Nakon što je evidentiran studijski program, Agencija ga iz početnog statusa 1 – Evidentiran - neopisan direktno prebacuje u status 50 – Evidencija dokumenata izvan postupka vrednovanja, te vrši naknadu evidenciju dokumenata vezanih za studijski program koji već ima dopusnicu.
Moguć je unos svih dokumenata, ali u ovom slučaju sustav ne šalje poruke sudionicima vrednovanja studijskog programa kao što je to slučaj sa programima koji su u postupku vrednovanja. Unos dokumenata može izvršiti samo operativni voditelj.
Postupak promjene statusa studijskog programa u status 50 je slijedeći:
- Dohvatiti studijski program.
- U Alatima odabrati 'Studijski program izvan postupka vrednovanja'.
Slika 1. Studijski program izvan postupka vrednovanja
- Sustav javlja upozorenje, te radnje koje će se napraviti odabirom opcije.
Slika 2. Odabir akcije
- Status studijskog programa se prebacuje u status 50, u kojem samo operativni voditelj može evidentirati potrebne dokumente.Dokumenti za studijski program izvan postupka vrednovanja evidentiraju se u prozoru Studijski program izvan postupka vrednovanja koji se nalazi u podizborniku Dodatni postupci.
Slika 3. Promijenjen status studijskog programa
- Nakon evidencije dokumenata, operativni voditelj studijskog programa mijenja status studijskog programa u 25, 27 ili 28. Promjena se vrši kroz prozor Dokumenti ministarstva.