Zaključavanje ispitnih rokova

Prozor Zaključavanje ispitnih rokova sastoji se od dva dijela:

• Statistika za rok – prikazivanje statističkih podataka o roku, opcija za zaključavanje rokova.
• Studenti koji su pristupili ispitu – prikaz studenata koji su pristupili ispitu, ocjene, nastavnika.

Kroz ovu opciju osim zaključavanja ispitnih rokova također je moguće i učitavanje rezultata ispita iz XML-a, ukoliko je cijela obrada napravljena u drugom sustavu.

Podaci u prozoru Zaključavanje ispitnih rokova

U ovom prozoru nije moguće unositi, nego samo pregledavati podatke i vidjeti statistike podatke vezane uz izlaske studenata na taj rok.

Visoko učilište – Šifra i naziv visokog učilišta na kojem korisnik ima dozvolu za rad.

Predmet - Šifra, kratica i naziv predmeta za koji se zaključava ispitni rok.

Datum roka - Datum kada je održan rok koji se zaključava.

Oznaka vrste roka - Oznaka vrste roka. Ovaj podatak mora biti upisan u katalog Vrsta roka.

Oznaka pismenog ispita - Ima li rok pismeni dio ispita ili nema. Ovo polje može poprimiti samo vrijednosti Da ili Ne.

Zaključan? - Oznaka da li je rok zaključan. Ovo polje može poprimiti samo vrijednosti Da ili Ne.

Prijavilo - Koliko je studenata prijavilo ispit.

Nije pristupilo pismenom - Koliko studenata nije pristupilo pismenom dijelu ispita.

Za usmeni - Koliko studenata je moglo pristupiti usmenom dijelu ispita. Ako ispit ima pismeni dio, usmenom dijelu mogu pristupiti oni studenti koji su prošli pismeni dio, oni koji su se oslobodili pismenog dijela (prozor Oslobođenje od dijela ispita) i oni studenti koji su ispit prijavili pred povjerenstvom.

Položilo ispit - Koliko je studenata položilo ispit.

Otisnuti prijavnica - Broj prijavnica koje treba ispisati. Ovi podaci odgovaraju broju prijavnica koje će se ispisati prema zadanim parametrima, tj. moguće je definirati želi li se ispisivati samo neprolazne, prolazne ocjene, ili sve ocjene. Prijavnice se mogu redom ispisati prema ispitivaču, prezimenu i imenu studenta ili prema ispitivaču i JMBAG-u studenta.

Oslobođeno pismenog - Koliko je studenata oslobođeno pismenog dijela ispita, a izašli su na odabrani rok.

Oslobođeno usmenog - Koliko je studenata oslobođeno usmenog dijela ispita, a izašli su na odabrani rok.

Dodatna polja

Kroz ovu opciju (crveni okvir na slici 1.) moguće je odabrati prikaz dodatnih polja u prozoru:

• Centar visokog učilišta i način izvedbe - Za svakog studenta  je vidljivo kojem centru visokog učilišta pripada i kakav je način izvedbe studija.
• Predmet upisan na el. strukt. studija (izbornoj grupi) - Informacija o upisanom elementu strukture studija i izbornoj grupi  u kojoj se nalazi predmet.

Ispis

Ukoliko rok nije zaključan moguće je pomoću opcije Ispis u alatnoj traci ispisati popis prijavljenih studenata i ispitnu listu. Nakon zaključavanja roka omogućen je ispis prijavnica i rezultata usmenog ispita. Ispis je detaljnije objašnjen u poglavlju Ispis prijavnica i izvještaja.

Alati

Slika 2.a. Alati

• Zaključaj rok - ovom opcijom se zaključava rok
• Zaključaj rokove bez studenata - ovom se opcijom zaključavaju rokovi na kojima nema prijavljenih studenata
• Učitaj iz XML-a - ovom opcijom se učitavaju podaci iz XML-a
• Provjeri prijave na naredne rokove - sustav provjerava postoji li prijava za isti predmet studenata nakon tog roka
• Obriši prijave na naredne rokove - brisanje prijava budućih rokova za sve studente ako su studenti prošli na tom ispitnom roku
• Provjeri prijave na naredne rokove za odabrane studente - moguće je odabrati za koje će studente provjeravati prijave na buduće rokove
• Obriši prijave na naredne rokove za odabrane studente - moguće je odabrati za koje će se studente brisati prijava na buduće rokove
• Evidentiraj oslobođenje od pismenog dijela ispita - moguće je evidentirati oslobođenje od pismenog dijela za studenta 
• Ispiti odabranog studenta - svi ispiti za predmet odabranog studenta. Opcijom je omogućeno brisanje ispita na zaključanom roku kojem student nije pristupio, a postoji prolazna ocjena na prethodnom roku. (Slika 2.a.1.)

