Prozor Akademski kalendar sastoji se od četiri dijela (slika 1):

• u gornjem se dijelu prozora navodi ustrojstvena jedinica i akademska godina za koju se definira kalendar te padajući izbornik koji označava je li akademski kalendar zaključan ili nije.

• u donjem dijelu prozora nalaze se tri kartice:

• • kartica Opći dani  služi za evidenciju dana koji su vezani za kalendarsku, a ne akademsku godinu.
  • kartica Dani neovisni o rednom broju semestra služi za evidenciju dana koji nisu vezani uz semestar za koji se evidentiraju.
  • kartica Dani ovisni o rednom broju semestra služi za evidenciju dana koji ovise o semestru za koji se definiraju.

Evidencija zapisa u akademskom kalendaru

Pozicioniranjem u gornji dio prozora i pokretanjem akcije Unesi započinje se evidencija akademskog kalendara na razini akademske godine. Polja u koja se podaci obavezno moraju unijeti označena su žutom bojom, a to su šifra ustrojstvene jedinice i akademska godina.

  
Slika 2. Unos zapisa u gornji okvir

Šifra i naziv ustrojstvene jedinice za koju se evidentira akademski kalendar moraju odgovarati podacima iz kataloga Ustrojstvena jedinica.
Donji okvir prozora se ispunjava nakon potvrde akcije unosa u gornjem dijelu prozora. Pozicioniranjem u donji dio prozora i odabirom željene kartice, podaci se mogu unositi pokretanjem akcije Unesi kao što je prikazano na slici 3.

Slika 3. Unos zapisa u donji okvir

Vrsta dana se može izabrati iz liste vrsta dana do koje se može doći pozicioniranjem miša u polje Vrsta dana i pritiskom desne tipke miša,

Datum od i Datum do kojeg će trajati određena vrsta dana mogu biti identični, ukoliko se definira takva vrsta dana čiji je period trajanja jedan dan. Datumi navedeni u tim poljima su uključeni u vremenski period koji označavaju.

Vrste dana u akademskom kalendaru

Postoje tri kartice u kojima se mogu evidentirati različite vrste dana:

• Opći dani 
• Dani neovisni o rednom broju semestra
• Dani ovisni o rednom broju semestra.
  

Opći dani

U kartici Opći dani definiraju se dani koji su specifični za svako visoko učilište. Slika 4. prikazuje popunjenu karticu Opći dani.

Slika 4. Definirane vrste dana u kartici Opći dani

U kartici Opći dani (Slika 4.) moguće je evidentirati sljedeće vrste dana:

Slika 5. Lista - vrsta dana – opći dani

• 3 - Praznik za studente - definiranjem ove vrste dana, na HTML pregledu kalendara obilježava se radni dan na visokom učilištu, koji je praznik za studente i nastava se ne održava
• 4 - Sjednica vijeća visokog učilišta
• 5 - Dan visokog učilišta
• 29 - Neradni dan za visoko učilište
• 30 - Dani otvorenih vrata
• 1 - Akademska godina - dani koje unosi Centar potpore, a definira ih nadležno Ministarstvo. Pomoću ove vrste dana se određuje početak i kraj akademske godine
• 6 - blagdan Republike Hrvatske - dani koje unosi Centar potpore
• 7 - Neradni dan u Republici Hrvatskoj - dani koje unosi Centar potpore

Dani neovisni o rednom broju semestra

U kartici Dani neovisni o rednom broju semestra (Slika 6.) prozora Akademski kalendar moguće je evidentirati sljedeće vrste dana:

• Vrste dana
  • 9 - Upis na visoko učilište u tekuću akademsku godinu
  • 10 - Upis u tekuću akademsku godinu
  • 19 - Upis na visoko učilište u sljedeću akademsku godinu i
  • 20 - Upis u sljedeću akademsku godinu evidentiraju se da bi studentima na Studomatu bila ponuđena opcija upisa godine.

