...
Svaki zapis sadrži oznaku koja upućuje na izvor podataka. Izvor podataka može biti Poirot (baza podataka projektnih aktivnosti u znanosti i visokom obrazovanju RH - POIROT čiji su zapisi migrirani u CroRIS) ili CroRIS, što označava je li zapis izvorno nastao u CroRIS-u ili je migriran iz prethodnog sustava. Zapisi koji su nastali unutar CroRIS sustava automatski dobivaju oznaku "Izvor podataka: CroRIS", dok zapisi s oznakom "Izvor podataka: Poirot" zadržavaju tu oznaku čak i nakon što su uređeni unutar CroRIS-a.
Zapisi koji imaju oznaku “nije verificirano” trebaju proći verifikaciju od strane urednika projekata za ustanovu s kojom je zapis projekta povezan. Urednici svih povezanih ustanova dobivaju zahtjev za verifikacijom i potrebno je da verificira samo jedan urednik.
Jednom verificirani zapisi mogu biti uređivani isključivo od strane urednika verificirane zapise mogu uređivati isključivo urednici projekata za ustanovu te osoba koja je s projektom povezana kroz ulogu Administrativni suradnikglavni administratori.