Slika 2.a.1. Ispiti odabranog studenta - Nakon odabira opcije, otvara se novi prozor s ispitima za studenta. Studenta je moguće odjaviti pomoću opcije Alati - Odjavi označenog studenta

Rok se može zaključati tek kada su unesene sve potrebne ocjene iz pismenog (ako rok ima pismeni) i usmenog dijela ispita.

Studenti, koji su na odabranom roku položili ispit, ne smiju taj ispit imati prijavljen na nekom budućem roku. Tijekom postupka zaključavanja korisniku se postavlja pitanje želi li studentima koji su izašli na odabrani rok poništiti oslobođenje od dijela ispita, ako ga imaju. 
Ova opcija prikazuje samo valjane prijave (bez studenata koji su uspješno odjavili ispit), odnosno točan broj studenata koji je pristupio ispitu.

Slika 2. b. - Prikaz isvještaja za studente koji su prijavljeni na roku u budućnost

U skladište podataka se svi podaci o prijavama, odjavama i izlascima na ispit pojedinog studenta pretaču u trenutku kad je ispit položen.

Zaključavanje rokova bez studenata

Ukoliko na visokom učilištu postoji puno predmeta za koje treba zaključavati rokove bez studenata, u alatima se nalazi opcija Zaključaj rokove bez studenata.

Slika 3. Opcija Zaključavanje rokova bez studenata

Nakon pokretanja opcije, potrebno je prvo upisati datum koji će biti korišten prilikom dohvata predmeta za koje postoje rokovi bez studenata. Moguće je upisati bilo koji datum u prošlosti, stariji od 7 dana (ne obavlja se automatsko zaključavanje rokova koji nisu stariji od 7 dana).

Nakon upisivanja datuma, dohvaćaju se predmeti za koje korisnik ima dozvolu za izmjenu, na kojima postoje nezaključani rokovi stariji od upisanog datuma. Moguće je odabrati više predmeta, uz ograničenje da je 100 maksimalni broj rokova koje je na ovaj način moguće zaključati. Nakon odabira predmeta, pomoću alata Zaključavanje roka/Zaključavanje rokova za označene predmeta pokreće se zaključavanje rokova, nakon dodatne potvrde u prozoru u kojem je ispisan i točan broj rokova koji će biti zaključani.

Slika 4. Zaključavanje rokova bez studenata

Studenti koji su pristupili ispitu

U ovom okviru prikazan je popis studenata koji su pristupili ispitu na roku.

 
Slika 5. Popis studenata koji su pristupili ispitu

JMBAG, ime i prezime studenta. - JMBAG, ime i prezime studenta koji je pristupio ispitu na roku odabranom u gornjem dijelu prozora.

Redni broj izlaska na ispit - Redni broj izlaska na ispit iz predmeta.

Nastavnik (ime i prezime) pismeni - Oznaka osobe, te ime i prezime nastavnika koji je ocijenio pismeni dio ispita.

Ocjena pismenog - Ocjena pismenog dijela ispita.

Ocjena usmeni - Konačna ocjena kojom je student položio ispit.

Reklamacija uvažena - Student kojem je uvažena reklamacija na negativnu ocjenu pismenog, može pristupiti usmenom dijelu ispita.

Datum ispita - Datum kada je bio održan usmeni dio ispita.

Nastavnik (ime i prezime) usmeni - Oznaka osobe, te ime i prezime nastavnika koji je ocijenio studenta na usmenom dijelu ispita.

Ispis prijavnica i izvještaja

Operacije u prozoru Zaključavanje ispitnih rokova obavljaju se pomoću opcija na alatnoj traci, tako da je od osnovnih postupaka dozvoljen dohvat.
Klikom miša na gumb Ispis u alatnoj traci, na ekranu se prikazuje padajući izbornik s opcijama:

• Parametri ispisa prijavnica
• Ispis prijavnica prema zadanim parametrima
• Ispis prijavnica za odabrane zapise
• Rezultati usmenog ispita
• Popis prijavljenih studenata
• Ispitna lista
• Ispitna lista (fiksna)

Parametri ispisa prijavnica

Odabirom opcije Parametri ispisa prijavnica otvara se prozor u kojem korisnik može opcije prema kojima će se ispisati prijavnice.