• Vrste dana
  • 11 - Zimski ispitni rok
  • 12 - Ljetni ispitni rok
  • 13 - Jesenski ispitni rok
  • 14 - Dodatni ispitni rok i
  • 15 - Kritični ispitni rok evidentiraju se da bi se pri unosu ispitnog roka u modulu Studiji i studenti moglo provjeriti da li se ispitni rok nalazi unutar intervala predviđenog za ispitne rokove.

• Vrste dana
  • 24 - Anketa na studomatu za tekuću ak. godinu
  • 25 - Anketa na studomatu za sljedeću ak. godinu omogućuju putem Studomata odabir mentora, predmeta ili teme za završni/diplomski rad.

• Vrste dana
  • 31 - Dani za izmjenu osobnih podataka studenta na Studomatu
  • 32 - Studenti bez upisnog lista u akademskoj godini mogu koristiti Studomat

  
Slika 6. Definirane vrste dana u kartici Dani neovisni u rednom broju semestra

Opis navedenih vrsta dana:

• 9 - Upis na visoko učilište u tekuću akademsku godinu - vrsta dana za definiranje vremenskog perioda tijekom kojeg će na Studomatu biti omogućen upis za studente koji prvi puta upisuju prvu godinu na nekom visokom učilištu (brucoši i studenti diplomskih studija). Upis u tekuću akademsku godinu znači da se studenti upisuju nakon početka tekuće akademske godine.
  
  
• 10 - Upis u tekuću akademsku godinu - vrsta dana za definiranje vremenskog perioda u kojem će studentima na Studomatu biti ponuđena opcija upisa tekuće akademske godine. Ova vrsta dana se definira za upis studenta koji ne upisuju prvi puta prvu nastavnu godinu. Mogu se evidentirati u akademskom kalendaru tek kada su zaključana pravila za upis više godine.
  
  
• 11 - Zimski ispitni rok
• 12 - Ljetni ispitni rok
• 13 - Jesenski ispitni rok
• 14 - Dodatni ispitni rok
• 15 - Kritični ispitni rok

• 19 - Upis na visoko učilište u sljedeću akademsku godinu - vrsta dana za definiranje vremenskog perioda tijekom kojeg će na Studomatu biti omogućen upis studenata koji prvi puta upisuju prvu godinu na nekom visokom učilištu (brucoši i studenti diplomskih studija). Upis u sljedeću akademsku godinu znači da se studenti upisuju prije početka sljedeće akademske godine.
  
  
• 20 - Upis u sljedeću akademsku godinu - vrsta dana za definiranje vremenskog perioda u kojem će studentima na Studomatu biti ponuđena opcija upisa sljedeće akademske godine.Ova vrsta dana se definira za upis studenta koji ne upisuju prvi puta prvu nastavnu godinu. Mogu se evidentirati u akademskom kalendaru tek kada su zaključana pravila za upis više godine.

• 24 - Anketa na studomatu za tekuću akademsku godinu - anketa omogućava studentima odabir na Studomatu vezan uz završetak studija. U slučaju da visoko učilište želi provesti anketu za odabir mentora, predmeta ili teme, potrebno je evidentirati ovu vrstu dana.
  
  
• 25 - Anketa na studomatu za sljedeću akademsku godinu - anketa na Studomatu za sljedeću akademsku godinu znači da je ovaj vremenski period definiran prije početka sljedeće akademske godine.

• 31 - Dani za izmjenu osobnih podataka studenta na Studomatu - za vrijeme trajanja upisa godine, studenti mogu ispuniti osobne podatke na Studomatu.
  Ako u tijeku nije upis godine na Studomatu, evidencijom ove vrste dana studentima je za vrijeme trajanja ovih dana omogućen unos i izmjena osobnih podataka na studomatu bez obzira da li su prethodno ispunili podatke ili ne. Prlikom prijave na Studomat provjerava se da li su ispunjeni svi obavezni podaci za tekuću akademsku godinu i ako nisu javlja se odgovarajuća obavijest te mogućnost unosa osobnih podataka. Osobni podaci se koriste pri izradi izvještaja o prijavnim listovima za Državni zavod za statistiku.
  

• 32 - Studenti bez upisnog lista u akademskoj godini mogu koristiti Studomat - evidencijom ove vrste dana, studentima je omogućeno koristiti Studomat iako još nisu upisani u tekuću akademsku godinu (nemaju evidentiran upisni list).

Dani ovisni o rednom broju semestra

U kartici Dani ovisni o rednom broju semestra (Slika 7) evidentiraju se sljedeće vrste dana:

• 2 - Održavanje nastave
• 16 - Upis izbornih predmeta za tekuću akademsku godinu
• 17 - Upis izbornih predmeta za sljedeću akademsku godinu
• 22 - Upis predmeta iz više nastavne godine (za tekuću ak. god.)
• 23 - Upis predmeta iz više nastavne godine (za sljedeću ak. god.)
• 26 - Ponovni upis predmeta na studentov zahtjev (tekuća ak.god.)
• 27 - Ponovni upis predmeta na studentov zahtjev (sljedeća ak.g.)
• 28 - Upis predmeta za studije s modelom prema preduvjetima (ljetni sem.).

  Slika 7. Definirane vrste dana u kartici Dani ovisni u rednom broju semestra

Opis navedenih vrsta dana:

U kartici Dani ovisni o rednom broju semestra (Slika 7) moguće je evidentirati sljedeće vrste dana posebno za zimski, a posebno za ljetni semestar:

• 2- održavanje nastave - vrsta dana koju je obavezno definirati da bi se ispunio preduvjet za  zaključavanje akademskog kalendara, pri čemu je potrebno evidentirati održavanje nastave za oba semestra.
  
  
• 16 - upis izbornih predmeta za tekuću akademsku godinu - definiranjem ove vrste dana studentima se na Studomatu nudi opcija upisa izbornih predmeta za ljetni semestar za tekuću akademsku godinu. Ovu vrstu dana treba evidentirati ako studenti upisuju izborne predmete za ljetni semestar nakon početka tekuće akademske godine.
  
  
• 17 - upis izbornih predmeta za sljedeću akademsku godinu - definiranjem ove vrste dana studentima se na Studomatu nudi opcija upisa izbornih predmeta za ljetni semestar za sljedeću akademsku godinu. Ovu vrstu dana treba evidentirati ako studenti upisuju izborne predmete za ljetni semestar prije početka sljedeće akademske godine.

• 18 - upis izbornih i društvenih predmeta - ne koristi se  
  
  
• 22 - upis predmeta iz više nastavne godine (za tekuću akademsku godinu) - dani u kojima se studentima na Studomatu nudi opcija upisa predmeta s više nastavne godine pri ponavljanju godine (parcijalnog upisa) u tekućoj akademskoj godini (odmah nakon početka tekuće akademske godine). Mogu se evidentirati u akademskom kalendaru tek kada su zaključana pravila za upis predmeta iz semestra.
  
  
• 23 - upis predmeta iz više nastavne godine (za sljedeću akademsku godinu) - dani u kojima se studentima na Studomatu nudi opcija upisa predmeta s više nastavne godine pri ponavljanju godine (parcijalnog upisa) za sljedeću akademsku godinu (prije početka sljedeće akademske godine). Mogu se evidentirati u akademskom kalendaru tek kada su zaključana pravila za upis predmeta iz semestra.

• 26 - Ponovni upis predmeta na studentov zahtjev (tekuća akademska godina) - dani u kojima je na Studomatu omogućen ponovni upis predmeta na studentov zahtjev za tekuću akademsku godinu. Ukoliko je na visokom učilištu dozvoljen upis predmeta na zahtjev studenta (prozor Parametri studija u akademskoj godini), student može na vlastiti zahtjev ponovno upisati neki predmet iz skupa predmeta koje je upisao, a nije ih do tog trenutka položio.
  
