Visoko učilište, koje želi iskoristiti podatke o studentima dobivene kroz vlastite aplikacije za razredbeni postupak, može te podatke prenijeti u ISVU sustav. Nakon što se obavi prijenos podataka u odgovarajuće tablice, svi podaci će se moći mijenjati kroz za to predviđene ekranske forme aplikacije. Prijenosom podataka dobivenih razredbenim postupkom omogućit će se brzi upis studenata u 1. studijsku godinu kroz opciju Upis studenata s razredbenog postupka. Prozor opcije se pokreće odabirom izbornika Upis godine, zatim podizbornika Podaci o razredbenom postupku te, na kraju, odabirom opcije Učitavanje podataka dobivenih razredbenim postupkom - uži skup podataka.

Prijenos podataka iz datoteke u bazu podataka (uži skup podataka)

Visoko učilište treba pripremiti datoteku s podacima o studentima, gdje su ti podaci dobiveni iz aplikacije za razredbeni postupak.

Datoteka s podacima o studentima treba sadržavati za svakog studenta sljedeće podatke navedenim redoslijedom (vidjeti  Upis studenata s razredbenog postupka):

1. šifra visokog učilišta - cijeli broj - mora odgovarati jednoj od šifri iz kataloga Visoko učilište
   
   

2. akademska godina u kojoj će student upisati 1. godinu studija - cijeli broj u formatu gggg - bez točke na kraju
   
   

3. redni broj razredbenog roka - cijeli broj
   
   

4. šifra smjera - cijeli broj - mora odgovarati jednoj od šifri iz kataloga Element strukture studija
   
   

5. redni broj prijave kandidata na razredbenom postupku na navedenom smjeru - cijeli broj
   
   

6. prezime studenta - niz od najviše 40 znakova
   
   

7. ime studenta - niz od najviše 40 znakova
   
   

8. JMBG studenta - niz od 13 znamenki
   
   

9. OIB studenta - niz od 11 znamenki
   
   

10. ime majke studenta - niz od najviše 25 znakova
       

11. ime oca studenta - niz od najviše 25 znakova
    
    

12. spol studenta - znak: M ili Ž , veliko slovo!
    
    

13. datum rođenja studenta - niz u formatu: dd.mm.gggg - bez točke na kraju
    
    

14. oznaka države rođenja studenta - niz od 2 znaka, npr. HR, velika slova! - mora odgovarati jednoj od šifri iz kataloga Država
    
    

15. poštanska oznaka mjesta rođenja studenta - niz od najviše 12 znakova - mora odgovarati jednoj od šifri iz kataloga Mjesto
    
    

16. oznaka države čije državljanstvo ima student - niz od 2 znaka, npr. HR, velika slova! - mora odgovarati jednoj od šifri iz kataloga Država
    
    

17. šifra nacionalnosti studenta - cijeli broj - mora odgovarati jednoj od šifri iz kataloga Nacionalnost
    
    

18. šifra završene srednje škole studenta - cijeli broj - mora odgovarati jednoj od šifri iz kataloga Škola
    
    

19. šifra struke koju je student stekao završavanjem srednjem škole - cijeli broj - mora odgovarati jednoj od šifri iz kataloga Strukovno područje
    
    

20. godina maturiranja studenta - cijeli broj u formatu gggg - bez točke na kraju
    
    

21. šifra posebnog statusa studenta - cijeli broj - mora odgovarati jednoj od šifri iz kataloga Vrsta posebnog statusa
    
    

22. šifra temelja financiranja studenta - cijeli broj - mora odgovarati jednoj od šifri iz kataloga Temelj financiranja studija
    
    

23. oznaka centra visokog učilišta - niz od 2 znaka - mora odgovarati jednoj od šifri iz kataloga Centri visokog učilišta

Primjer ispravnog retka datoteke:

135#2001#1#3#10#Cvek#Štefica#2605980305818#00618482238#Mirka#Slavko#Ž#26.05.1980#HR#34000#HR#12##3#2000##1#ZG#

Pokretanje akcije prijenosa podataka iz datoteke započinje odabirom izbornika Upis godine, opcije Podaci o razredbenom postupku, a zatim odabirom podopcije Učitavanje podataka dobivenih razredbenim postupkom - uži skup podataka.

Odabir datoteke s diska iz koje će se učitati podaci:

Slika 1. Odabir datoteke iz koje će se učitati podaci

Korisniku se u listi Pogledaj u prikazuje mapa u kojoj je trenutno pozicioniran. Pritiskom miša na strelicu (crni trokutić) prikazuje se lista mapa na lokalnom računalu, pa se korisnik može pozicionirati u mapu u kojoj je smještena datoteka s podacima s razredbenog postupka.

Datoteku je potrebno izabrati iz liste koja se nalazi u srednjem dijelu prozora (datoteku se odabire pritiskom miša na ime datoteke, a odabrano ime se pojavljuje uz Ime datoteke (u primjeru na slici odabrana datoteka se zove ucitaj.unl).

Odabir datoteke se potvrđuje pritiskom na gumb Izaberi. Ako se postupak odabiranja želi otkazati u bilo kojem trenutku, potrebno je odabrati gumb Odustani ili pritisnuti tipku Esc.

