Razlozi za informatizaciju visokih učilišta
U Republici Hrvatskoj djeluje oko stotinu visokih učilišta (pod pojmom visoko učilište podrazumijevamo sveučilište, fakultet, sveučilišni odjel, akademiju, visoku školu, veleučilište ili veleučilišni odjel).
Suvremena visoka učilišta nastoje što više unaprijediti djelovanje svih služba koje su važne za kvalitetu usluge koju pružaju polaznicima. Na taj način pridonose i široj društvenoj zajednici u kojoj djeluju. Kvaliteta usluge visokog učilišta nije vezana samo uz način izvođenja nastave i nastavne sadržaje, već i uz prilagođavanje eventualnim potrebama polaznika za specifičnim i interdisciplinarnim obrazovanjem. Praćenje suvremenih trendova na području organizacije visokih učilišta i primjena informatičke tehnologije u radu administrativnih službi u znatnoj mjeri unapređuje djelovanje tih službi, povećava zadovoljstvo njihovih korisnika i omogućuje veću integriranost obrazovnih djelatnosti različitih ustanova i odjela unutar sveučilišta ili veleučilišta.
Studenti su, kao korisnici usluga visokih učilišta, u pravilu skloni novim komunikacijskim i informacijskim tehnologijama, a Internet im omogućuje da se u većoj mjeri i na pogodniji način služe uslugama visokog učilišta koje pohađaju, te da pribave informacije o različitim drugim visokim učilištima u Republici Hrvatskoj i svijetu.
Ustanove uključene u razvoj Informacijskog sustava visokih učilišta
Informacijski sustav visokih učilišta (ISVU) projekt je Ministarstva znanosti, obrazovanja i sporta (MZOS) kao dio programa informatizacije visokih učilišta u Republici Hrvatskoj. ISVU je mrežno orijentirani modularni sustav za obradu podataka i komunikaciju različitih služba i odjela unutar visokog učilišta. Sve je više visokih učilišta u Hrvatskoj koja usvajanju i primjenjuju ISVU. Razvoj programske podrške za ISVU i redovito funkcioniranje sustava osigurava Sveučilišni računski centar (Srce) u Zagrebu.
Do kolovoza 2011. godine razvoj programske podrške za ISVU bio je povjeren Fakultetu elektrotehnike i računarstva - FER, Sveučilišta u Zagrebu.
Prednosti koje donosi Informacijski sustav visokih učilišta (ISVU)
| Nakon uvođenja ISVU-a veća je mogućnost integriranja informacijskog sustava jedne ustanove (fakulteta, više škole) s informacijskim sustavima drugih ustanova unutar sveučilišta ili veleučilišta. Također, ISVU je moguće koristiti putem Interneta (tj. World Wide Weba), pa studenti i nastavnici znatan dio administrativnih poslova obavljaju lakše i brže, s udaljenih lokacija (npr. od kuće), bez čekanja ili potrebe za osobnim kontaktom sa službenicima visokog učilišta. |
Osim što smanjuje broj administrativnih poslova za studente, nastavnike i osoblje u pomoćnim službama, ISVU utječe na povećanje točnosti i dostupnosti informacija, te pomaže donošenju odluka i izradi strategija. Nadalje, usvajanje standarda koji su potrebni za implementaciju ISVU-a imat će pozitivne efekte na kvalitetu i učinkovitost studija.
ISVU ispunjava temeljnu potrebu visokog učilišta za informatizacijom poslovanja sa studentima na suvremen i standardiziran način, uz uporabu na Internetu zasnovanih tehnologija i suvremenih razvojnih alata. Visokim učilištima koja su korisnici tog sustava osigurano je nadograđivanje i osuvremenjivanje programske podrške, te ona nemaju potrebe za angažiranjem i plaćanjem lokalnih informatičkih tvrtki i izvođača koji isporučuju programsku podršku neujednačene kvalitete i bez mogućnosti integriranja podataka s drugim visokim učilištima.
 | Oko 70% visokih učilišta u Republici Hrvatskoj je dosad implementiralo ISVU. |
Uvođenje ISVU-a i proces informatizacije visokih učilišta u Republici Hrvatskoj bit će brži i djelotvorniji u slučaju suradnje, potpore i dobre organizacije na razini sveučilišta ili veleučilišta (Na web adresi http://www.isvu.hr nalaze se informacije o visokim učilištima koja uvode i koriste ISVU.).
Višestruka funkcionalnost i integriranost ISVU-a
Velik broj aktivnosti koje su obuhvaćene djelovanjem visokog učilišta obavlja se na različitim lokacijama kao što su studentska služba, odjel/zavod/katedra, računovodstvo, kadrovska služba itd.
