Opcija je dostupna u modulima Studiji i studenti i Poslijediplomski studiji. U prozoru je, kao i za obične potvrde, moguće pregledati sve zatražene e-potvrde i vidjeti u kojem su trenutno statusu.
Slika 1. Pregled zatraženih potvrda s elektroničkim pečatom
Student - JMBAG, ime i prezime studenta kojem se želi izdati potvrda.
Akademska godina - za koju je zatražena potvrda
Paralelni studij - podatak radi li se o paralelnom studiju, poprima vrijednost Da ili Ne.
Probna potvrda - moguće filtriranje prikaza, polje može poprimiti vrijednost Da ili Ne.
Potvrda - šifra i naziv e-potvrde
Jezik potvrde -pretpostavljeni jezik potvrde je hrvatski, ali je moguće izabrati i druge jezike, to su: engleski, njemački, francuski, talijanski. Jezik ovisi o vrsti potvrde i ovisno o vrsti potvrde može biti hrvatski ili engleski.
E-mail primatelja - email adresa studenta na visokom učilištu, evidentirana u prozoru Student na visokom učilištu, polje E-mail na visokom učilištu.
Jezik poruke - jezik poruke koja će biti poslana u e-mailu.
Ispiši nepoložene predmete - Ovaj parametar utječe na standardni sadržaj i izgled svih potvrda s prijepisom ocjena, ali samo kada su zatražene kroz module Studiji i studenti i Poslijediplomski studiji. Potvrde koje su zatražene preko studomata NIKAD ne sadrže popis nepoloženih predmeta.
Ispiši informacije o izdavanju potvrde bez pristojbe - Ovaj parametar utječe na standardni sadržaj i izgled svih potvrda na hrvatskom jeziku, ali samo kad se ispisuju kroz module Studiji i studenti i Poslijediplomski studiji. Potvrde na hrvatskom jeziku, koje se ispisuju putem Studomata, UVIJEK sadrže informacije o izdavanju bez pristojbe. Potvrde za internacionalnu uporabu NIKAD ne sadrže informaciju o izdavanju bez pristojbe. Za studente goste se ta informacija NIKAD ne ispisuje.
Dopunski tekst - Ispisuje se na potvrdama svih vrsta ali samo pri ispisu kroz module Studiji i studenti i Poslijediplomski studiji. Na potvrdama koje se ispisuju putem Studomata nije moguć ispis dopunskog teksta.
ID zahtjeva - indetifikacijski broj zahtjeva koji generira sustav.
Izvor zahtjeva - prikazuje iz kojeg modula je zahtjev zatražen.
Vrijeme postavljanja zahtjeva - vrijeme kada je zahtjev postavljen.
Status zahtjeva - Za svaki zahtjev prikazuje se trenutni status.
Vrijeme zadnje promjene statusa - svakom daljnjom promjenom statusa ovdje će se prikazivati vrijeme zadnje promjene statusa. Ovo se generira automatski i nije moguće ručno evidentirati vrijeme.
Tekst pogreške - ako dođe do pogreške u zahtjevu, ovdje će se ispisati detalji.
Izdana potvrda - za izdane e-potvrde prikazuje se broj dokumenta i kontrolni broj.
Status zahtjeva
Slika 2. Statusi zahtjeva i njihovi prijelazi
Opis statusa:
1 – zahtjev za generiranje potvrde s elektroničkim pečatom je zaprimljen. Može ga postaviti student na Studomatu ili djelatnik referade kroz aplikacije Studiji i studenti ili Poslijediplomski studiji. Gdje je zahtjev postavljen vidljivo je iz polja „Izvor zahtjeva".
2 – modul za generiranje potvrda s elektroničkim pečatom je pročitao postavljeni zahtjev i označio početak obrade zahtjeva. U ovom trenutku još uvijek nije generirana potvrda.
3 – zahtjev nije moguće obraditi jer je došlo do greške prilikom generiranja ili pečatiranja potvrde. Zahtjev se dalje neće obrađivati. Tekst pogreške je moguće vidjeti u polju „Tekst pogreške". Greška može biti npr. da nedostaje prijevod za neko mjesto na engleskom jeziku ili nedostaje neki naziv u padežu. Djelatnik u tom slučaju treba popuniti podatke koji nedostaju. Jednom kada ih popuni može ili ručno studentu evidentirati zahtjev ili zatražiti studenta da pokuša ponovno zatražiti potvrdu preko Studomata.
4 – modul za generiranje potvrda se elektroničkim pečatom je generirao potvrdu. Potvrda je spremna za slanje na službeni e-mail studenta.
5 – greška prilikom slanja generirane potvrde studentu. Npr. potvrda nije mogla biti dostavljena zbog krivo evidentirane e-mail adrese. Zahtjev se dalje neće obrađivati. Tekst pogreške je moguće vidjeti u polju „Tekst pogreške". Djelatnik u tom slučaju treba popuniti podatke koji nedostaju. Jednom kada ih popuni može ili ručno studentu evidentirati zahtjev ili zatražiti studenta da pokuša ponovno zatražiti potvrdu preko Studomata.
6 – potvrda je dostavljena studentu na njegovu e-mail adresu. Izdanom potvrdom smatra se samo potvrda u statusu 6. Potvrdu u statusu 6 moguće je poništiti te joj se poništavanjem status mijenja u 1 (postavljen zahtjev)
7 – djelatnici mogu poništiti zahtjeve u statusu 1 ili 2 koji su postavljeni iz aplikacija Studiji i studenti ili Poslijediplomski studiji. Nije moguće poništiti zahtjeve koji su došli sa Studomata. Zahtjev se dalje neće obrađivati.
Alati
U izborniku alati je moguće prikazati izdanu potvrdu ili poništiti zahtjev ako je u odgovarajućem statusu (status 6.).
Slika 3. Alati
Prikaz izdane potvrde – prikaz pohranjenog pdf-a potvrde, samo za potvrde u statusu 6
Poništavanje zahtjeva – moguće je poništiti zahtjeve u statusu 6 (izdana potvrda), bez obzira je li potvrda izdana temeljem zahtjeva sa Studomata ili referade.
Slika 4. Prvi dio prikaza potvrde
Slika 5. Drugi dio prikaza potvrde
Poništavanje zahtjeva
Ako dođe do situacije da je već izdanu potvrdu potrebno poništiti (u slučaju izmjena na upisnim listovima, kao i brisanja upisnog lista), istu je moguće poništiti pomomoću opcije Alati - Poništavanje zahtjeva.
Slika 6. Opcija Alati - Poništavanje zahtjeva
Nakon što se odabere opcija Poništavanje zahtjeva, pojavljuje se dodatna poruka prikazana na slici 7.
Slika 7. Potvrda poništavanja zahtjeva
Pništavanjem zahtjeva status potvrde se mijenja u 7 - poništen zahtjev.