Prije svakog unosa novog rada nužno je provjeriti postoji li već zapis tog rada u CROSBI-ju. Ako ne postoji, za unos novog rada u CROSBI postoje dvije mogućnosti. Nakon prijave potrebno je odabrati "Unos novog rada" – podaci o radu unose se ručno (slika 2.)
"Preuzimanje iz vanjskog izvora" – dio podataka će se preuzimati iz odabranog izvora. Preuzimanje iz vanjskog izvora je trenutno u izradi i uskoro će biti dostupno.
Slika 2. Odabir ručnog unosa zapisa novog rada
Ručni unos zapisa u CROSBI
Nakon prijave odabirom opcije "Unos novog rada" otvara se padajući izbornik gdje je potrebno odabrati vrstu rada za unos: knjiga; prilog u knjizi; prilog u časopisu; prilog sa skupa; ocjenski rad; druge vrste radova.
U poglavlju "Prilog u časopisu" detaljno je objašnjen proces unosa novog zapisa u CroRIS CROSBI. Dio metapodataka koji se koriste za opisivanje rada u časopisu se koriste i za opis ostalih vrsta publikacija kroz različita sučelja za unos te će biti objašnjeni samo na ovom mjestu, dok će neki specifični metapodaci u pojedinim sučeljima za unos biti objašnjeni u narednim poglavljima.
Podaci o naslovu, ključnim riječima i sažetku unose se malim početnim slovima, osim ako je gramatički potrebno pisati velika slova.
Unos podataka o odgovornosti (autor, urednik, prevoditelj, mentor i dr.) isti je kod svih vrsta publikacija, za unos podataka o radu potrebno je prvo odabrati jezik publikacije. Ostali podaci, Poveznice, Povezane ustanove, Povezani projekti, Povezana oprema isti su kod svih vrsta publikacija. Podaci o izdanju i Identifikatori se neznatno razlikuju ovisno o vrsti građe.
Radovi sa skupa se unose kao prilog sa skupa bez obzira je li rad objavljen u zborniku ili časopisu.