Primjerice, visoko učilište od 2018./2019. akademske godine vodi podatke studenata koji su navedene akademske godine prvi puta upisali prvu nastavnu godinu u ISVU.
Visoko učilište je odlučilo također voditi podatke studenata koji su u prethodne dvije akademske godine upisali prvi puta prvu nastavnu godinu u ISVU.
Slika 1. Opisivanje nastavnih programa
Da bi se podaci studenata koji su 2016./2017., te 2017./2018. akademske godine prvi puta upisali prvu nastavnu godinu vodili kroz ISVU, potrebno je učiniti sljedeće:
Opisati nastavni program svih studija koji su se izvodili 2016./2017. akademske godine nadalje
Slika 2. Nastavni programi koji su se izvodili na visokom učilištu u prethodne dvije akademske godine prije ulaska visokog učilišta u ISVU
Na Slici 1. u plavim su kvadratićima prikazani nastavni programi koji su se izvodili na visokom učilištu u 2016./2017. i u 2017./2018. akademskoj godini.
Kao što se iz Slike 1. vidi, nastavni programi prvih nastavnih godina studija kemije, fizike i matematike od 2018./2019. akademske godine vode se kroz ISVU.
Da bi se podaci studenata koji su u prethodne dvije akademske godine prije ulaska ustanove u ISVU upisali prvi puta prvu nastavnu godinu nekog studija vodili kroz ISVU, potrebno je (Slika 2.) :
- U 2016./2017. akademskoj godini opisati nastavni program 1. nastavne godine studija kemije
- U 2017./2018. akademskoj godini opisati nastavni program 1. i 2. nastavne godine studija kemije, te 1. nastavnu godinu studija fizike
- U 2018./2019. akademskoj godini opisati nastavni program 1., 2., i 3. nastavne godine studija kemije, 1. i 2. nastavnu godinu studija fizike, te 1. nastavnu godinu studija biologije
U prozoru Akademski kalendar (aplikacija Studiji i studenti, izbornik Nastavni plan) za sve akademske godine za koje se unatrag opisuje nastavni program definirati održavanje nastave.
Održavanje nastave definira se na način da se u prozoru Akademski kalendar pokrene akcija unosa, upiše odgovarajuća akademska godina i potvrdi akcija. Nakon toga potrebno je u donjem okviru prozora izabrati karticu Dani ovisni o rednom broju semestra, pokrenuti akciju unosa, definirati održavanje nastave u 1. i 2. semestru, te potvrditi akciju. Za više informacija o evidenciji podataka u prozoru Akademski kalendar pogledati poglavlje: Akademski kalendar koje se nalazi u modulu Studiji i studenti → izbornik Nastavni plan.
U gore navedenom primjeru (Slika 2.) potrebno je definirati održavanje nastave u 2016./2017. i 2017./2018. akademskoj godini.
ISVU koordinator otključava sve zaključane nastavne programe
U gore navedenom primjeru (Slika 2.) potrebno je otključati nastavne programe u 2018./2019. akademskoj godini, jer su jedino oni zaključani.
Promijeniti u prozoru Parametri ustanove (izbornik Ustanova) akademsku godinu od koje se opisuje nastavni program u ISVU
Opisati nastavni program u prijašnjim akademskim godinama
Zaključati sve nastavne programe u svim akademskim godinama
U gore navedenom primjeru potrebno je zaključati nastavne programe u 2016./2017., 2017./2018. i 2018./2019. akademskoj godini.
Upisati studente na visoko učilište pomoću opcije Matični podaci studenta (izbornik Student) ili ukoliko je student već upisan na neko visoko učilište pomoću opcije Student na visokom učilištu
Ove opcije nalaze se u izborniku Student. Za više informacija pogledati poglavlja Matični podaci studenta i Student na VU.
Napraviti upisne listove u prethodnim akademskim godinama prije ulaska u ISVU za koje su naknadno evidentirani nastavni programi (izbornik Upis godine → opcija Upis godine na visokom učilištu)
Za više informacija o evidenciji upisnih listova pogledati poglavlje: Upis godine na visokom učilištu koje se nalazi u modulu Studiji i studenti → izbornik Upis godine.
U navedenom primjeru studentima koji su 2016./2017. akademske godine upisali prvi puta 1. nastavnu godinu studija kemije potrebno je evidentirati tri upisna lista, redom u 2016./2017., 2017./2018. i 2018./2019. akademskoj godini.
Sukladno, studentima koji su 2017./2018. akademske godine upisali prvi puta 1. nastavnu godinu studija kemije ili studija fizike potrebno je evidentirati dva upisna lista, redom u 2017./2018. i 2018./2019. akademskoj godini (upisni list za 2. nastavnu godinu).
- Nakon evidencije svih ISVU upisnih listova za pojedinog studenta, obrisati studentove ISSP upisne listove ako oni postojeUkoliko studenti na visokom učilištu ostvaruju prava na subvencioniranu prehranu koristeći identifikacijske kartice studenata (X–ice), tada za to visoko učilište postoje podaci o studentima u ISSP-u koji su prebačeni u ISVU. Ti ISSP upisni listovi nalaze se u ISVU aplikaciji Studiji i studenti u prozoru Upis godine (izbornik Upis godine, podizbornik Podaci iz sustava prehrane).Sve ISSP upisne listove za pojedinog studenta moguće je obrisati ručno ili je moguće nakon evidencije svih ISVU upisnih listova za tog studenta, u prozoru Student na visokom učilištu (izbornik Student) promijeniti vrijednost u polju Svi podaci vode se kroz ISVU iz Ne u Da, čime se automatski brišu svi njegovi ISSP upisni listovi.
Evidentirati rezultate ispita studentima koji su naknadno uvedeni u ISVU pomoću opcije Naknadno evidentiranje ocjena
Opcija Naknadno evidentiranje ocjena nalazi se u modulu Studiji i studenti → izbornik Upis godine.
Više informacija o naknadnoj evidenciji ocjena nalazi se u poglavlju Naknadno evidentiranje ocjena.
Opcija Priznavanje ispita služi za priznavanje ispita studentima prilikom prelaska s drugog visokog učilišta, te je stoga evidenciju ocjena potrebno raditi pomoću opcije Naknadno evidentiranje ocjena.