- PDF datoteka treba imati upisane ispravne metapodake poput autora i naslova jer tražilice i baze podataka te podatke nerijetko koriste za indeksiranje. Metapodaci su u PDF čitaču Adobe Reader vidljivi kroz izbornik: File > Properties. U programu za obradu teksta Microsoft Word se metapodaci uređuju pomoću opcije Properties. Upute za ažuriranje metapodataka PDF datoteka pomoću besplatnih alata nalaze se niže na stranici.
PDF datoteka ne smije imati uključenu enkripciju jer to značajno ograničava mogućnost budućih migracija na druge formate ili verzije PDF-a. Iz tog razloga i neke baze (npr. WoS) nisu sklone preuzimanju i korištenju PDF datoteka koje imaju uključenu bilo kakvu enkripciju. U PDF čitaču Adobe Reader postavke sigurnosti vidljive su kroz izbornik: File > Properties > Security. Vrijednost opcije Security Method mora biti postavljena na No Security.
- PDF datoteku je potrebno kreirati koristeći PDF/A inačicu PDF formata. PDF/A inačica namijenjena je za dugoročno čuvanje elektroničkih dokumenata. Specificirana je standardom ISO 19005 i osigurava samodostatnost dokumenta na način da sve vanjske resurse potrebne za reprodukciju dokumenta (npr. fontove) uključi u PDF datoteku kako bi se dokument mogao reproducirati bez obzira na promjene tehnologije i neovisno o platformi. PDF/A ujedno isključuje mogućnost enkripcije te pokretanja programskih skripti i izvršnih datoteka.
...