Za publiciranje Akademskog kalendara na ISVU stranicama, potrebno je u prozoru Akademski kalendar odabrati opciju Kalendar, te podopciju Publiciranje HTML stranice na internetu.
Za zaključavanje kalendara neophodno je definirati dane u kojima se održava nastava za svaki semestar u akademskoj godini. Održavanje nastave definira se u kartici Dani ovisni o rednom broju semestra.
Dozvolu za evidenciju ovih podataka ima koordinator visokog učilišta, i sve osobe kojima je odlukom o imenovanju djelatnika na projektu ISVU dodijeljeno ovlaštenje za rad s dozvolama za korisnike. Predložak Odluke o imenovanju djelatnika na projektu ISVU se može pronaći na web adresi http://www.isvu.hr.
Dozvolu za rad s predmetima trebaju imati osobe koje rade na administrativnim poslovima ispitne evidencije (izrada rasporeda za pismeni/usmeni, evidencija ocjena iz pismenog/usmenog, ispit pred povjerenstvom…). Te osobe trebaju imati i dozvolu za rad ili dozvolu za pregled podataka o ispitima, koju daje dekan po odluci o imenovanju djelatnika na projektu ISVU.
Ukoliko je osoba imenovana za rad sa podacima o ispitima, a dozvola nad predmetom joj nije provedena kroz sustav, pri evidenciji prijave studenta na ispit pojavit će se pogreška: Pokušavate unijeti ili promijeniti podatak za kojeg ne posjedujete ovlasti. Isto će se dogoditi i pri unosu ili izmjeni podataka i u ostalim prozorima modula Ispiti, te je potrebno kontaktirati ISVU Centar potpore.
Korisnik koji je imenovan za pregled podataka o ispitima može koristi samo opciju dohvat, odnosno ne može unositi, mijenjati niti brisati podatke.
Korisniku je dozvolu za pregled ili izmjenu podataka za sve predmete najjednostavnije dati preko prozora Dozvole djelatniku nad predmetima, koji se pokreće u istom izborniku Nastavni plan.
Dozvole se oduzimaju brisanjem zapisa u donjem okviru prozora Dozvole djelatniku nad predmetima.
Osobi koja ima dozvolu za rad s podacima nekog mentora omogućen je rad i pregled tema i studenata dodijeljenim mentoru.
Postavljanjem vrijednosti Ne u polje Pregled svih predmeta, neće se promijeniti dozvole na već evidentiranim predmetima, tj. potrebno je u prozoru Dozvole djelatniku nad predmetima dohvatiti željenu osobu, te u donjem okviru obrisati predmete.
Evidencija nastavnih grupa omogućava izradu rasporeda sati. Također će pri izradi rasporeda za pismeni ili usmeni ispit moguće je odabrati studente koji su raspoređeni u definirane nastavne grupe za predmet.
Isti predmet može se predavati paralelno na različitim jezicima. U prozoru Predmet u akademskoj godini - kartica Jezik, navodi na kojim se jezicima u toj akademskoj godini predmet može izvoditi, a u prozoru Nastavne grupe za predmet u semestru, za svaku se grupu navodi na kojem se od definiranih jezika predaje.
Jednom kad je student raspoređen u neku nastavnu grupu, njega će sustav automatski rasporediti u sve predmete koji sadrže nastavnu grupu istog imena.
Odabrati prozor Raspoređivanje po grupama za studenta. Nakon što je željeni student dohvaćen, potrebno je u donjem okviru odabrati predmet, pokrenuti izmjenu, te u polje Grupa unijeti novu grupu u koju će student biti raspoređen.
Tjedni nastave je prozor u kojem se definiraju tjedni nastave unutar semestra u kojima se održava nastava. Evidencija zapisa u ovom prozoru omogućuje evidenciju korištenja dvorana u različitim terminima i evidenciju Tjednog plana nastave u Nastavničkom portalu.
Podatke o obavljanju dužnosti je potrebno evidentirati zbog izrade raznih potvrda i odluka kako bi sustav mogao evidentirati potpisnike istih.
Jedna od dužnosti koju je neophodno evidentirati jest dekan fakulteta, jer se koristi kao potpisnik većina odluka i dokumenata donesenih na visokom učilištu. U slučaju evidencije odluka i zapisnik o ispitu pred povjerenstvom potrebno je evidentirati i vrstu dokumenta u opciji Vrsta dokumenta na visokom učilištu.
Dekan i prodekani, ukoliko su evidentirani u prozoru Obavljanje dužnosti i ukoliko imaju korisničko ime, imaju pravo pristupa svim podacima u skladištu podataka.
Kod same evidencije moguće je evidentirati i osobu koja priznaje ispite. Evidencija služi da se kroz modul Ispiti i Studiji i studenti može evidentirati priznavanje ispita.
Prozor Obavljanje dužnosti na smjeru služi za evidentiranje dužnosti za jedan od definiranih elemenata strukture studija na visokom učilištu.
Razlika između prozora Obavljanje dužnosti i Obavljanje dužnosti na smjeru je ta, što se u ovom prozoru definiraju djelatnici za određeni element strukture studija, a u prozoru Obavljanje dužnosti na razini cijelog visokog učilišta.
U modulu Ispiti pri izradi rasporeda za pismeni/usmeni ispit i ispita pred povjerenstvom.