Opcija je dostupna u modulima Studiji i studenti i Poslijediplomski studiji. U prozoru je, kao i za obične potvrde, moguće pregledati sve zatražene e-potvrde i vidjeti u kojem su trenutno statusu.
Slika 1. Pregled zatraženih potvrda s elektroničkim pečatom
Student - JMBAG, ime i prezime studenta kojem se želi izdati potvrda.
Akademska godina - za koju je zatražena potvrda
Paralelni studij - podatak radi li se o paralelnom studiju, poprima vrijednost Da ili Ne.
Probna potvrda - moguće filtriranje prikaza, polje može poprimiti vrijednost Da ili Ne.
Potvrda - šifra i naziv e-potvrde
Jezik potvrde -pretpostavljeni jezik potvrde je hrvatski, ali je moguće izabrati i druge jezike, to su: engleski, njemački, francuski, talijanski. Jezik ovisi o vrsti potvrde i ovisno o vrsti potvrde može biti hrvatski ili engleski.
E-mail primatelja - email adresa studenta na visokom učilištu, evidentirana u prozoru Student na visokom učilištu, polje E-mail na visokom učilištu.
Jezik poruke - jezik poruke koja će biti poslana u e-mailu.
Ispiši nepoložene predmete - Ovaj parametar utječe na standardni sadržaj i izgled svih potvrda s prijepisom ocjena, ali samo kada su zatražene kroz module Studiji i studenti i Poslijediplomski studiji. Potvrde koje su zatražene preko studomata NIKAD ne sadrže popis nepoloženih predmeta.
Ispiši informacije o izdavanju potvrde bez pristojbe - Ovaj parametar utječe na standardni sadržaj i izgled svih potvrda na hrvatskom jeziku, ali samo kad se ispisuju kroz module Studiji i studenti i Poslijediplomski studiji. Potvrde na hrvatskom jeziku, koje se ispisuju putem Studomata, UVIJEK sadrže informacije o izdavanju bez pristojbe. Potvrde za internacionalnu uporabu NIKAD ne sadrže informaciju o izdavanju bez pristojbe. Za studente goste se ta informacija NIKAD ne ispisuje.
Dopunski tekst - Ispisuje se na potvrdama svih vrsta ali samo pri ispisu kroz module Studiji i studenti i Poslijediplomski studiji. Na potvrdama koje se ispisuju putem Studomata nije moguć ispis dopunskog teksta.
ID zahtjeva - indetifikacijski broj zahtjeva koji generira sustav.
Izvor zahtjeva - prikazuje iz kojeg modula je zahtjev zatražen.
Vrijeme postavljanja zahtjeva - vrijeme kada je zahtjev postavljen.
Status zahtjeva - Za svaki zahtjev prikazuje se trenutni status.
Vrijeme zadnje promjene statusa - svakom daljnjom promjenom statusa ovdje će se prikazivati vrijeme zadnje promjene statusa. Ovo se generira automatski i nije moguće ručno evidentirati vrijeme.
Tekst pogreške - ako dođe do pogreške u zahtjevu, ovdje će se ispisati detalji.
Izdana potvrda - za izdane e-potvrde prikazuje se broj dokumenta i kontrolni broj.
Slika 2. Statusi zahtjeva i njihovi prijelazi
Opis statusa:
1 – zahtjev za generiranje potvrde s elektroničkim pečatom je zaprimljen. Može ga postaviti student na Studomatu ili djelatnik referade kroz aplikacije Studiji i studenti ili Poslijediplomski studiji. Gdje je zahtjev postavljen vidljivo je iz polja „Izvor zahtjeva".
2 – modul za generiranje potvrda s elektroničkim pečatom je pročitao postavljeni zahtjev i označio početak obrade zahtjeva. U ovom trenutku još uvijek nije generirana potvrda.
3 – zahtjev nije moguće obraditi jer je došlo do greške prilikom generiranja ili pečatiranja potvrde. Zahtjev se dalje neće obrađivati. Tekst pogreške je moguće vidjeti u polju „Tekst pogreške". Greška može biti npr. da nedostaje prijevod za neko mjesto na engleskom jeziku ili nedostaje neki naziv u padežu. Djelatnik u tom slučaju treba popuniti podatke koji nedostaju. Jednom kada ih popuni može ili ručno studentu evidentirati zahtjev ili zatražiti studenta da pokuša ponovno zatražiti potvrdu preko Studomata.
4 – modul za generiranje potvrda se elektroničkim pečatom je generirao potvrdu. Potvrda je spremna za slanje na službeni e-mail studenta.
5 – greška prilikom slanja generirane potvrde studentu. Npr. potvrda nije mogla biti dostavljena zbog krivo evidentirane e-mail adrese. Zahtjev se dalje neće obrađivati. Tekst pogreške je moguće vidjeti u polju „Tekst pogreške". Djelatnik u tom slučaju treba popuniti podatke koji nedostaju. Jednom kada ih popuni može ili ručno studentu evidentirati zahtjev ili zatražiti studenta da pokuša ponovno zatražiti potvrdu preko Studomata.
6 – potvrda je dostavljena studentu na njegovu e-mail adresu. Izdanom potvrdom smatra se samo potvrda u statusu 6.
7 – djelatnici mogu poništiti zahtjeve u statusu 1 ili 2 koji su postavljeni iz aplikacija Studiji i studenti ili Poslijediplomski studiji. Nije moguće poništiti zahtjeve koji su došli sa Studomata. Zahtjev se dalje neće obrađivati.
U izborniku alati je moguće prikazati izdanu potvrdu ili poništiti zahtjev ako je u odgovarajućem statusu.
Slika 3. Alati
Prikaz izdane potvrde – prikaz pohranjenog pdf-a potvrde, samo za potvrde u statusu 6
Poništavanje zahtjeva – moguće je poništiti zahtjeve u statusu 1 i 2 (još su u obradi), koji nisu sa Studomata.
Slika 4. Prvi dio prikaza potvrde
Slika 5. Drugi dio prikaza potvrde