Uputa za pripremu podataka o arhivskim diplomama u CSV datoteci
Uvod
Podaci o prethodno izdanim završnim ispravama unose se u Informacijski sustav evidencija u visokom obrazovanju (IseVO) učitavanjem CSV datoteke u predodređenom formatu koji je definiran u ovom dokumentu. Samo podatke o završnim ispravama izdanim prije 1.1.2024. godine, moguće je unijeti u sustav učitavanjem iz CSV datoteka.
Nakon učitavanja datoteke u sustav, podaci u datoteci se provjeravaju i ako ne postoje greške u CSV datoteci, pripremljeni podaci unose se u sustav. Ako u CSV datoteci postoje greške, podaci se ne učitavaju, a korisnik koji je učitao datoteku dobije poruke o pronađenim pogreškama.
Kada se učita CSV datoteka koja nema grešaka, podaci se u sustav unose kao zapisi o diplomama. Te zapise potrebno je autorizirati od strane odobravatelja (osoba na VU koja ima korisničku ulogu VU_ODOBRAVATELJ) da bi oni postali vidljivi na pregledu završnih isprava.
Dalje u tekstu dane su upute kako pripremiti CSV datoteku s podacima o prethodno izdanim završnih ispravama, svjedodžbama ili diplomama.
Format CSV datoteke
Podaci u csv datoteci trebaju biti pripremljeni bez praznina ispred ili iza polja u zapisu.
Delimiter je točka-zarez (. Ako je naznačeno da neko polje nije obavezno, to znači da taj stupac i dalje mora postojati unutar zaglavlja csv datoteke i također u retku na tom mjestu trebaju biti dva delimitera.
Datoteka treba biti pripremljena i spremljena s kodnom stranicom UTF-8.
Prvi redak CSV datoteke mora imati definirane nazive stupaca: prezime;ime;OIB;JMBAG;JMBG;spol;datumRodjenja;mjestoRodjenja;drzavaRodjenja;vrstaIsprave;izdavateljVU;izdavateljSjediste;studijskiProgramTxt1;studijskiProgramTxt2;podrucje;polje;strucniNaziv;ects;datumZavrsetkaStudija;jedinstveniBrojIsprave;mjestoIzdavanjaIsprave;datumIzdavanjaIsprave;puniNazivPotpisnik;duznostPotpisnik;jezik
U tablici ispod dan je opis pojedinog stupca kao i pravila koja će se koristiti kod provjere podataka u csv datoteci.
STUPAC U TABLICI |
OPIS |
DULJINA POLJA |
OBAVEZNO POLJE (Da/Ne) |
---|---|---|---|
prezime |
Prezime studenta |
Do 254 znaka |
Da |
ime |
Ime studenta |
Do 254 znaka |
Da |
OIB |
OIB studenta (obavezan podatak od 01.01.2009.) |
11 znamenki |
Da (uvjetno) |
JMBAG |
Jedinstveni matični broj akademskog građana |
10 znamenki |
Ne |
JMBG |
Jedinstveni matični broj građana za studenta (obavezan podatak prije 01.01.2009.). Ukoliko je vlasnik strani državljanin, umjesto JMBG upisuje se podatak o broju putovnice i oznaka državljanstva. |
13 znakova za HR državljane |
Da (uvjetno) |
spol |
Spol studenta. Dozvoljene vrijednosti su: Ž (ženski), M (muški), N (nije poznato). |
1 znak |
Da |
datumRodjenja |
Datum rođenja studenta |
10 znakova |
Da |
mjestoRodjenja |
Naziv mjesta rođenja studenta |
Do 254 znaka |
Da |
drzavaRodjenja |
Naziv države rođenja studenta |
Do 100 znakova |
Da |
vrstaIsprave |
Vrsta isprave o studiju. Dozvoljene vrijednosti su: DIPLOMA, SVJEDODZBA. |
Do 20 znakova |
Da |
izdavateljVU |
Naziv VU koje izdaje ispravu (1 ili više njih odvojenih znakom '/'). |
Do 1000 znakova (do 254 znaka za pojedinačni VU) |
Da |
izdavateljSjediste |
Naziv sjedišta VU koje izdaje ispravu (1 ili više njih odvojenih znakom '/') |
Do 254 znaka |
Da |
studijskiProgramTxt1 |
Naziv studijskog programa (1 ili više njih odvojenih znakom '/') |
