Opis nekih pojmova vezanih uz procese unutar Informacijskog sustava Registra HKO.
POSTUPAK
Cjelokupna provedba ocjene zahtjeva za upis u pojedini podregistar. Sustav treba podržavati više različitih postupaka, za svaku vrstu zahtjeva po jedan.
VERZIJA POSTUPKA
Postupci tijekom vremena mogu evoluirati i dinamički se prilagođavati potrebama. Svaka izmjena pojedinog postupka treba značiti novu verziju tog postupka. Za svaki provedeni postupak treba biti zapisano po kojoj verziji je proveden. Postupci započeti po jednoj verziji trebaju biti dovršeni po toj istoj verziji, dok novi postupci uvijek trebaju započinjati po posljednjoj, aktualnoj verziji postupka.
DOKUMENT
Elektronička verzija bilo kojeg dokumenta (tekst, tablica, prezentacija, e-mail poruka, ...) kojeg je moguće (ili nužno) evidentirati u tijeku provedbe postupka, u predefiniranim elektroničkim formatima.
VRSTA DOKUMENTA
Klasifikacija dokumenata prema tipu (npr. Zahtjev za upis SK; Mišljenje sektorskog vijeća), koristi se u opisu postupka.
KARDINALNOST VRSTE DOKUMENTA
Neke vrste dokumenata se u pojedinom postupku mogu pojaviti samo jednom (npr. Zahtjev za upis), a neke vrste dokumenata se u istom postupku mogu koristiti više puta (npr. Mišljenje zainteresiranih osoba izvoditelja programa).
ULOGA
Dionici postupka mogu imati različite uloge u sustavu (npr. Administrator postupka u MZOS, Podnositelj zahtjeva). Više osoba može imati istu ulogu (npr. Član sektorskog vijeća). Uloge omogućuju korisnicima pristup pojedinim dijelovima sustava i poduzimanje pojedinih akcija.
STATUS
Status jednoznačno određuje trenutno stanje postupka, kao i akcije koje su pojedine uloge dužne obaviti u cilju napredovanja u neki od sljedećih mogućih statusa. Prolaskom kroz statuse postupak napreduje prema kraju.
PROMJENA STATUSA
Status postupka se mijenja kada su ispunjeni preduvjeti za to. Promjena statusa može biti automatska (npr. pri učitavanju svih potrebnih vrsta dokumenata u nekom statusu), ili provedena od strane neke uloge u sustavu (npr. administratora postupka u MZOS).
FAZA
Faza postupka može deskriptivnije opisivati stanje u kojem se trenutni postupak nalazi. Može objedinjavati više statusa, te tako dati pogled na postupak na višem nivou, ukoliko je to potrebno.
VREDNOVANJE ZAHTJEVA
Vrednovanje zahtjeva predstavlja zahtjev za upis u Registar kojeg podnosi predlagatelj zajedno sa vrstom postupka, statusom zahtjeva, dokumentima veznim uz taj postupak vrednovanja, dionicima u vrednovanju, formalnim i stručnim vrednovanjem zahtjeva za upis u Registar i ostalim podacima. Nakon pozitivnog vrednovanja zahtjeva slijedi upis u Registar.