Institucijski korisnik obvezan je imenovati administrativno-tehničku osobu za uporabu sustava za e-učenje Merlin - administratora svoje ustanove za sustav Merlin (dalje u tekstu: AM).
AM u ime institucijskog korisnika samostalno i autonomno obavlja sve upravljačke i administrativne poslove vezane uz uporabu sustava za e-učenje Merlin, uključujući upravljanje podacima o kolegijima, nastavnicima i polaznicima toga institucijskog korisnika.
AM samostalno zastupa institucijskog korisnika u odnosima sa CEU i Srcem, a vezano uz pitanja uporabe sustava za e-učenje Merlin.
Srce će za imenovanog AM osigurati obuku i osposobljavanje za uporabu sustava za e-učenje Merlin u roku od sedam radnih dana od zaprimanja njegovog imenovanja.
Institucijski korisnik može imenovati najviše dva administratora ustanove za sustav Merlin (AM).
Institucijski korisnik ima sljedeća prava:
Institucijski korisnik je, s pozicije Srca, vlasnik svih korisničkih podataka koji se nalaze u sustavu za e-učenje Merlin unutar kolegija koji su otvoreni temeljem zahtjeva toga korisnika te je nadležno i odgovorno za njihovo stanje u sustavu za e-učenje Merlin, uključujući i odgovornost za sve posljedice koje mogu proizaći iz eventualne neažurnosti tih podataka. Prava intelektualnog vlasništva institucijski korisnik može sa svojim nastavnicima dodatno urediti internim ili drugim aktima.
Sustav za e-učenje Merlin predviđen je za izvođenje službenih kolegija, pa stoga kolegiji institucijskog korisnika koje otvara na sustavu Merlin trebaju odgovarati kolegijima iz službenih redova predavanja ili javno objavljenih obrazovnih programa toga korisnika.
CEU će razmotriti zahtjeve institucijskih korisnika i za otvaranje kolegija koji nisu u službenim redovima predavanja ako korisnik ima potrebu za takvim kolegijem. U takvim slučajevima ovlaštena osoba, u pravilu AM, treba poslati pisani i obrazloženi zahtjev za otvaranje takvoga kolegija na ceu@srce.hr. Takvi kolegiji otvarat će se u izdvojenim kategorijama.
Institucijski korisnik ima sljedeće obveze:
Institucijski korisnik je voditelj obrade korisničkih podataka koji se obrađuju, u smislu Opće uredbe o zaštiti podataka, temeljem zahtjeva tog korisnika. Institucijski korisnik dužan je imenovati Srce izvršiteljem obrade tih podataka te o tome sklopiti odgovarajući ugovor sa Srcem.
Institucijski korisnik dužan je, sukladno odredbama Opće uredbe o zaštiti podataka, o obradi podataka obavijestiti osobe (nastavnike i studente) čiji se osobni podaci obrađuju u sustavu Merlin.