1.  Opis alata

• Ovim su dokumentom opisani uvjeti i pravila korištenja alata za uređivanje i objavu zbornika konferencijskih radova koji je dostupan u okviru Portala hrvatskih znanstvenih i stručnih časopisa – Hrčak (dalje u tekstu: Hrčak) i reguliran Pravilnikom.
• Pomoću alata organizatori konferencija te urednici zbornika mogu osigurati prijavu, obradu i recenziju radova te javnu objavu cjelovitih tekstova u otvorenom pristupu.
• Za uređivanje i objavu zbornika konferencijskih radova Srce korisnicima nudi alat Open Monograph Press (OMP)[1] na adresi https://hrcak.srce.hr/omp.

1.1. Korisnici

• Pravo na korištenje alata imaju:
• ustanove upisane u Upisnik znanstvenih organizacija ili Upisnik visokih učilišta koji se vode pri Ministarstvu znanosti i obrazovanja,
• organizacije civilnog društva, konkretno znanstvene i znanstveno stručne udruge upisane u Registar udruga Republike Hrvatske.
• Uvjet za korištenje alata je ispunjavanje kriterija propisanih u dokumentu Obavezni kriteriji za uvrštavanje zbornika cjelovitih konferencijskih radova koji je dostupan na web stranicama alata.

1.2. Osnovni pojmovi

• Portal hrvatskih znanstvenih i stručnih časopisa – Hrčak je sustav koji, uz ulogu središnjeg portala za pristup znanstvenim i stručnim časopisima te časopisima za popularizaciju znanosti i kulture, omogućava uredništvima časopisa uređivanje časopisa i objavu cjelovitih tekstova u otvorenom pristupu.
• Savjet Hrčka savjetodavno je stručno tijelo Srca koje sudjeluje u praćenju rada i planiranju razvoja, zastupajući pri tome interese časopisa, autora i svih korisnika Hrčka.
• Tim Hrčka je tim u Srcu koji se brine o pouzdanom radu Hrčka, planira i obavlja poslove razvoja i održavanja Hrčka te urednicima časopisa pruža podršku u korištenju Hrčka.
• Zbornik konferencijskih radova je knjiga ili serijska publikacija u kojoj je objavljeno više samostalnih priloga raznih autora koji su najčešće napisani samo za tu publikaciju, koji su predstavljeni na istoj konferenciji i koji su povezani u jednu ediciju pod jedinstvenim naslovom.

2.  Podnošenje zahtjeva i proces uvrštavanja zbornika

• Zahtjev za uvrštavanjem zbornika u alat se podnosi slanjem ispunjenog i ovjerenog obrasca koji je dostupan na web stranicama alata.
• Podnositelj zahtjeva je obvezan dostaviti ovjereni obrazac na adresu hrcak@srce.hr. Ispunjeni obrazac treba sadržavati:
• suglasnost osobe ovlaštene za zastupanje za otvaranjem korisničkog računa na alatu za uređivanje i objavu zbornika konferencijskih radova,
• kontakt osobu (ime i prezime, adresa elektroničke pošte, telefonski broj) koja će biti registrirana u alat sa svim ovlastima rada i objavljivanja na alatu.
• Tijekom razmatranja zahtjeva tim Hrčka može od podnositelja zahtjeva tražiti nadopunu i tumačenje podataka koje je podnositelj dostavio, te može sugerirati ispravke podataka ili pravila zbornika, nužne za ispunjavanje kriterija za uvrštavanje zbornika.
• Odluku o zahtjevu za uvrštavanje zbornika u alat donosi tim Hrčka na temelju Obaveznih kriterija za uvrštavanje zbornika cjelovitih konferencijskih radova ipodnesenog zahtjeva. 
• Odluku o prihvaćanju ili odbijanju podnesenog zahtjeva tim Hrčka donosi u roku od 15 dana od zaprimanja svih podataka potrebnih za njeno donošenje, odnosno od zaprimanja potpuno i ispravno popunjenog zahtjeva.
• Na odluku o odbijanju zahtjeva za uvrštavanje zbornika podnositelj zahtjeva se može žaliti Savjetu Hrčka na način da obrazloženu žalbu dostavi elektroničkim putem na adresu hrcak-savjet@srce.hru roku od 10 dana od zaprimanja obavijesti o odbijanju zahtjeva.
• Odluku o žalbi Savjet donosi u roku od 14 dana od njenog zaprimanja. Odluka Savjeta je konačna.