U mnogim slučajevima aktivnosti različitih dijelova visokog učilišta informacijski su neadekvatno povezane. ISVU omogućuje da se putem računalne mreže i odgovarajućih modula (korisničkih aplikacija) integriraju i znatnim dijelom automatiziraju mnogi procesi vezani uz djelovanje visokog učilišta. Tako se izbjegava višestruko upisivanje istih podataka o studentima, a provjeru statusa studenta čini točnijom i bržom.
Modul Studiji i studenti omogućuje praćenje svakog studenta i tijeka studija od upisa do završetka studija. Taj dio ISVU-a podržava procese na visokom učilištu poput opisivanja nastavnog programa i plana, upisa studenata na visoko učilište, upisa u sljedeću akademsku godinu, vođenja školarina studenata, te vođenja podataka vezanih uz završetak studija.
Posebno treba istaknuti modul Studomat koji omogućuje da se administrativni poslovi, zbog kojih su studenti trebali dolaziti u studentsku službu, obave online putem Interneta ili internetskog kioska, uključujući upis godine, prijavu i odjavu ispita, te ispis potvrda za razne svrhe.
Modul Raspored sati omogućuje evidenciju rezervacija dvorana i izradu satnice, dok modul Ispiti omogućuje evidenciju podataka vezanih uz ispite, primjerice evidenciju prijava i odjava na ispite, izradu raspored ispita, evidenciju ocjena, ispis prijavnica, evidenciju podataka vezanih uz ispite pred povjerenstvom i slično.
Modul Nastavnički portal omogućuje nastavnicima izradu tjednog plana nastave, evidenciju opisa predmeta i popisa literature, pregled studenata koji su upisali predmet, te evidenciju podataka vezanih uz završetak studija.
ISVU internetske/web stranice visokog učilišta sadrže osnovne informacije o visokom učilištu, kao što su opis nastavnog programa i pojedinih nastavnih predmeta, akademski kalendar i satnicu. Ti se sadržaji automatski generiraju iz podataka koji su prikupljeni ili oblikovani prethodno navedenim modulima.
Modul Kadrovi omogućuje evidenciju podataka o djelatnicima visokog učilišta i odjelima/zavodima/katedrama.
Na kraju, u okviru sustava ISVU-a nalazi se i tzv. Skladište podataka (data warehouse), koje omogućuje analize za strateške odluke na razini visokog učilišta, odnosno sveučilišta ili veleučilišta, a na osnovi prikupljenih i integriranih podataka o studentima, ispitima, nastavnicima itd. Pritom su podržane različite statističke analize poput prolaznosti na ispitima i slično.
Aktivnosti kod uvođenja i korištenja ISVU-a
| Osnovni preduvjet za uvođenje ISVU-a odnosi se na spremnost visokog učilišta da standardizira proces oblikovanja nastavnog programa i nastavnog plana, te određenim standardima prilagodi provođenje administrativnih poslova koji su povezani sa studentskom službom. |
Otpori promjenama koji se pritom mogu očekivati katkad su više vezani uz želju za zadržavanjem postojećih načina rada i izbjegavanjem relativno obimnog posla koji je povezan s »reinženjeringom« poslovnih procesa na visokom učilištu tijekom prvih godinu dana uvođenja ISVU-a, nego što se odnose na stvarnu nemogućnost usvajanja promjena koje donosi ISVU.
| Za uspješno uvođenje ISVU-a bitna je potpora uprave visokog učilišta, kao i dobar izbor osobe koja će obavljati ulogu koordinatora za ISVU. Koordinator za ISVU treba voditi tim ljudi koji će biti zaduženi za uvođenje ISVU-a, informirati upravu visokog učilišta o obavljenim i predstojećim poslovima, te poticati rješavanje eventualnih problema. |
Uvođenju ISVU-a prethodi analiza ustroja i načina rada na visokom učilištu koja rezultira pregledom potrebnih preinaka koje su nužne za implementiranje ISVU-a. Korisno je terminski plan uvođenja ISVU-a uskladiti s razredbenim ispitom na visokom učilištu. Na taj su način podaci o studentima prve godine studija automatski uključeni u ISVU. Visoko učilište može odlučiti usporedo koristiti ISVU i raniji način vođenja evidencije o studentima sve dok za 3 godine svi studenti preddiplomskih i diplomskih studija nisu upisom na prvu godinu studija uključeni u ISVU. Drugi je pristup da se, nakon uključivanja podataka o studentima prve godine studija u ISVU, za studente druge i viših godina studija provede prebacivanje podataka iz starog informacijskog sustava u ISVU, ako je to moguće učiniti. Ponekad se dodatni manji dio podataka treba prepisati u ISVU iz postojećih arhiva. Naravno, sve će potrebne podatke trebati prepisati u ISVU ako studentska ili kadrovska služba nije prethodno bila informatizirana.