Ako su svi zapisi u datoteci ispravni, odnosno odgovaraju propisanom formatu prema broju i tipu podataka u svakom retku datoteke, učitavanje će se izvesti uspješno, a korisniku će se dojaviti poruka o uspješnom učitavanju podataka:

Slika 2. Obavijest prilikom učitavanja datoteke

Provjere i pogreške prilikom učitavanja datoteke

Ako u podacima s razredbenog postupka postoji neka pogreška, prikazat će se poruka ovisno o tome do kakve pogreške je došlo i prekinuti izvođenje programa. Da bi se podaci uspješno učitali, potrebno je ispraviti pogreške u ulaznoj datoteci i ponoviti cijeli postupak učitavanja.

Pogreške koje se provjeravaju u ovom koraku:

• Ako broj podataka u nekom retku datoteke ne odgovara očekivanom broju podataka, prikazat će se poruka i daljnje učitavanje će se prekinuti:

Slika 3. Pogreška

• Ako format nekog podatka u nekom retku datoteke ne odgovara očekivanom (prema propisanom formatu) prikazat će se poruka i daljnje učitavanje će se prekinuti.
  Do ove pogreške dolazi ako se npr. na mjestu brojčanog podatka nalazi znakovni niz.

Slika 4. Pogreška

• Ako format datuma ne odgovara očekivanom (dd.mm.gggg), prikazuje se poruka:

 
Slika 5. Pogreška

• Za sve ostale pogreške dojavljuje se poruka (ako je došlo do pogreške npr. u 5. retku datoteke):

U 5. retku datoteke došlo je do nepredviđene pogreške!

Provjere na razini baze podataka

Ako datoteka sadrži podatke u svim zapisima koji po broju i formatu odgovaraju propisanim, aplikacija provjerava ispravnost podataka na razini same baze podataka. Ako dođe do pogrešaka pri učitavanju, potrebno je ispraviti pogreške u ulaznoj datoteci i ponoviti cijeli postupak učitavanja.

Provjere na razini baze podataka spadaju u dvije kategorije:  

• Provjere zbog kojih se prekida svako daljnje provjeravanje i korisniku se odmah dojavljuje pogreška

U pogreške zbog kojih se prekida daljnje provjeravanje podataka spadaju:

• • podaci u datoteci se ne odnose na temeljno visoko učilište - odnosno, visoko učilište na kojem je korisnik prijavljen. Ako korisnik ima dozvolu za rad s više učilišta, može postaviti novo temeljno učilište (koje će odgovarati podacima u datoteci) odabirom izbornika Opcije, a zatim stavke Promjena temeljne ustanove. Nakon promjene temeljne ustanove, potrebno je ponovo pokrenuti učitavanje iz datoteke.

  • u datoteci ne postoji nijedan zapis u kojem je navedena šifra visokog učilištu

  • u datoteci ne postoji nijedan zapis u kojem je navedena akademska godina

  • u datoteci ne postoji nijedan zapis u kojem je naveden redni broj roka

  • u datoteci se nalaze zapisi koji se odnose na više razredbenih rokova - odnosno zapisi u kojima nisu isti: šifra visokog učilišta, akademska godina i redni broj roka
    
    
    

• Provjere koje nakon pogreške nastavljaju s provjeravanjem drugih zapisa, a pronađena pogreška se dojavljuje korisniku u izvještaju, koji se prikazuje po završetku svih provjera

Prikazuje se poruka:

Slika 6. Pogreška

Nakon pritiska na gumb U redu, pojavljuje se prozor u kojem je prikazan izvještaj s pogreškama:

Slika 7. Pregled sadržaja pogrešaka

Za svaki zapis koji nije ispravno evidentiran su ispisane i pogreške koje bi trebalo ispraviti. Npr. u 1. zapisu je potrebno upisati akademsku godinu, šifru visokog učilišta i ime kandidata.  

U pogreške koje se prikazuju u izvještaju pojedinačno za svaki zapis pripadaju sljedeće:

• u datoteci se nalazi više zapisa s istim primarnim ključem, tj. postoji više zapisa u kojima je ista kombinacija šifre visokog učilišta, akadmeske godine, rednog broja roka, šifre smjera i rednog broja prijave

• nije navedena šifra visokog učilišta

• nije navedena akademska godina

• godina maturiranja veća je od akademske godine u koju se student upisuje

• nije upisan redni broj roka

• nije upisana šifra elementa strukture studija

• navedena je šifra elementa strukture studija koja ne postoji na visokom učilištu

• navedena je šifra elementa strukture studija koji se ne može upisati u 1. semestru

• navedena je šifra elementa strukture studija koji se ne može upisati u navedenoj akademskoj godini

• nije upisan redni broj prijave

• nije upisano prezime kandidata

• nije upisano ime kandidata

• nije upisan JMBG kandidata

• kontrolna znamenka JMBG-a nije ispravna

• nije naveden ispravan spol kandidata

• nije upisan datum rođenja kandidata

• navedeno je nepostojeće mjesto rođenja

• navedena je oznaka države rođenja, a poštanska oznaka mjesta rođenja nije navedena

• nije navedena oznaka države rođenja, a poštanska oznaka mjesta rođenja je navedena

• nije upisana oznaka državljanstva kandidata

• navedena je nepostojeća oznaka državljanstva

• navedena je nepostojeća šifra nacionalnosti

• navedena je nepostojeća šifra škole

• navedena je nepostojeća šifra struke

• navedena je nepostojeća šifra posebnog statusa

• nije upisana šifra temelja financiranja

• navedena je nepostojeća šifra temelja financiranja

• naveden je temelj financiranja: izvanredan s posebnim pravom, a nije navedena šifra posebnog statusa

• nije upisana oznaka centra visokog učilišta

• navedena je nepostojeća oznaka centra visokog učilišta