PDF datoteka ne smije imati uključenu enkripciju jer to značajno ograničava mogućnost budućih migracija na druge formate ili verzije PDF-a. Iz tog razloga i neke baze (npr. WoS) nisu sklone preuzimanju i korištenju PDF datoteka koje imaju uključenu bilo kakvu enkripciju. U PDF čitaču Adobe Reader postavke sigurnosti vidljive su kroz izbornik: File > Properties > Security. Vrijednost opcije Security Method mora biti postavljena na No Security.
Spremanje PDF/A-1 pomoću programa za obradu teksta Microsoft Word 2007.
U većini slučajeva je za kreiranje PDF/A dovoljna verzija PDF/A-1 koja je podržana u programu za obradu teksta Microsoft Word, ali ovisno o verziji PDF/A postoje i neka ograničenja, npr. PDF/A-1 ne dozvoljavaju transparentne slike, pa je ponekad potrebno koristiti više verzije PDF/A (PDF/A-2 ili PDF/A-3) kako bi dokument bio ispravno prikazan.
Prilikom skeniranja tekstualnih sadržaja potrebno uključiti opciju OCR (Optical Character Recognition) ako ju alat za skeniranje ima ili je za OCR potrebno koristiti neki specijalizirani alat (npr. ABBY FineReader, Tesseract OCR Engine,…).
Proizvođači OCR softvera i literatura obično preporučaju da se pri digitalizaciji skenira s rezolucijom od 300 dpi za fontove veličine 10 točaka i više, a od 400-600 dpi s rezolucijom za fontove veličine 9 točaka i manje.
Zbog arhivske svrhe i pravne valjanosti dokumenta, tekst prepoznat u postupku OCR-a potrebno je spremiti ispod slike teksta kako bi se sačuvao izvorni izgled dokumenta i istovremeno dobila mogućnost označavanja teksta.