Zapis je potrebno povezati sa svim hrvatskim ustanovama iz sustava znanosti i visokog obrazovanja koje imaju pravnu osobnost i koje su uz imena autora navedene na samom radu. U pravilu je tu riječ o ustanovama s kojima su autori u vrijeme nastanka autorskog rada imali sklopljen važeći ugovor o radu i/ili su na tim ustanovama radili kao vanjski suradnici na istraživanjima opisanim u objavljenom radu i za to koristili njihovu znanstvenu infrastrukturu.
Zapisi se ne povezuju s ustanovama na kojima autori trenutno rade (ili su radili u prošlosti), već isključivo s ustanovama s kojima su autori bili vezani u vrijeme nastanka autorskog djela. Također, zapisi se ne povezuju s ustanovama s kojima su autori povezani u svojstvu vanjskih suradnika za neke druge aktivnosti izuzev prethodno spomenutog provođenja znanstvenih aktivnosti (npr. za održavanje nastave), osim ako na samom radu uz ime autora izrijekom nije navedena i adresa ustanove s kojom se zapis želi povezati.
Iznimno, radove znanstvenika iz biomedicinskog područja koji su nastali u vrijeme kada su znanstvenici bili u kumulativnom radnom odnosu na dvije ustanove (visoko učilište i pripadajuća klinička nastavna baza) moguće je povezati s obje ustanove čak i u slučaju kada je na radu navedena samo jedna od njih. Iznimka je moguća isključivo u slučaju ugovorom propisanog kumulativnog radnog odnosa i ne obuhvaća ustanove s kojima su autori povezani na drugi način (npr. održavanje nastave u svojstvu suradnika, privatna praksa itd.). Točnost navedenih podataka provjeravaju administratori predmetnih ustanova.
Pravilnim pridruživanjem zapisa u CROSBI-ju s ustanovama će biti moguće dobiti uvid u znanstvenu produkciju na razini ustanova.
U slučaju promjene naziva ustanove, spajanja dviju ustanova i/ili dijeljenja jedne ustanove na više novih ustanova, svi zapisi koji su objavljeni pod adresom ustanove koja više ne postoji ostaju u CROSBI-ju povezani s tim nazivom ustanove, a novi radovi koji će biti objavljeni nakon nastanka nove ustanove u CROSBI-ju će se povezati s nazivom nove ustanove.
Izvor podataka za popis ustanova su Upisnik znanstvenih organizacija i Upisnik visokih učilišta koji su u nadležnosti Ministarstvu znanosti i obrazovanja. Trenutno nije moguće povezati radove s ustanovama koje nisu navedene u spomenutim Upisnicima.