3.  Prava i obveze urednika i izdavača zbornika konferencijskih radova

• Urednik i izdavač/izdavači zbornika konferencijskih radova odgovorni su za sadržaj, ažurnost i točnost svih podataka svojeg zbornika, što uključuje i odgovornost za postupanje u skladu s propisima koji štite prava intelektualnog vlasništva autora i trećih osoba.
• Urednik i izdavač/izdavači zbornika konferencijskih radova snose odgovornost za sve posljedice koje mogu proizaći iz eventualne neažurnosti i netočnosti podataka, te kršenja prava intelektualnog vlasništva.
• Obveza je urednika i izdavača zbornika konferencijskih radova objavljivanje cjelovitih (engl. full-text) radova s pripadajućim bibliografskim podacima.
• Urednik i izdavač/izdavači zbornika konferencijskih radova nadležni su za odgovaranje na upite čitatelja i autora u vezi sa sadržajem svojeg zbornika.

4.  Prava i obveze Srca

• Srce se za komunikaciju s urednikom i izdavačem/izdavačima pojedinog zbornika koristi isključivo elektroničkim adresama unesenim u alatu za uređivanje i objavu zbornika konferencijskih radova.
• Srce za zajedničku komunikaciju s urednicima i izdavačima zbornika održava listu Hrčka: hrcak-l@srce.hr. Navedene skupine korisnika ne mogu se odjaviti s liste dok ne prestane njihova uloga u vezi s konkretnim zbornikom u alatu.
• Srce može, na temelju Obaveznih kriterija za uvrštavanje zbornika cjelovitih konferencijskih radova, provoditi provjeru usklađenosti zbornika s tim kriterijima, te u skladu s tim ukloniti zbornik s javnog sučelja alata.
• U slučaju ozbiljnih kršenja odredbi ovih Pravila ili mogućeg kršenja prava intelektualnog vlasništva, Srce može bez prethodne najave učiniti nedostupnim pojedini rad ili zbornik. Informacije o provođenju takve aktivnosti, kao i odgovarajuće obrazloženje, tim Hrčka istodobno dostavlja uredniku i izdavaču/izdavačima odgovarajućeg zbornika elektroničkim putem.
• Srce ne odgovara za štetu prouzročenu prekidom u radu alata koja može nastati zbog više sile ili okolnosti na koje Srce nema utjecaj.
• Srce ne odgovara za štetu prouzročenu eventualnim pogreškama u programskoj podršci na kojoj je temeljen alat.

5.  Zaštita osobnih podataka

• Srce prikuplja i obrađuje osobne podatke tražene u obrascu zahtjeva za uvrštavanje zbornika radi pružanja odgovarajuće usluge. Prikupljeni osobni podaci neće se koristiti u druge svrhe niti će se prenositi trećim stranama.
• Evidentiraju se sljedeći osobni podaci imenovane kontakt osobe:
• ime i prezime
• adresa elektroničke pošte
• telefonski broj
• Srce će, radi osiguravanja trajne provjerljivosti i cjelovitosti podataka, osobne podatke iz članka 15. čuvati trajno.
• Osobe čije podatke Srce obrađuje imaju pravo, pod uvjetima iz Opće uredbe o zaštiti podataka, na pristup osobnim podacima koje Srce prikuplja, pravo na brisanje (zaborav), pravo na ograničenje obrade, pravo na prenosivost podataka te pravo na ispravak osobnih podataka, ako su podaci neispravni ili su izmijenjeni.
• Za pitanja vezana isključivo za zaštitu osobnih podataka potrebno je obratiti se službeniku za zaštitu podatka u Srcu na adresu zop@srce.hr ili poštom na adresu sjedišta Srca. Dodatne informacije objavljene su na web-stranicama Srca – srce.unizg.hr/kontakt.
• Osoba čije podatke Srce obrađuje ima pravo podnijeti prigovor u vezi s prikupljanjem i obradom osobnih podataka nadzornom tijelu za zaštitu osobnih podataka u Republici Hrvatskoj.

6.  Završne odredbe

• Ova Pravila objavljena su XXXXX na web stranicama Srca i stupaju na snagu
• Za nadzor provođenja ovih Pravila zadužen je predstojnik Sektora za upravljanje podacima ili osoba koju predstojnik sektora odredi.
• Izrazi koji se za fizičke osobe u ovim Pravilima koriste u muškom rodu neutralni su i odnose se na osobe muškog i ženskog spola.

[1] https://pkp.sfu.ca/omp/