Slika 6. Parametri ispisa prijavnica

Postavke odabrane u ovom prozoru odnose se samo na ispis prijavnica korištenjem opcija Ispis prijavnica prema zadanim parametrima. Prijavnice se mogu redom ispisati prema ispitivaču, prezimenu i imenu studenta ili prema ispitivaču i JMBAG-u studenta.
Ukoliko nije definiran niti jedan parametar, prilikom odabire opcije Ispis prijavnica neće biti moguće ispisati niti jednu prijavnicu, tj. prikazat će se prazan papir.

Ispis prijavnica prema zadanim parametrima/za odabrane zapise

Odabirom opcije Ispis prijavnica prema zadanim parametrima ili opcije Ispis prijavnica za odabrane zapise, korisniku se prikazuje prozor sa svim prijavnicama koje će se ispisati. Prijavnice se ispisuju u PDF formatu, na listove papira dimenzija A4, i to 3 prijavnice na jednu stranicu.

U ovom prozoru korisnik može postaviti pisač na kojem će se obaviti ispis, pokrenuti ispis ili obaviti druge operacije vezane uz ispis.

Slika 7. Izgled prijavnice

Redoslijed ispisa prijavnica kod ispisa prema parametrima: najprije se ispisuju prijavnice za studente koji nisu pristupili usmenom dijelu ispita i one se ispisuju abecedno prema prezimenu i imenu studenta, a zatim se ispisuju prijavnice za studente koji su pristupili usmenom dijelu ispita i one se ispisuju abecedno prema oznaci nastavnika, a zatim abecedno prema prezimenu i imenu studenta.
Na prijavnicama se nalaze i podaci o smjeru i godini studija na koji je student trenutno upisan, kako bi se olakšao postupak pohrane prijavnica u studentov dosje.

U sadržaju prijavnice, jedan barkod sadrži JMBAG i šifru predmeta a drugi datum ispita, ocjenu i djelatnika koji je ocijenio usmeni dio ispita.

Rezultati usmenog ispita

Opcija Rezultati usmenog ispita pokreće ispis izvještaja o rezultatima usmenog ispita na odabranom roku. Ovo je popis studenata koji su pristupili usmenom dijelu ispita.

Slika 8.  Ispis rezultata usmenog dijela ispita  

Popis prijavljenih studenata

Opcija Popis prijavljenih studenata pokreće ispis izvještaja o studentima koji su prijavljeni na odabrani rok.

Slika 9.  Ispis popisa prijavljenih studenata

Ovaj se izvještaj može ispisati i ako rok nije zaključan.

Ispitna lista

Pomoću ove opcije moguće je dobiti listu studenata koji su pristupili ispitu, te sve podatke vezane uz taj ispitni rok kao što su ocjenjivač, ocjena, redni broj izlaska na ispit itd. U ispitnoj listi moguće je grupirati podatke po predmetnom nastavniku, te izabrati veličinu fonta i proreda.

Slika 10.  Parametri ispisa

Ova se lista može ispisati i ako rok nije zaključan. Ispitna lista se ispisuje u PDF formatu.

U parametre koji se koriste prilikom ispisa ispitne liste vidljiva je opcija: Aktivan nastavnik na datum roka. Parametar se uzima u obzir (i moguće ga je mijenjati), ako je odabrano Grupiranje po predmetnom nastavniku vrste nastave.

Ako opcija nije označena, ponašanje sustava je kao i do sada, tj. za studenta se uvijek pronalazi zadnji nastavnik za vrste nastave i on se u ispitnoj listi prikazuje kao predmetni nastavnik, bez obzira postoji li aktivno zaposlenje tog nastavnika na VU na dan ispitnog roka. Ako je parametar označen, kao predmetni nastavnik neće biti ispisan nastavnik koji nema aktivno zaposlenje na VU na dan ispitnog roka.

Polje P/U daje informaciju je li student oslobođen pismenog ili usmenog dijela ispita. Ako je na primjer  student oslobođen pismenog dijela s ocjenom 3, u stupcu će pisati P (3).

Slika 11. Ispis ispitne liste

Ispitna lista (fiksna)

Odabirom opcije Ispitna lista (fiksna) generira se ispitna lista u PDF formatu s predefiniranim izgledom (broj stupaca, font...).

Slika 12. Ispitna lista fiksna

Postupak zaključavanja ispitnih rokova

• Dohvatiti  podatke o roku koji se želi zaključati
• Nakon potvrde akcije dohvata, u gornjem dijelu ekrana prikazuju se statistički podaci o roku, a u donjem studenti koji su pristupili ispitu.
• U gornjem dijelu ekrana, u alatnoj traci, potrebno je odabrati gumb Zaključaj rok.
• Ako se rok želi zaključati potrebno je odabrati Da.
• Ako postoje studenti koji imaju evidentirano važeće oslobođenje od dijela ispita, javit će se poruka prikazana na Slici 14.