  
• 27 - Ponovni upis predmeta na studentov zahtjev (sljedeća akademska godina) - dani u kojima je na Studomatu omogućen ponovni upis predmeta na studentov zahtjev za sljedeću akademsku godinu. Ukoliko je na visokom učilištu dozvoljen upis predmeta na zahtjev studenta (prozor Parametri studija u akademskoj godini), student može na vlastiti zahtjev ponovno upisati neki predmet iz skupa predmeta koje je upisao, a nije ih do tog trenutka položio.

• 28 - Upis predmeta za studije s modelom prema preduvjetima - dani u kojima je na Studomatu omogućen upis predmeta za ljetni semestar za studije s modelom upis predmeta prema preduvjetima. Potrebno je evidentirati redni broj semestra 2, te odgovarajuće datume unutar kojih se odvija upis predmeta za ljetni semestar. Mogu se evidentirati u akademskom kalendaru tek kada su zaključana pravila za upis predmeta iz semestra za ljetni semestar.

Zaključavanje akademskog kalendara

Zaključavanje akademskog kalendara za akademsku godinu omogućava evidenciju upisnih listova studenata kroz modul Studiji i studenti, odnosno upis godine na Studomatu.

Kako zaključati kalendar?

• Gornji okvir prozora Akademski kalendar mora biti aktivan.
• Pokreće se akcija dohvat i postavljanju se  željeni uvjeti.
• Potvrdom akcije pronalazi se željeni zapis.
• Pokreće se akcija izmjena.
• Odabire se da u padajućem izborniku.
• Akcija završava potvrdom i akademski kalendar je zaključan.

   Slika 8. Zaključavanje akademskog kalendara

Otključavanje akademskog kalendara

Otključavanje Akademskog kalendara radi se slično kao i zaključavanje. Bitno je pozicionirati se u gornji okvir prozora i izmijeniti polje Kalendar zaključan sa Da na Ne.

Sveučilišta i veleučilišta mogu otključati kalendar, ako sva njima podređena visoka učilišta imaju otključane kalendare.

Zabranjeno je otključavanje akademskog kalendara ako su na Studomatu u tijeku akcije/vrste dana koje zahtijevaju zaključan kalendar:

• 9 Upis na visoko učilište u tekuću akademsku godinu
• 10 Upis u tekuću akademsku godinu
• 19 Upis na visoko učilište u sljedeću akademsku godinu
• 20 Upis u sljedeću akademsku godinu
• 16 Upis izbornih predmeta za tekuću akademsku godinu
• 17 Upis izbornih predmeta za sljedeću akademsku godinu
• 18 Upis izbornih i društvenih predmeta
• 22 Upis predmeta iz više nastavne godine (za tekuću ak. god.)
• 23 Upis predmeta iz više nastavne godine (za sljedeću ak. god.)
• 26 Ponovni upis predmeta na studentov zahtjev (tekuća ak.god.)
• 27 Ponovni upis predmeta na studentov zahtjev (sljedeća ak.g.)
• 28 Upis predmeta za studije s modelom prema preduvjetima.

U ovom slučaju potrebno je najprije zabraniti akciju na Studomatu i ponovo je aktivirati nakon evidencije željenih izmjena i zaključavanja kalendara. Sustav prikaže sljedeću obavijest:

Slika 9. Prikaz pogreške

Također, nije moguće evidentirati vrste dana 9, 10, 19, 20, 16, 17, 22, 23 i 28 ako je akadamski kalendar zaključan.

Pravila za izmjenu podataka pri otključavanju kalendara:

Nakon otključavanja svog akademskog kalendara, visoko učilište može promijeniti i podatke o završetku semestara u akademskoj godini uz uvjete:

• Semestar ne može završiti na datum prije datuma unosa ili izmjene (ne može se definirati semestar koji bi završio u prošlosti).Pri pokušaju pomicanja datuma završetka semestra na datum koji je bio prije otključavanja akademskog kalendara, javlja se sljedeća pogreška:

  Slika 10. Pogreška

• Podaci o održavanju semestra ne mogu se obrisati, ako je datum završetka semestra prošao.Pri pokušaju brisanja zapisa o trajanju semestra javlja se sljedeća pogreška:

  Slika 11. Pogreška

• Podaci o održavanju semestra ne mogu se izmijeniti ako semestar još nije završio, a neki predmeti iz nastavnog programa u toj akademskoj godini su već postavljeni na status odslušan.