Do 254 znaka |
Da |
studijskiProgramTxt2 1 |
Dodatni tekst u vezi studijskog programa, npr. usmjerenje (1 ili više njih odvojenih znakom '/'). Nije obavezan podatak. |
Do 254 znaka |
Ne |
podrucje |
Naziv područja (1 ili više njih odvojenih znakom '/'). Unijeti područje prema aktualnom šifrarniku područja u CroRIS-u. |
Do 100 znakova |
Da |
polje |
Naziv polja, obavezno polje i za arhivu za datumZavrsetkaStudija u zadnjih 5 godina unatrag od 01.01.2024. (1 ili više njih odvojenih znakom '/'). |
Do 254 znaka |
Ne |
strucniNaziv |
Stručni naziv (1 ili više njih odvojenih znakom '/') |
Do 254 znaka |
Da |
ects |
Broj stečenih ECTS bodova. Moguće je unijeti i broj s jednom decimalom, npr. 330.5. Ukoliko se unosi decimala, unosi se s decimalnom točkom, a ne zarezom. |
Do 4 znamenke + 1 decimalna |
Ne |
datumZavrsetkaStudija |
Datum završetka studija |
Fiksno 10 znakova |
Da |
jedinstveniBrojIsprave |
Jedinstveni broj isprave. Dozvoljene su i brojke i slova. |
Do 64 znaka |
Da |
mjestoIzdavanjaIsprave |
Mjesto izdavanja isprave. |
Do 254 znakova |
Da |
datumIzdavanjaIsprave |
Datum izdavanja isprave |
Fiksno 10 znakova |
Da |
puniNazivPotpisnik |
Ime i prezime čelnika VU koji je potpisao završnu ispravu, uključujući i titulu (1 ili više njih odvojenih znakom '/'). |
Do 1000 znakova (do 254 znaka za ime i prezime jednog čelnika) |
Da |
duznostPotpisnik 2 |
Kratki naziv dužnosti potpisnika u VU (1 ili više njih odvojenih znakom '/'). |
Do 254 znaka (do 30 znakova za jednog potpisnika) |
Ne |
jezik |
Jezik dokumenta. Dozvoljena je vrijednost jedino HR (hrvatski). |
Do 2 znaka |
Da |
Podatke iz tablice (npr. studijski program), koji se nalaze na diplomi ili svjedodžbi, treba upisati u csv datoteku točno onako kako su upisani na ispravi.
1 Ukoliko se radi o dvopredmetnom studiju te za jedan studijski program postoji smjer, a za drugi ne, tada se csv popunjava kao u sljedećim primjerima:
Primjer 1 – prvi studijski program ima smjer, drugi nema:
studijskiProgramTxt1: anglistika/germanistika
studijskiProgramTxt2: prevoditeljski/
Primjer 2 – prvi studijski program nema smjer, drugi ima:
studijskiProgramTxt1: anglistika/germanistika
studijskiProgramTxt2: /prevoditeljski
2 Slično treba postupiti kada su u pitanju dužnosti potpisnika:
Primjer 1 – dužnost 2. potpisnika nije poznata
puniNazivPotpisnik: Marko Marić/Ivan Ivić/Petar Perić
duznostPotpisnik: dekan//rektor
Primjer 2 – dužnost 1. i 3. potpisnika nije poznata
puniNazivPotpisnik: Marko Marić/Ivan Ivić/Petar Perić
duznostPotpisnik: /dekan/
Primjer 3 – dužnost 1. i 2. potpisnika nije poznata
puniNazivPotpisnik: Marko Marić/Ivan Ivić/Petar Perić
duznostPotpisnik: //dekan
Primjer postavljanja točke-zareza ( kao delimitera za csv datoteku (za Windows operativne sustave)
Da bi se točka-zarez (.postavili kao delimiter za csv datoteku, potrebno je učiniti sljedeće:
- U Windowsima kliknuti na Start
- Control Panel
- Odabrati Region ili Regional and Language Settings u ovisnosti o verziji Windowsa
- Pronaći polje List separator (u nekim verzijama Windowsa treba klknuti na Additional settings)
- U polje List separator upisati ;
- Apply
- OK
Nakon što se popuni i spremi csv datoteka, za provjeru formata se datoteka može učitati u Notepad te provjeriti da li je separator ispravan (.