Ako se studentima želi poništiti oslobođenje, potrebno je odabrati vrijednost Da. U prozoru Oslobođenje od dijela ispita (izbornik Ispit, aplikacija ISVU Ispiti) postavit će se datum deaktiviranja na datum ispitnog roka.
U slučaju da nisu evidentirani svi podaci neophodni za zaključavanje roka, bit će prikazan izvještaj sa svim podacima koji nedostaju da bi se rok mogao zaključati.

Slika 13. Izvještaj

Učitavanje iz XML-a

Na alatnoj traci nalazi se gumb Učitaj iz XML-a koji omogućava učitavanje rezultata ispita, ukoliko je cijela obrada napravljena u drugom informacijskom sustavu. Podaci se učitavaju za prikazani ispitni rok, što to znači da XML datoteka mora sadržavati ispite vezane isključivo uz jedan ispitni rok.
Učitavanje se obavlja sve do prvog neispravnog zapisa. Nakon ispravka XML datoteke (i brisanja uspješno učitanih zapisa iz nje), učitavanje za taj ispitni rok se može ponoviti kako bi se učitali preostali ispiti.
Za studente za koje se podaci učitavaju ne bi trebale postojati prijave za taj ispitni rok.
Pritiskom dugmeta Učitaj iz XML-a otvara se dijaloški okvir Odabir datoteke s xml dokumentom u kojem je potrebno odabrati .xml datoteku iz koje se žele učitati podaci, a zatim pritisnuti dugme Učitaj.

Visoko učilište, predmet, datum i vrsta roka navode se jednom, a ispita onoliko koliko ima ispita koje se želi učitati. Za ispite je obavezno navesti JMBAG.
Nije moguće učitavati podatke:

• ako se radi o roku s pismenim ispitom, a navedu se podaci samo za usmeni
• ako se navedu podaci o pismenom ispitu, a ne postoji pismeni ispit
• ako se ne navedu djelatnik i ocjena iz pismenog

Ostale kombinacije će sustav dozvoliti ovisno o pravilima (dakle, ako se radi o roku s pismenim ispitom, a navedu se rezultati samo za usmeni javit će se obavijest sustava; ili ako se navedu podaci o pismenom, a nema pismenog; ili ako se ne navede i djelatnik i ocjena iz pismenog.
Struktura XML datoteke je (napomena: umjesto znakova *** treba unijeti podatke koji se traže):

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>

<!DOCTYPE ispitniRok

SYSTEM "https://www.isvu.hr/dtds/zavrsniIspit.dtd">

<ispitniRok>
     <sifVU>***</sifVU>
     <sifPred>***</sifPred>
     <datumRok>***</datumRok>
     <oznVrstaRok>***</oznVrstaRok>
     <ispitiNaRoku>
       <ispit>
          <JMBAG>***</JMBAG>
          <oznDjelPismeni>***</oznDjelPismeni>
          <kratOcjenaPismeni>***</kratOcjenaPismeni>
          <kratOcjenaUsmeni>***</kratOcjenaUsmeni>   
          <datumIspit>***</datumIspit>   
          <oznDjelUsmeni>***</oznDjelUsmeni>
       </ispit>
       <ispit>
         <JMBAG>***</JMBAG>  
         <oznDjelPismeni>***</oznDjelPismeni>
         <kratOcjenaPismeni>***</kratOcjenaPismeni>
         <kratOcjenaUsmeni>***</kratOcjenaUsmeni>  
         <datumIspit>***</datumIspit>
         <oznDjelUsmeni>***</oznDjelUsmeni>
       </ispit>
</ispitiNaRoku>
</ispitniRok>

Česta pitanja vezana uz zaključavanje ispitnih rokova

Kako promijeniti ocjenu/ocjenjivača/datum na zaključanom roku?

Na zaključanom ispitnom roku ocjenu/ocjenjivača/datum ispita može se promijeniti tako da se:

• najprije rok otključa u modulu Studiji i studenti, u izborniku Ispit, prozoru Otključavanje ispitnih rokova
• dohvati zaključani rok u prozoru Rezultati usmenih ispita koji se nalazi u modulu Ispiti unutar izbornika Ispit
• u donjem okviru u polja Datum roka/Oznaka djelatnika/Konačna ocjena upiše nova vrijednost

Jednom otključan rok potrebno je ponovo zaključati, nakon toga ispisati prijavnice studenata kojima su se mijenjali podaci i te prijavnice priložiti u studentov dosje.