Nakon validacije, svaki XML je potrebno imenovati prateći sljedeće pravilo:

Slike koje se pojavljuju u članku, kao i dodatne materijale (supplementary material), potrebno je dostaviti kao zasebne dokumente. Svaku sliku ili dodatak XML-u je potrebno imenovati prateći sljedeće pravilo:

Preporučuje se dostavljati slike u visokoj rezoluciji u formatima TIFF (.tif, .tiff), PNG (.png) te EPS (.eps), a dozvoljeni format je i JPEG (.jpg, .jpeg).  Za slike u TIFF i EPS formatu se prilikom dostave automatski izrađuje slika u JPEG formatu identične veličine i ona se koristi u prikazu rada.  Slika širine veće od 570 piksela prikazuje se na sučelju Hrčka u širini od 570 piksela, a slika širine 570 piksela i manje prikazuju se u izvornoj širini.  Za formule i jednadžbe se ne preporučuje korištenje slika, već jezika LaTeX ili MathML.  

Osim XML dokumenata (članaka) i dodatnih dokumenata (slika, grafika...), u Hrčak je potrebno dostaviti i PDF dokumente članaka. PDF dokument članka je potrebno imenovati prateći sljedeće pravilo:

Nakon pripreme i pravilnog upisivanja naziva svih potrebnih dokumenata za objavu, oni se grupiraju i pohranjuju u mape (foldere) ovisno o načinu na koji ih želite objaviti:

• ako želite objaviti novi cjeloviti broj odjednom, potrebno je sve pripremljene dokumente grupirati u jednu mapu, od nje napraviti ZIP datoteku te ju imenovati prateći sljedeće pravilo:

  casopis-vol-br.zip

   cjeloviti broj odjednom se objavljuje kada se kreira novi, nepostojeći broj.

• ako želite objaviti članak po članak pojedinačno, potrebno je sve dokumente pojedinog članka grupirati u jednu mapu te od nje napraviti ZIP datoteku. Svaki članak (XML + slike + PDF) će biti zasebna ZIP datoteka koju ćete imenovati prateći sljedeće pravilo:

  casopis-vol-str.zip

   članak po članak se objavljuje u slučajevima kada je potrebno ažurirati već objavljeni rad ili radove.

Nakon pripremanja ZIP datoteka, objavite ih na Hrčku na sljedeći način:

• Objava cjelovitog broja (svih članaka) odjednom

  Kreirajte novi broj časopisa, a potom kliknite na poveznicu "Promijeni/Dodaj novi članak" uz novododani broj. Pojavit će se kućica za uvoz članaka "Uvoz članaka iz JATS XMLa". Pronađite na svom računalu ZIP datoteku koja sadržava sve članke broja skupa sa dodatnim materijalima kao što su PDF-ovi, slike i sl. te kliknite na gumb "Promijeni". Ukoliko je uvoz prošao bez greške u sučelju će se pojaviti članci sa svim pripadajućim metapodacima. Pregledajte je li sve u redu i po potrebi ažurirajte podatke. Ukoliko više puta napravite uvoz podataka iz ZIP datoteke, članci koji su već kreirani će biti osvježeni sa novim podacima, a oni koji ne postoje će biti kreirani.
  
  

• Objava pojedinačnih članaka u XML formatu

  Za svaki članak moguće je pohraniti XML koji će onda biti moguće dohvatiti sa portala. Slično kao kod uvoza svih članaka broja i ovdje je potrebno pronaći na svom računalu ZIP datoteku koja sadržava osim XML-a i sve ostale dokumente te kliknuti na gumb "Promijeni".