Jednom kada zaprimite rad u OMP-u on će se pojaviti pod Submissions na kartici Unassigned. Ako press ima jednog urednika tada će se rad dodjeliti automatski njemu te će pojaviti na kartici My Queue, ali ako press ima više urednika tada će se rad pojaviti na kartici Unassigned te ćete mu morati dodijeliti urednika. Da biste vidjeli prijavu koja je stigla potrebno je s desne strane rada odabrati gumb View.
Urednik se dodjeljuje gumbom Assign. Otvorit će se prozor unutar kojeg ćete odabrati urednika kojem želite dodijeliti rad. Možete odabrati opciju da uredniku kojem ste dodijelili rad pošaljete e-mail kako biste ga obavijestili o njegovom zadatku (opcija Choose a predefined message to user or fill out the form below).
Na zaslonu se pojavljuju sve datoteke koje je autor poslao prilikom prijave rada (rukopis, skup podataka, slike i sl.)
Ako je potrebno urednik može i sam prenijeti dodatne datoteke odabirom gumba Upload Files.
Sve datoteke koje je autor poslao mogu se preuzeti gumbom Download All Files.
Odabirom plave strelice pored naziva datoteke otvara se izbornik s dodatnim mogućnostima. Opcija More information prikazuje detaljnu povijest vezanu uz datoteku dok se na kartici Notes mogu upisati dodatne bilješke vezane uz datoteku. Opcija Edit daje mogućnost preimenovanja datoteke dok opcija Delete briše datoteku.
Pre-Review Discusions služi za pokretanje komunikacije sa sudionicima, tj. s osobama koje su navedene u sekeciji s desne strane pod nazivom Participants. Služi za neformalnu raspravu između sudionika koja će ostati zabilježena u sustavu. Rasprava se pokreće odabirom gumba Add discusion. U prozoru koji se otvara možete odabrati kome je poruka namjenjena, unijeti naslov poruke u polje Subject, tekst poruke unostite u polje Message te kod Attached Files imate mogućnost dodavanja datoteka. Sve potvrđujete gumbom OK.
Kada se radu dodijeli urednik pojavljuju se dodatne opcije s desne strane zaslona koje možete koristiti:
- Send to External Review
- opcija kojom pokrećete postupak recenzije s vanjskim recenzentima
- Accept and Skip Review
- opcija kojom preskačete prostupak recenzije rada te se ide u izravnu objavu
- Decline Sumbission
- opcija za odbijanje rada
- Send to Internal Review
- opcija kojom pokrećete postupak interne recenzije gdje rad recenziraju članovi uredništva.
Za svaku prijavu možete odabrati vrstu recenzije koja vama odgovara i koju želite provesti te također možete provesti obje vrste recenzije. Razlike između External i Internal Review nema, postupak je isti samo što odabirete osobe za koje želite da naprave recenziju.
Interna recenzija
Kada se odabere opcija Internal Review otvara se prozor unutar koje je potrebno odabrati datoteke koje će biti poslane recenzentima. Kada se označe datoteke potrebno je odabrati gumb Send to Internal Review.
Na sučelju se sada prikazuje status prijave recenzije te na kartici Round 1 piše kako recenzent još nije dodijeljen radu, Waiting for reviewers to be assigned. Ispod se nalazi sekcija s datotekama koje idu recenzentu. Uz gumb Upload sad se pojavljuje i opcija Select Files kojom se mogu vidjeti i odabrati svi radovi, tj. datoteke koje su dostupne tijekom svih faza recenzije i objave zbornika. Ako se odabere opcija Show files form all accessible workflow stages tada će se prikazati sve dostupne datoteke.
Datoteka koja je prikazana može se naknado urediti, izbrisati ili se mogu dobiti detaljnije informacije. Potrebno je odabrati plavu stelicu s lijeve strane datoteke te će se otvoriti izbornik s opcijama More Information, Edit i Delete.
U sekciji Reviewers dodajemo recenzete. Potrebno je odabrati gumb Add Reviewer. Otvorit će se prozor unutar kojeg će se prikazati recenzenti koji su registrirani u pressu i urednici pressa. Urednici se biti po zadanim postavkama u OMP zaključani, ali ih možete otključati ako odaberete gumb Unlock.
U sekciji Revisions autor će unijeti svoj rad ukoliko recenzenti odluče da je rad potrebno doraditi prema uputama.