HTML pregled

Kalendar se generira u HTML obliku pritiskom na opciju Kalendar, a zatim odabirom opcije HTML pregled.

   Slika 12. Pokretanje akcije HTML pregled

Na donjoj slici prikazan je kalendar u HTML obliku. Na vrhu dokumenta je prikazan naziv visokog učilišta i akademska godina za koju se generira akademski kalendar.

  Slika 13. HTML pregled kalendara

Datumi na kalendaru su označeni fontom i bojama prema legendi kalendara, koja se može vidjeti na dnu HTML dokumenta, a izgleda ovako:

 Slika 14. Legenda

U HTML prikazu se za svaki datum mogu dobiti dodatne informacije, pritiskom lijeve tipke miša na određeni datum. Npr. ako se lijevom tipkom miša pritisne na datum 08. listopad (na kalendaru prikazanom na gornjoj slici), otvorit će se prozor s dodatnim obavijestima o tom datumu (slika 15).

Slika 15. Detaljni pregled o danima definiranim za 08. 10. 2004.

Publiciranje HTML stranice na internetu

Kada se opišu dani u kalendaru, kalendar se može publicirati na internetu pritiskom na opciju Kalendar, a zatim odabirom opcije Publiciranje HTML stranice na internetu.

Slika 16. Pokretanje akcije Publiciranje HTML stranice na internetu

Kada se pokrene ta opcija, sustav će postaviti upit za izbor jezika na kojem će se izgenerirati akademski kalendar na internetu, na stranici www.isvu.hr.

   Slika 17. Odabir jezika

Nakon odabira jezika, pokrenut će se akcija publiciranja podataka o akademskom kalendaru na internetu.
  Slika 18. Upozorenje o pokretanju publiciranja

Na ISVU stranicama  se može pronaći popis svih visokih učilišta koja koriste ISVU, a čiji se akademski kalendari i nastavni programi  tamo već nalaze.

  Slika 19. Informacije o Ekonomskom fakultetu u Osijeku

U istom izborniku Kalendar može se pokrenuti opcija brisanje HTML stranice na internetu, ukoliko se objavljena stranica želi obrisati s ISVU stranica.

Ispis kalendara

Kada se opišu dani u kalendaru, kalendar se može ispisati pritiskom na opciju Kalendar, a zatim odabirom opcije Pregled i ispis trenutno prikazanog zapisa.

Slika 20. Pokretanje akcije Pregled i ispis trenutno dohvaćenog zapisa

Odabirom opcije Pregled i ispis trenutno prikazanog zapisa otvara se novi prozor u kojem je, na stranici A4 formata, prikazan kalendar za odabrano visoko učilište i akademsku godinu, kao na slici 21.

Ukoliko je odabrana opcija Pregled i ispis svih dohvaćenih zapisa, u pregledu sadržaja izvještaja prije ispisa bit će prikazani kalendari za sve zapise koji su dohvaćeni u gornjem okviru prozora Akademski kalendar.

  Slika 21. Pregled sadržaja izvještaja prije ispisa

Na vrhu stranice navedeno je visoko učilište i akademska godina za koju se generira kalendar.

Slika 22. Alatna traka na pregledu sadržaja izvještaja prije ispisa

Na dnu stranice koja prikazuje kalendar nalazi se legenda, koja označava kojoj vrsti dana pripada pojedini datum na kalendaru.

Ovisno o tome kako visoko učilište definira datume u kalendaru, neki dani se mogu preklapati. Za dane koji se preklapaju, kod prikaza kalendara, uzimat će se boja onog dana koji ima viši prioritet. Npr. najniži prioritet ima vrsta dana akademska godina (vidjeti u katalogu Vrsta dana), pa će datum koji je unutar akademske godine i ujedno npr. Dan rektora biti prikazan bojom kojom se prikazuje Dan rektora, jer Dan rektora ima viši prioritet.