Osim uobičajenih podataka, kod ocjenskih radova potrebno je unijeti podatke o fakultetu i sveučilištu i mjestu gdje je rad obranjen te podatke o mentorima/voditeljima, komentorima/suvoditeljima te neposrednim voditeljima. Potrebno je unijeti i numeričke podatke o datumu obrane i ukupnom broju stranica.
Prvi korak pri unosu ocjenskog rada je odabir vrste rada: doktorska disertacija, diplomski rad, specijalistički sveučilišni poslijediplomski rad, specijalistički diplomski rad (stručni), sveučilišni preddiplomski završni rad, završni rad, magistarski rad (mr.sc. i mr. art.), diplomski rad (predbolonjski studij).
Slika 33. Odabir vrste ocjenskog rada
Kao uloge za povezivanje kod ove vrste radova ponuđene su: autor, mentor, neposredni voditelj. U polje o odgovornosti upisuju se službeno imenovani mentori/voditelji i komentori/suvoditelji. Mentor se upisuje na prvo mjesto, npr. Perić, Pero ; Ivić, Ivo ; Horvat, Hrvoje)
Neposredni voditelj upisuje se samo ako je različit od službeno imenovanog mentora/voditelja i/ili komentora/suvoditelja.
Ako je ocjenski rad dostupan putem poveznice bilo u otvorenom pristupu ili ne, poželjno je dodati poveznicu u za to predviđeno polje.
Većina ocjenskih radova koji su obranjeni zadnjih godina dostupna je u nekom od repozitorija, bilo u otvorenom pristupom ili će to biti nakon određenog perioda. Potrebno je pretražiti barem nacionalne repozitorije ocjenskih radova i staviti poveznicu u za to određeno polje ("URL rada u otvorenom pristupu"). Također se može staviti poveznica ako je rad dostupan u nekom institucijskom repozitoriju. Informacije o dostupnosti ocjenskih radova u raznim institucijskim repozitorijima u Republici Hrvatskoj možete pronaći preko nacionalnih agregatora svih ocjenskih radova u institucijskim repozitorijima u RH: