouver: Garfield E. Is citation analysis a legitimate evaluation tool?. Scientometrics. 1979 May 26;1(4):359-75.
U CROSBI je moguće upisati sljedeće vrste publikacija: knjiga, prilog u knjizi, prilog u časopisu, prilog sa skupa, ocjenski rad, druge vrste radova. Nakon odabira vrste publikacije moguće je odabrati vrstu priloga ili podvrstu određene publikacije.
International Standard Book Number ili kraće ISBN jedinstveni je (nekad deseteroznamenkasti, a danas trinaestoznamenkasti) broj koji određuje publikaciju. Obično ga dodjeljuje ISBN ured u pojedinoj zemlji, a u Hrvatskoj se on nalazi u sklopu Nacionalne i sveučilišne knjižnice. Razlikujemo ga od ISSN-a (International Standard Serial Number) koji se dodjeljuje publikacijama koje izlaze periodično kao što su časopisi, godišnjaci, neki zbornici skupova i sl.
ISBN se dodjeljuje knjigama, brošurama, publikacijama na različitim medijima, didaktičkim kompletima, računalnim programima, zemljopisnim kartama namijenjenim tržištu i sl.
Ako publikacija ima ISBN to ne znači:
- da se nužno radi o knjizi
- da se radi o publikaciji kvalitetnog sadržaja.
ISBN ima isključivo praktično značenje (jedinstveni identifikator), a postupak dodjeljivanja je formalan i nije uvjetovan kvalitetom sadržaja. Izostanak ISBN znači da se radi o vrlo staroj publikaciji izdanoj prije 1960. g., a ukoliko se radi o novijoj onda je posrijedi propust izdavača koja upućuje na moguću manjkavost kvalitete same publikacije.
To je jezik izvornika tj. jezik na kojem je određeni rad napisan. Na jeziku objave priloga potrebno je napisati naslov, ključne riječi i sažetak rada. U slučaju kada jezik objave nije engleski, naslov priloga obavezno je napisati i na engleskom jeziku. Podatke o prilogu moguće je upisati i na drugim jezicima.
Kod časopisa indeksiranost u bazama podataka Current Contents Connect (CCC) ; Web of Science Core Collection ; Scopus; MEDLINE, EconLit, HeinOnline povlači se automatski na osnovu godine objave, naslova i ISSN broja. Autori ne mogu sami mijenjati te podatke. Ako ste s padajuće liste časopisa odabrali odgovarajući zapis o časopisu, a prikazuju se pogrešni podaci o indeksiranosti, molimo da nam to javite na podrska@croris.hr (navedite naziv časopisa, ISSN i CROSBI ID vašeg rada kako bismo mogli provjeriti podatke te ih po potrebi ispraviti).
Podaci o indeksiranosti knjiga i priloga u knjigama u bazama podataka Current Contents Connect (CCC); Book Citation Index – Science (BKCI-S); Book Citation Index – Social Science & Humanities (BKCI-SSH);Scopus ne popunjavanju se automatski, već nakon pretraživanja određene baze podataka urednici modula CROSBI na ustanovi i glavni administratori mogu ručno izmijeniti podatke o indeksiranosti zbornika. Zahtjeve slati na: podrska@croris.hr
Osim uobičajenih indeksnih baza koje su izdvojene i u sučelju za unosa kod "Priloga sa skupa” su dodatno izdvojeni i sljedeći citatni indeksi: Conference Proceedings Citation Index – Science (CPCI-S) (sastavni dio WoSCC-a); Conference Proceedings Citation Index – Social Science & Humanities (CPCI-SSH) (sastavni dio WoSCC-a).
Podaci o indeksiranosti zbornika radova ne popunjavanju se automatski, već nakon pretraživanja određene baze podataka urednici modula CROSBI na ustanovi I glavni administratori mogu ručno izmijeniti podatke o indeksiranosti zbornika. Zahtjeve slati na: podrska@croris.hr