Prilikom zapisivanja nove opreme potrebno je ispuniti osnovne podatke o opremi: naziv, kategoriju te ustanovu kojoj oprema pripada.
Svaki korisnik ima mogućnost kreirati novi zapis o opremi, ali samo na ustanovama na kojima je zaposlen (dakle potrebno je (ukoliko već ne postoji) evidentirati zaposlenje na Korisničkom profilu).
Kada neki korisnik kreira opremu, automatski se postavlja kao osoba zadužena za tu opremu. Također, zadužene osobe mogu dodijeliti istu ulogu drugim osobama čime im daju pravo na uređivanje tog zapisa. Za slučaj da netko od ovlaštenih osoba ili sama zadužena osoba makne samoga sebe s opreme, više neće biti u mogućnosti izmjenjivati podatke o opremi.
Ako je opremu kreirao korisnik čija je uloga ZNANSTVENIK ili CRORIS_KORISNIK (uloga koju dobije svaka registrirana osoba), pokreće se proces verifikacije, a sama oprema označena je kao neverificirana, ali vidljiva svima.
Zapise o opremi verificiraju korisnici s ulogom UREDNIK_OPREME.
Kako bi se opremi dodali opći podaci, podaci o kontakt osobama i lokaciji, povezanim uslugama te pripadnim poveznicama, slikama i dokumentima, potrebno je nakon što je oprema kreirana otići na njene detalje i odabrati željenu karticu.
Nakon dodavanja ili izmijene podataka unutar pojedinih kartica, potrebno je stisnuti Spremi izmjene kako bi promjene ostale pohranjene.
